Должностная инструкция делопроизводителя: права и обязанности

Делопроизводитель организации относится к техническому персоналу. Предъявляемые к данной должности квалификационные требования предполагают наличие начального профессионального или общего среднего образования. Для выполнения обязанностей достаточно пройти подготовку по специальной программе обучения. Должностная инструкция делопроизводителя не требует наличия стажа работы. Назначение и освобождение от должности обычно производится приказом руководителя организации.

Для выполнения обязанностей делопроизводитель должен знать нормативно-методические документы, локальные акты организации, а также быть знакомым с основными распоряжениями и приказами руководства. Кроме этого, ему необходимо обладать знаниями об организационной структуре, специализации и профиле предприятия, схеме документооборота, знать архивное дело.

Работник обязан руководствоваться правилами трудового внутреннего распорядка, владеть информацией о сроках хранения документов, порядке их оформления, применять в своей деятельности унифицированные формы и стандарты управленческой документации, а также знать нормы и правила охраны труда. Кроме этого, необходимо уметь работать со средствами вычислительной техники, связи и коммуникаций, которые применяются в документационном менеджменте.

Должностные обязанности делопроизводителя включают:

- выполнение работы по документообороту с использованием новейших технологий и технических средств, прогрессивных приемов и методов ее осуществления;

- прием, обработку, учет и регистрацию внутренней и входящей деловой корреспонденции. Делопроизводитель должен направлять письма и другие документы на рассмотрение директору или структурным подразделениям, а исполненные документы помещать в дела организации;

- прием, учет, регистрацию, подготовку к отправке и отправку исходящей деловой корреспонденции в назначенные адреса, помещение контрольных экземпляров в дела предприятия;

- ведение учета движения внутренней, исходящей и входящей деловой корреспонденции, отображение соответствующих сведений в контрольной регистрационной документации (карточках, книгах, журналах) и базах данных по документации;

- осуществление систематизации и текущего хранения документов, их выдачу во временное пользование, обеспечение сохранности дел, контроль за своевременным возвращением.

Должностная инструкция делопроизводителя обязывает его производить работу по созданию и совершенствованию поисковой и справочной систем, обеспечивающих быстрый и удобный поиск документов.

Делопроизводитель подготавливает к передаче и передает документы и материалы в архив, составляет описи дел, отправляемых на хранение. Работник должен взаимодействовать с коллегами в целях обеспечения наибольшей эффективности деятельности, а также выполнять различные указания и поручения администрации.

Должностная инструкция делопроизводителя содержит сведения о правах работника.

Он имеет право на обращения к администрации с предложениями, что направлены на совершенствование документооборота. Делопроизводитель принимает обоснованные решения, касающиеся вопросов мероприятий документационного менеджмента. Он может участвовать в протокольных мероприятиях, где рассматриваются вопросы его работы и другие моменты по организации управления документами.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя позволяет работнику требовать от ответственных исполнителей возвращения ранее выданных документов, а при необходимости делать им соответствующие напоминания.

Делопроизводитель несет ответственность за нарушение организации документооборота, невыполнение служебных поручений по своей компетенции. Должностная инструкция делопроизводителя запрещает ему разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, а также использовать предоставленные полномочия не по назначению и в личных целях.

Статья закончилась. Вопросы остались?
Добавить смайл
  • :smile:
  • :wink:
  • :frowning:
  • :stuck_out_tongue_winking_eye:
  • :smirk:
  • :open_mouth:
  • :grinning:
  • :pensive:
  • :relaxed:
  • :heart:
Подписаться
Я хочу получать
Правила публикации
Следят за новыми комментариями — 5
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.