Образец товарной накладной ТОРГ-12: реквизиты, этапы заполнения, особенности электронного документооборотао

Товарная накладная ТОРГ-12 - важный документ при ведении коммерческой деятельности, позволяющий грамотно оформить отгрузку товарно-материальных ценностей. Давайте разберемся, как правильно заполнить эту накладную, чтобы избежать ошибок в учете.

Назначение и применение товарной накладной ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ-12 применяется для оформления отгрузки товаров в оптовой торговле - от поставщика к покупателю. Этот документ подтверждает передачу права собственности на товар от продавца к покупателю.

Для продавца накладная ТОРГ-12 служит основанием:

• для списания отгруженных товаров со склада;
• для отражения в бухучете реализации товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 нужна:

• в качестве подтверждения получения товаров;
• как основание для оприходования товаров на свой склад;
• для подтверждения права на вычет НДС, если товар облагается НДС.

Кроме того, при возникновении споров товарная накладная имеет юридическую силу и может служить доказательством условий поставки.

Обязательные реквизиты товарной накладной ТОРГ-12

Любая товарная накладная должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• порядковый номер документа;
• дата составления;
• наименование и реквизиты продавца (грузоотправителя);
• наименование и реквизиты покупателя (грузополучателя);
• наименование товаров;
• количество отгруженных товаров в установленных единицах измерения;
• цена за единицу товара;
• стоимость товаров всего по накладной;
• подписи ответственных лиц обеих сторон сделки.

Без этих обязательных реквизитов накладная ТОРГ-12 считается недействительной и не может быть принята к учету.

Рекомендуемые реквизиты товарной накладной ТОРГ-12

Помимо обязательных реквизитов, в товарную накладную ТОРГ-12 можно включить:

• основание отгрузки (номер и дата договора);
• условия поставки;
• номер транспортного средства, доставившего груз;
• ФИО и должность лиц, ответственных за отгрузку;
• оттиски печатей продавца и покупателя;
• другие необходимые реквизиты.

Эти реквизиты не являются обязательными, но могут быть полезны для уточнения условий поставки. Например, при возникновении споров оттиски печатей или указание транспорта помогут подтвердить факт передачи товара.

Порядок заполнения товарной накладной ТОРГ-12

Рассмотрим последовательно процесс заполнения товарной накладной ТОРГ-12.

1. Присвойте накладной порядковый номер во внутреннем документообороте.
2. Укажите дату составления накладной. Обычно это дата отгрузки товара со склада.
3. Заполните реквизиты продавца:
• полное наименование;
• юридический и фактический адрес;
• банковские реквизиты.
4. Аналогично заполните реквизиты покупателя.
5. Перечислите в таблице наименование всех отгружаемых товаров.
6. Укажите количество товаров в установленных единицах измерения (штуки, килограммы, метры и т.п.).
7. Проставьте цену и общую стоимость каждой товарной позиции.
8. Подсчитайте общую стоимость всех товаров по накладной.
9. Руководители обеих организаций (или уполномоченные лица) должны поставить подписи с расшифровкой.

При отгрузке товара по доверенности также указывают реквизиты доверенности и ФИО представителя.

Особенности заполнения дат в товарной накладной ТОРГ-12

В товарной накладной ТОРГ-12 принято указывать три даты:

1. дата составления накладной;
2. дата отгрузки товара;
3. дата получения товара покупателем.

Рекомендуется, чтобы все три даты совпадали. Это упростит отражение накладной в бухучете.

Однако на практике возможны варианты, когда даты будут разными. Например, накладная составлена 31 октября, отгрузка 1 ноября, а получение покупателем 5 ноября. Главное правильно отразить каждую дату в соответствующей графе.

Порядок внесения исправлений в товарную накладную ТОРГ-12

Если в уже заполненную товарную накладную ТОРГ-12 нужно внести исправления, то делается это так:

1. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой.
2. Рядом пишутся верные данные.
3. Внизу документа делается надпись: "Исправленному верить" и ставятся подписи ответственных лиц обеих сторон.

Аналогично вносятся исправления в оба экземпляра накладной (у продавца и покупателя).

Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12

Рассмотрим конкретный пример заполнения товарной накладной на отгрузку подшипников.

Отпуск груза разрешил: менеджер Синицкий Т.П. (подпись)
Груз отпустил: кладовщик Петухов А.С. (подпись) Бухгалтер Иванов И.И. (подпись)

Груз получил: Печкин Р.О. (подпись) Доверенность No 123 от 29.10.2023

Так заполняется товарная накладная ТОРГ-12 на отгрузку 6 подшипников на сумму 444 рубля. Указаны все обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц.

Электронный документооборот для товарных накладных

Сегодня все чаще товарные накладные оформляются в электронном виде. Это дает ряд преимуществ:

• экономия времени при обмене электронными документами;
• отсутствие расходов на бумагу и картриджи;
• удобный поиск электронных накладных в архиве;
• быстрая обработка электронных документов в бухучете.

Чтобы наладить электронный документооборот, нужно:

1. выбрать оператора электронного документооборота;
2. получить электронные подписи для сотрудников;
3. настроить обмен электронными накладными с контрагентами.

При внесении исправлений в электронную накладную проставляются электронные подписи ответственных лиц обеих сторон.

Для товарных накладных утвержден специальный формат передачи данных ТОРГ-12, что облегчает интеграцию с бухгалтерскими системами.

Таким образом, переход на электронный документооборот позволяет ускорить и упростить работу с товарными накладными ТОРГ-12.

Особенности хранения товарных накладных ТОРГ-12

Товарные накладные ТОРГ-12 являются первичными учетными документами, поэтому к их хранению предъявляются определенные требования.

Бумажные накладные хранятся в течение 4 лет в структурном подразделении, которое их оформляло. Затем документы передаются в архив.

Электронные накладные хранятся в течение 5 лет в виде электронных файлов на серверах компании. Рекомендуется регулярно делать резервные копии.

При хранении важно соблюдать порядок. Накладные можно систематизировать по датам, номерам документов, наименованиям контрагентов.

К образцам надлежащего хранения товарных накладных ТОРГ-12 можно отнести:

• размещение в папках-регистраторах или специальных коробках;
• нанесение маркировки на коробки с указанием периода и реквизитов документов;
• обеспечение защиты от повреждений и несанкционированного доступа.

Ошибки при заполнении товарных накладных ТОРГ-12

Чтобы избежать ошибок при заполнении товарной накладной ТОРГ-12, рекомендуется:

• Проверить наличие обязательных реквизитов, в том числе подписей.
• Сличить реквизиты контрагентов с договорами.
• Сверить наименования и количество отгружаемых товаров с данными складского учета.
• Перепроверить расчеты сумм на предмет арифметических ошибок.

Типичными ошибками могут быть:

• Несоответствие наименований товаров в накладной и договоре.
• Неверное количество отгруженных товаров.
• Ошибки в ценах или общей сумме.
• Отсутствие необходимых подписей.

Чтобы исключить подобные ошибки, полезно использовать образец для заполнения товарной накладной ТОРГ-12.

Автоматизация оформления товарных накладных ТОРГ-12

Для упрощения работы с товарными накладными ТОРГ-12 можно использовать специальные программы.

Существуют онлайн-сервисы, позволяющие быстро заполнить электронную форму накладной и распечатать ее.

В составе бухгалтерских программ обычно есть модуль для автоматизированного заполнения первичной документации, в том числе ТОРГ-12.

Преимущества автоматизации:

• Снижение риска ошибок при ручном заполнении.
• Ускорение подготовки документов.
• Быстрая корректировка при обнаружении ошибок.
• Удобная интеграция электронных накладных с бухгалтерским и складским учетом.

Таким образом, использование образцов и программного обеспечения помогает оптимизировать работу с товарными накладными ТОРГ-12 и снизить трудозатраты на их оформление.