Документооборот в организации: принципы, правила, образец
Эффективный документооборот является залогом успешной работы любой организации. От того, насколько продуманно организован документооборот, зависят скорость и качество бизнес-процессов, возможности оперативного анализа данных и принятия решений.
В данной статье мы разберем основные принципы организации документооборота в компании, правила составления и оформления документов, этапы их согласования и утверждения. Также на конкретном примере рассмотрим оптимальную схему документооборота и способы ее автоматизации.
Погружаясь в тему документооборота в организации, важно понимать его ключевые задачи: фиксация информации, обеспечение взаимодействия между структурными подразделениями, контроль исполнения и оперативный доступ к данным. От того, насколько эти задачи решены, зависит результативность всей компании.
Принципы организации документооборота
Основополагающими принципами организации документооборота в компании являются упорядоченность, гибкость, оперативность и целесообразность. Это означает, что движение документов должно происходить по четко установленным правилам и схемам, при этом система должна легко адаптироваться под изменяющиеся потребности бизнеса. Кроме того, обработка и передача документов не должна занимать много времени, а все операции должны быть оправданы целями и задачами компании.
Еще одним важным принципом является исключение дублирующих действий. Документооборот в организации пример каждого документа должен быть выстроен таким образом, чтобы он проходил через минимальное количество инстанций и этапов. Также следует избегать повторного ввода одних и тех же данных.
Организация документооборота на предприятии подразумевает выполнение принципа однократности операций одинакового целевого назначения. Это значит, что однотипные документы должны проходить по одному и тому же маршруту в системе.
Единообразие порядка прохождения документов также является важным принципом. Правила организации документооборота должны устанавливать четкие требования к оформлению и обработке всех категорий документов в компании.
Наконец, следует обеспечить оперативность движения документов. Система документооборота в организации должна позволять максимально быстро обрабатывать и передавать информацию между сотрудниками и подразделениями предприятия.
Соблюдение всех этих принципов поможет организации делопроизводства и документооборота в организации с максимальной эффективностью, что положительно скажется на оперативности бизнес-процессов и производительности труда сотрудников.
Правила составления и оформления документов
Для обеспечения единообразия в документообороте в организации устанавливаются правила составления и оформления документов. В первую очередь они регламентируют использование бланков, которые придают документам официальный вид. Бланки могут содержать информацию об организации, а также иметь место для реквизитов.
Реквизиты - это обязательные элементы официального документа. К ним относятся название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись и т.д. Существуют утвержденные стандарты оформления реквизитов для обеспечения их единообразия.
Текст документа также оформляется по определенным правилам. Он должен быть четким, лаконичным, не допускать двусмысленных толкований. Используемые термины и определения должны соответствовать нормативным документам.
Отдельно регламентируются процедуры подписания и утверждения документов в зависимости от их вида и статуса. Порядок согласования также может устанавливаться внутренними правилами организации.
Унифицированные правила позволяют повысить исполнительскую дисциплину, ускорить обработку документов, систематизировать состав документации предприятия.
Этапы документооборота в организации
Движение документов в документообороте в организации в общем виде складывается из следующих этапов:
- Создание или получение документа;
- Регистрация документа;
- Рассмотрение документа руководством;
- Направление документа на исполнение;
- Исполнение указанных в документе действий;
- Подшивка исполненного документа в дело для архивного хранения.
Более детальные схемы документооборота разрабатываются для конкретных видов документов и типовых бизнес-процессов. Например, можно выделить этапы обработки входящего документа, договора, претензии, приказа по кадрам и т.д.
Регламентация стадий движения каждой категории документов позволяет выстроить четкую систему документооборота и исключить возможные накладки при обработке и исполнении.
Внутренние нормативные документы по документообороту
Для регламентации документооборота в организации разрабатывается комплекс внутренних нормативных документов. К ним относятся стандарты предприятия, положения, инструкции, приказы и распоряжения.
Стандарты организации устанавливают общие правила по документационному обеспечению деятельности компании. Они могут регулировать порядок разработки, оформления, учета и обращения основных видов организационно-распорядительных документов.
Более детально отдельные процессы документооборота описываются в положениях и инструкциях. Например, может быть положение о входящей корреспонденции или инструкция по заполнению и обработке первичных учетных документов.
График документооборота определяет сроки прохождения документов на всех стадиях обработки и исполнения от момента поступления или создания до отправки в архив. Он позволяет контролировать исполнительскую дисциплину.
Приказом руководителя утверждается номенклатура дел организации. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. На основе номенклатуры формируется структура архива компании.
Таким образом, комплекс внутренних документов позволяет регламентировать деятельность компании в сфере документооборота на всех уровнях.
Классификация документов в организации
Для упорядочения документооборота в организации осуществляется классификация документов. Существуют различные основания для классификации:
- По происхождению выделяют внешние и внутренние документы;
- По содержанию - организационно-распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские и др.;
- По степени гласности - несекретные, для служебного пользования, конфиденциальные, секретные;
- По срокам исполнения - оперативные и плановые;
Также может проводиться классификация по назначению, направлению деятельности, уровню управления, месту составления, авторству, виду носителя информации.
Существуют типовые формы документов, которые унифицируют документооборот для однотипных ситуаций. К таким документам относятся накладные, акты, служебные письма, заявления, приказы по кадрам и др.
Классификация документов лежит в основе организации рационального документооборота, а также построения удобной системы хранения и поиска документации.
Автоматизация процессов документооборота
Эффективный инструмент оптимизации документооборота в организации - это внедрение автоматизированных систем. Они позволяют ускорить обработку документов и сократить трудозатраты за счет исключения ручных рутинных операций.
Программные решения для автоматизации документооборота выполняют следующие функции:
- Регистрация и учет документов с присвоением уникальных индексов;
- Маршрутизация документов в соответствии с установленными схемами;
- Контроль исполнения документов;
- Хранение документов в электронных архивах с возможностью быстрого поиска по различным критериям;
- Формирование различных отчетов о документообороте.
Автоматизация позволяет существенно повысить скорость и качество работы с документами. Руководители получают надежные инструменты мониторинга и контроля исполнительской дисциплины в компании.
Анализ и оптимизация документооборота
Для выявления недостатков существующей системы и поиска резервов ее совершенствования проводится анализ документооборота в организации. Он может включать:
- Анализ состава и содержания основных документопотоков;
- Оценку времени прохождения документов по этапам обработки;
- Анализ полноты и правильности оформления документации;
- Изучение мнений сотрудников о недостатках существующей системы.
На основе результатов анализа разрабатываются меры по оптимизации документооборота. К ним могут относиться:
- Внедрение систем электронного документооборота и автоматизации рутинных операций;
- Упрощение и типизация форм документов;
- Сокращение этапов согласования документов;
- Перераспределение документопотоков и полномочий между подразделениями и должностными лицами.
Регулярный анализ и оптимизация являются обязательными для поддержания эффективности системы документооборота на высоком уровне.
Организация электронного документооборота (ЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) - это организация работы с электронными документами в организации. ЭДО позволяет перевести весь документооборот компании в цифровой формат и автоматизировать процессы работы с документами. Внедрение ЭДО дает ряд преимуществ:
- электронный документооборот в организации ускорение процессов создания, согласования, подписания и отправки документов
- сокращение расходов на печать и хранение документов
- удобный поиск документов по различным параметрам
- контроль исполнения документов и мониторинг документооборота в целом
Для внедрения ЭДО необходимо:
- правила организации документооборота выбрать программное обеспечение для организации ЭДО
- организация документооборота на предприятии настроить бизнес-процессы в программе
- система документооборота в организации организовать обучение сотрудников работе в системе
- документооборот в организации пример наладить интеграцию ЭДО с другими информационными системами компании
Принципы организации документооборота. Перевод документооборота в электронный вид позволяет повысить скорость и качество работы с документами. ЭДО способствует росту производительности труда и эффективности управленческих процессов в компании.
Пример оптимальной схемы документооборота
Документооборот в организации. Для построения эффективной схемы документооборота важно учитывать специфику деятельности и оргструктуру компании. Рассмотрим пример оптимальной схемы на примере торгового предприятия.
Допустим, в нашей компании есть отдел продаж, бухгалтерия, склад и руководство. Схема движения документов при продаже товара может быть следующей:
- Менеджер отдела продаж оформляет заказ от клиента и отправляет его в бухгалтерию.
- Бухгалтер готовит счет для клиента и отсылает его по электронной почте.
- После оплаты счета менеджер отдела продаж передает заказ на склад для комплектации товара.
- Склад формирует товарно-транспортную накладную и передает ее в бухгалтерию.
- Бухгалтерия на основании накладной оформляет реализацию товара.
Документооборот в организации. Такая схема позволяет разграничить полномочия подразделений и исключить дублирование действий. Обмен документами происходит оперативно посредством электронного документооборота. Руководство может контролировать выполнение заказов и формировать отчетность.