Должностная инструкция администратора офиса: обязанности, функции и права

В большинстве общественных заведений первые, кого вы встречаете, едва успев переступить порог, - это администратор. Данных специалистов нанимают гостиницы, салоны красоты, рестораны и, конечно, офисные учреждения. На них возлагают немало обязанностей, начиная с общения с гостями и партнерами и заканчивая обработкой документации.

Особенности

Стоит сказать, что администратор – весьма универсальная профессия, которая может включать в себя разносторонние обязанности. Преимущество для начинающих специалистов состоит в том, что она не требует каких-либо глубоких знаний в определенной сфере.

Большее внимание потенциальные работодатели уделяют личным качествам. Потенциальный кандидат на должность администратор офиса должен быть в меру общительным, уметь устанавливать контакты с разными людьми, грамотно излагать собственные мысли. Также преимуществом станет наличие интереса к выбранной сфере деятельности и умение проявлять стрессоустойчивость. Последнее качество непременно пригодится будущему администратору. Ему придется общаться с огромным количеством посетителей, среди которых непременно будут попадаться конфликтные. Однако даже в подобных ситуациях администратор должен уметь оставаться вежливым.

Стоит отметить, что в зависимости от политики компании в вопросе набора кадров, могут предъявляться требования к наличию высшего образования, умению работать с офисной техникой и т.д.

Рабочий график на этой должности обычно определяется режимом работы заведения, так как именно администратор открывает его по утрам и закрывает вечером. Однако при круглосуточной работе для сотрудников составляется сменный график. Как правило, офисы в подобном режиме не работают.

Стоит также обратить внимание на тот факт, что администратор и офис-менеджер – это разные профессии. Офис-менеджер фактически руководит другими сотрудниками. Администратор, в отличие от него, данную функцию не выполняет. Он всего лишь выполняет собственные функции, при необходимости взаимодействуя с другими сотрудниками офиса.

Основные обязанности

Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.

• Прием и последующее распределение телефонных звонков. Во время переговоров администратор должен зафиксировать информацию и передать ее сотрудникам. При необходимости звонок следует переадресовать в другой отдел.
• Обязанности администратора офиса включают пункт, в соответствии с которым сотрудник должен оказывать первичные консультации потенциальным клиентам.
• Необходимость обработки входящей, а также исходящей документации.
• Размещение объявлений о свободных вакансиях на специализированных порталах и в кадровых агентствах. Также обязанности администратора офиса предполагают проведение первичных собеседований с потенциальными кандидатами.
• Закупка канцелярских товаров, а также расходных материалов, необходимых для обеспечения бесперебойной работы оргтехники.

Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.

Права

Количество прав, в отличие от обязанностей, значительно меньше. Итак, что позволяет администратору офиса инструкция?

• Действовать от имени компании, представляя ее интересы во взаимодействии с другими предприятиями.
• Осуществлять взаимодействие с другими сотрудниками в рамках возложенных полномочий.
• Вносить на рассмотрение предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Функции администратора офиса

Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:

• Подготовка офиса.
• Поддержание порядка.
• Обслуживание посетителей.
• Телефонное обслуживание.

Фактически количество функций может быть больше. Это зависит от списка должностных обязанностей администратора офиса в конкретном учреждении.

Подготовка офиса

Выполнение возложенных функций, как правило, начинается с подготовки к новому рабочему дню. Прибывая на свое рабочее место, администратор проверяет работу оргтехники, наличие расходных и канцелярских материалов. Далее специалист должен ознакомиться со списком посетителей и создать условия для их встречи.

Поддержание порядка

Администратор не должен напрямую заниматься уборкой и другими мероприятиями для поддержания порядка в офисе. Однако в числе его обязанностей - необходимость координировать работу обслуживающего персонала. Он должен составить график уборки, а также указать ее продолжительность.

Обслуживание посетителей

Обязанности администратора состоят также в том, чтобы договариваться с посетителями о времени визита, согласовывать их с руководителем. График визитов должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало накладок и никому не приходилось тратить время на ожидание. Помимо этого администратор должен встречать посетителей. Именно он создает первое впечатление.

Телефонное обслуживание

Эта функция возлагается на администратора, чтобы освободить руководителя от переговоров и не отвлекать его от рабочего процесса. Некоторые вопросы сотрудник может решить самостоятельно или записать посетителя на прием в соответствии с расписанием руководителя. При выполнении данных функций сотрудник непременно должен соблюдать конфиденциальность, не разглашая посторонним доступную ему информацию.

Образец

Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.

• Общие положения.
• Требования к квалификации. Как правило, для потенциального администратора достаточно среднего специального образования. Наличие опыта, несомненно, станет преимуществом.
• Обязанности. Ни одна должностная инструкция не обходится без этого пункта.
• Права. Администратор, например, вправе вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.
• Дополнительные положения, которые могут включать пункты, не вошедшие в другие разделы.

Должностную инструкцию принято предоставлять новому сотруднику на ознакомление, факт которого он должен подтвердить собственной подписью.

Рабочее место

Инструкция по охране труда для администратора офиса предъявляет некоторые требования к условиям труда. Например, рабочее место должно быть расположено таким образом, чтобы сотруднику было удобно выполнять собственные обязанности. Как правило, оно находится рядом с кабинетом руководителя и позволяет наблюдать за другими сотрудниками.

Нужно понимать, что при выполнении обязанностей администратору, а также другим сотрудникам нередко приходится пользоваться офисной техникой. Вот почему размещать ее нужно таким образом, чтобы она была доступна для непродолжительной эксплуатации.

Одна из важных задач, которая четко не прописана в должностной инструкции администратора, - выполнять роли связующего звена между непосредственным руководителем и подчиненными. Поэтому сотрудник должен постараться создать благоприятную обстановку и наладить контакты с другими специалистами. Важно не только корректно передавать указания руководителя, но и уметь контролировать точность их выполнения.

По этой причине важным фактором в достижении успеха на этой должности становится умение устанавливать контакты с окружающими. Это касается и руководителей, и подчиненных. Что касается личных качеств, довольно важными из них считаются организованность и стрессоустойчивость, которые позволяют руководить другими сотрудниками и оставаться спокойным даже при общении с конфликтными посетителями.