Многие работники сталкиваются с необходимостью написать объяснительную записку по требованию работодателя. Как правильно написать такой документ, чтобы защитить свои интересы? В этой статье мы подробно разберемся, как составить грамотную и аргументированную объяснительную записку на работе.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная записка - это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства нарушения трудовой дисциплины или иного инцидента.
Основная цель объяснительной записки - донести до работодателя причины совершенного проступка, чтобы избежать дисциплинарного взыскания или смягчить наказание.
Преимущество объяснительной записки для работника в том, что она позволяет:
- объяснить сложившуюся ситуацию;
- ссылаться на смягчающие обстоятельства;
- приложить подтверждающие документы;
- избежать необоснованного наказания.
Объяснительные записки бывают двух видов:
- Описательные - работник лишь фиксирует факты.
- Оправдательные - работник объясняет причины своих действий.
Когда работодатель может запросить объяснительную
Работодатель имеет право запросить у работника объяснительную записку в следующих случаях:
- При нарушении работником трудовой дисциплины - опоздания, прогулы, появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т.д.
- Перед применением дисциплинарного взыскания - замечания, выговора, увольнения.
- Для выяснения причин какого-либо происшествия, ЧП, конфликта в коллективе.
- Чтобы понять, почему работник не выполнил производственные задания, нормы выработки, планы продаж и т.п.
То есть в любой неоднозначной ситуации, чтобы разобраться в ее причинах, работодатель может потребовать у работника объяснительную записку.
Каков порядок запроса объяснительной записки
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан запросить объяснение от работника в письменной форме.
Устных объяснений недостаточно, чтобы наложить взыскание на сотрудника или уволить его.
Работнику дается минимум два рабочих дня на подготовку объяснительной по факту допущенного нарушения и предоставление ее работодателю.
Если по истечении срока работник так и не предоставил объяснительную записку, то об этом составляется специальный акт. Он фиксирует отказ работника от дачи письменных объяснений.
Важно: отказ работника от дачи объяснений или непредоставление объяснительной по истечении срока никак не влияют на решение работодателя о применении дисциплинарного взыскания.
То есть наказать работника или даже уволить работодатель может в любом случае - как при наличии объяснительной, так и при ее отсутствии.
Как отказаться от написания объяснительной
Хотя работодатель и имеет право запросить объяснительную записку, работник может отказаться от ее написания.
Однако стоит учитывать риски:
- Работник может лишиться возможности объяснить ситуацию, смягчить наказание.
- Работодатель вправе все равно наложить взыскание, вплоть до увольнения.
В то же время, отказываясь от объяснительной, работник избегает самооговора и признания своей вины в инциденте.
Компромиссом может стать предоставление устных объяснений вместо письменных. Хотя по закону этого недостаточно, на практике работодатель может ими удовлетвориться.
Требования к оформлению объяснительной записки
К оформлению объяснительной записки предъявляются следующие требования:
Обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Дата составления
- Подпись работника
Желательные реквизиты:
- Обращение к работодателю
- Изложение фактов
- Объяснение причин
- Просьба не применять взыскание
Объем объяснительной записки желательно ограничить 1 страницей. Язык должен быть официально-деловым, без эмоций и обвинений.
Недопустимы исправления, помарки, небрежность в оформлении.
Как правильно написать объяснительную
Чтобы объяснительная записка сыграла свою роль, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Кратко и по существу изложить, что, где и когда произошло.
- Объективно объяснить, почему так получилось, каковы причины.
- Сослаться на подтверждающие документы, если есть.
- Не обвинять, не перекладывать вину на коллег.
- Принять ответственность, если вы виноваты.
- Не упоминать личные дела, только рабочие.
- Вежливо попросить не применять взыскание.
Таким образом можно максимально смягчить реакцию работодателя и избежать серьезных последствий. Напротив, отсутствие объяснений часто расценивается как демонстративное игнорирование интересов компании.
В следующей части статьи мы разберем конкретные примеры объяснительных записок в различных ситуациях.
Примеры объяснительных при разных ситуациях
Рассмотрим типовые ситуации, в которых работнику необходимо писать объяснительную записку, и как это правильно сделать.
Опоздание из-за поломки транспорта
Если вы опоздали на работу из-за поломки транспорта, в объяснительной укажите:
- Время и место происшествия.
- Номер маршрута общественного транспорта, на котором ехали.
- Причины и длительность задержки движения.
- Время прибытия на работу.
- Ссылку на официальное подтверждение инцидента от перевозчика.
Брак по вине некачественных материалов
Если вы сдали продукцию с браком из-за некачественного сырья или комплектующих, укажите:
- Когда обнаружили дефекты материалов.
- Какие именно дефекты были.
- Кому сообщали о браке и когда.
- Что предпринимали для устранения дефектов.
- Ссылку на акты о браке материалов.
Невыполнение плана из-за большой нагрузки
Если вы не успеваете выполнить план из-за большого объема работ, укажите:
- Свой текущий функционал и нормы выработки.
- Какие дополнительные задачи были поручены.
- Почему не успеваете справляться с объемом работ.
- Какие задачи пришлось отложить из-за дополнительной нагрузки.
Травма на рабочем месте
Если произошел несчастный случай, опишите:
- Где, когда и при каких обстоятельствах произошло происшествие.
- Какие травмы были получены.
- Кому сообщено о случившемся и когда.
- Какие действия были предприняты немедленно после ЧП.
- Каковы последствия травмы.
Отсутствие на рабочем месте по причине плохого самочувствия
Если вы отсутствовали или ушли с работы из-за ухудшения самочувствия, укажите:
- Когда и при каких обстоятельствах почувствовали недомогание.
- Какие симптомы были.
- Кому сообщили о плохом самочувствии.
- Сколько времени отсутствовали на рабочем месте.
- Приложите медицинскую справку.
Какие документы прикладывать к объяснительной
К объяснительной записке можно приложить следующие подтверждающие документы:
- Медицинские справки о временной нетрудоспособности.
- Акты, протоколы о несчастных случаях и иных происшествиях.
- Фото- и видеоматериалы с места событий.
- Письменные пояснения свидетелей.
- Докладные и служебные записки.
- Документы, подтверждающие простой техники, отсутствие материалов и т.п.
Приложения позволяют объективно подтвердить обстоятельства, изложенные в объяснительной записке.
Как избежать наказания после объяснительной
Чтобы писать объяснительную записку максимально результативно, рекомендуется:
- Вести себя уважительно, избегать конфликтности.
- Принести устные извинения работодателю.
- Дать обещание, что подобное не повторится.
- Попросить не применять строгих мер на первый раз.
- Предложить компенсировать ущерб, если он возник.
Если объяснительная составлена грамотно, причины объяснены убедительно, приложены доказательства, есть все шансы смягчить или вовсе избежать дисциплинарного наказания.
Типичные ошибки в объяснительных записках
Чтобы образец объяснительной записки сработал на вас, избегайте типичных ошибок:
- Приукрашивания и оправдания явных проступков.
- Перекладывания вины на других людей или обстоятельства.
- Противоречивых и неправдоподобных объяснений.
- Агрессивного тона, обвинений в адрес руководства.
- Многословности, воды и лирических отступлений.
- Отсутствия ссылок на доказательства.
- Небрежности в оформлении.
На этом завершим основную часть статьи. Далее перейдем к рекомендациям по хранению объяснительных записок и обжалованию неправомерных взысканий.
Срок хранения объяснительных записок
К сожалению, в действующем законодательстве нет четкого указания, как долго необходимо хранить объяснительные записки работников.
Согласно номенклатуре дел, рекомендуемые сроки хранения для некоторых аналогичных документов составляют:
- Докладные записки - 3 года;
- Служебные записки - 5 лет;
- Личные дела уволенных работников - 75 лет.
Таким образом, объяснительные записки рекомендуется хранить в течение 3-5 лет. Если работник увольняется, то его объяснительные остаются в личном деле.
Как оспорить неправомерное дисциплинарное взыскание
Если, несмотря на грамотную объяснительную записку, к работнику было применено необоснованное дисциплинарное взыскание, его можно оспорить:
- В судебном порядке;
- В Государственной инспекции труда;
- В прокуратуре;
- В Комиссии по трудовым спорам.
Для этого потребуются:
- Заявление о несогласии с примененным взысканием;
- Копия приказа о наказании;
- Объяснительная записка работника;
- Доказательства невиновности или малозначительности проступка.
Как реабилитироваться после дисциплинарного взыскания
Если взыскание все-таки применено, рекомендуется:
- Соблюдать трудовую дисциплину, не допуская новых проступков;
- Повышать квалификацию, качество и скорость работы;
- Проявлять инициативу, выходить с предложениями;
- Улучшать взаимодействие с коллегами и руководством.
Так постепенно можно восстановить репутацию и избавиться от негативных последствий взыскания.
Как избежать необходимости писать объяснительные
Чтобы снизить риск нарушений и необходимости писать объяснительные записки, рекомендуется:
- Точно знать и выполнять свои должностные обязанности;
- Следовать правилам внутреннего трудового распорядка;
- При возникновении трудностей сразу ставить в известность руководителя;
- Не брать на себя обязательств, которые заведомо невыполнимы;
- Поддерживать положительный психологический климат в коллективе.
Это позволит минимизировать конфликтные ситуации и избежать необходимости давать объяснения работодателю.
Как снять дисциплинарное взыскание
Если работнику объявлено дисциплинарное взыскание, есть несколько способов его оспорить и снять:
- Автоматически через 1 год, если не было новых взысканий за этот период.
- Досрочно по инициативе самого работодателя.
- По решению суда, если взыскание было неправомерным.
- При возвращении на работу после восстановления по решению суда.
Для досрочного снятия взыскания целесообразно написать работодателю заявление, в котором:
- Выразить раскаяние в допущенном проступке.
- Отметить свои усилия по исправлению ситуации.
- Попросить учесть это при рассмотрении вопроса о досрочном снятии взыскания.
При положительном решении работодатель издает приказ о снятии взыскания до истечения 1 года.
Как дисциплинарное взыскание отражается в трудовой книжке
Согласно Трудовому кодексу РФ, в трудовую книжку вносятся только записи об увольнении работника.
Такие взыскания, как замечание и выговор, не отражаются в трудовой книжке. Однако они могут учитываться работодателем при принятии решения о применении последующих взысканий.
Положительные стороны объяснительных записок
Несмотря на кажущуюся негативную окраску, объяснительные записки имеют и положительные стороны:
- Помогают объективно разобраться в ситуации.
- Дают возможность высказать свою позицию.
- Являются основанием для защиты работника.
- Способствуют выявлению проблем в организации рабочего процесса.
- Позволяют избежать конфликтов в коллективе.
Главное при составлении объяснительной - соблюдать баланс интересов работника и работодателя.
Объяснительная записка при увольнении по сокращению штата
При увольнении работника в связи с сокращением штата или численности персонала объяснительная записка от него не требуется.
В данном случае работодатель обязан:
- Письменно предупредить работника о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца.
- Предложить имеющиеся вакансии, которые работник может занять в связи с сокращением.
- Выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Если сокращение численности или штата работников является массовым, работодатель разрабатывает программу мероприятий, направленных на трудоустройство высвобождаемых сотрудников.
Нюансы объяснительной при реорганизации или ликвидации организации
В случае реорганизации или ликвидации организации работодатель также имеет право расторгнуть трудовой договор с работником в связи с сокращением штата или численности персонала.
При этом процедура увольнения аналогична:
- Письменное предупреждение не менее чем за 2 месяца.
- Выплата выходного пособия.
- Содействие в трудоустройстве.
Объяснительная записка от работника в данном случае также не требуется.
Нюансы объяснительной при смене собственника организации
Смена собственника организации или изменение подведомственности компании не являются основанием для расторжения трудовых договоров с работниками.
В связи с этим объяснительные записки не требуются.
При желании уволиться работник имеет право написать заявление об увольнении по собственному желанию.
