Воинский учет в 1С: ЗУП 8.3 - как правильно заполнить пошагово, не нарушая закон
Вопросы ведения воинского учета в организациях вновь стали актуальными в 2022 году. Давайте разберемся, как заполнить воинский учет в 1С:ЗУП 8.3 Пошагово чтобы свести к минимуму риск ошибок и штрафов.
1. Общие требования к воинскому учету в организациях
Воинский учет в России был введен еще в советские времена и продолжает действовать по сей день. Согласно действующему законодательству, воинскому учету подлежат:
- Призывники в возрасте от 18 до 27 лет
- Военнообязанные запаса
- Лица, получившие отсрочку или освобождение от призыва
Вести воинский учет обязаны организации с численностью работников от 25 человек, а также госучреждения, органы местного самоуправления вне зависимости от численности. Исключение составляют индивидуальные предприниматели. Как Пошагово заполнить воинский учет в 1С ЗУП 8.3?
Основные обязанности организаций по воинскому учету:
- Стоять на учете в военкомате по месту нахождения
- Вести учет военнообязанных работников
- Подавать отчеты в военкомат о движении работников
- Сообщать об изменениях данных работников
- Предоставлять работников для сверки данных воинского учета
За нарушение правил воинского учета для организаций и должностных лиц предусмотрены штрафы от 30 до 50 тысяч рублей.
2. Начальные настройки в 1С:ЗУП 8.3
Чтобы настроить воинский учет в 1С:ЗУП 8.3, необходимо:
- В настройках программы установить флаги «Ведется воинский учет» и «Ведется учет бронирования»;
- Заполнить реквизиты ответственного за ведение ВУР в организации;
- Сформировать приказ об организации воинского учета;
- Заполнить карточку военкомата по месту нахождения;
- Указать категории воинского учета для всех должностей.
После этого в разделе «Кадры» появятся необходимые документы и справочники для ведения воинского учета.
Важно не пропустить ни одного обязательного шага при настройке, иначе последующее заполнение и отчетность могут содержать ошибки.
3. Ввод первичных данных о сотрудниках
Для ведения воинского учета в 1С:ЗУП нужно заполнить данные в разделе «Воинский учет» для каждого сотрудника:
- Общие сведения из военного билета
- Информацию об образовании и семейном положении
- Реквизиты документов об отсрочке или освобождении от призыва
Для военнообязанных указывается категория запаса, военно-учетная специальность, состав. Для невоеннообязанных отмечается соответствующий статус.
Полное заполнение данных позволит автоматически формировать отчеты для военкомата.
| Поле воинского учета | Где взять данные |
| Категория запаса | Военный билет |
| Наименование военкомата | По месту регистрации сотрудника |
| Состав | Военный билет |
| Военно-учетная специальность | Военный билет |
Правильное заполнение данных воинского учета - залог успешной сдачи отчетности в военкомат.
4. Формирование карточки воинского учета по форме Т-2
Начиная с 2022 года воинский учет ведется по новым правилам с заполнением карточек гражданина (форма Т-2). В 1С:ЗУП для этого предусмотрен специальный отчет.
Для автоматического формирования карточки Т-2 нужно:
- Заполнить все необходимые данные в разделе "Воинский учет"
- Указать личные данные и информацию о семье
- При наличии отсрочки или освобождения заполнить соответствующие поля
Тогда при печати карточки Т-2 данные подтянутся в соответствующие разделы.
Ручное заполнение отдельных полей карточки Т-2
Некоторые поля карточки Т-2 пока не заполняются автоматически из 1С:ЗУП и требуют ручного ввода:
- Раздел "Дополнительные сведения"
- Дата снятия с воинского учета по возрасту или здоровью
- Отдельные графы раздела "Общие сведения"
Поэтому после печати карточки Т-2 рекомендуется проверить эти поля.
5. Учет изменений данных сотрудников
При изменении данных сотрудника, состоящего на воинском учете, формируется документ "Листок сообщения об изменениях".
Порядок работы с листком сообщения:
- Распечатать и выдать листок сотруднику
- Получить от сотрудника подписанный военкоматом корешок листка
- Отразить получение корешка в документе листка сообщения в 1С:ЗУП
Если корешок листка не получен, это отражается в отчете для военкомата.
6. Отчетность в военкомат при приеме и увольнении
При приеме на работу военнообязанного или увольнении сотрудника, состоящего на воинском учете, в течение 2 недель нужно подать отчет в военкомат.
В 1С:ЗУП для этого есть документы:
- Сведения о приеме для военкомата
- Сведения об увольнении для военкомата
В них указывается информация о дате и номере направленных в военкомат сведений.
7. Ежегодная отчетность по воинскому учету
Ежегодно до 1 октября все организации, ведущие воинский учет, обязаны подавать отчет в военкомат по установленной форме.
В 1С:ЗУП ежегодную отчетность можно сформировать с помощью отчета:
- Сведения о воинском учете за ______ год
Этот отчет заполняется данными из карточек воинского учета.
8. Рекомендации по автоматизации воинского учета в 1С:ЗУП
Чтобы максимально автоматизировать процесс воинского учета в 1С:ЗУП, рекомендуется:
- Заполнять данные о сотрудниках максимально полно и подробно;
- Регулярно проверять актуальность данных о сотрудниках;
- Использовать типовые отчеты для формирования отчетности;
- Настроить напоминания о сроках сдачи отчетности;
- Организовать электронный документооборот с военкоматом.
Полнота данных о сотрудниках
Чем полнее заполнены данные в разделе "Воинский учет", тем меньше придется заполнять вручную при формировании отчетности.
Регулярная проверка актуальности
Рекомендуется не реже 1 раза в полгода проверять актуальность данных о сотрудниках, состоящих на учете. Это позволит своевременно подавать отчеты при
В 1С:ЗУП есть типовые отчеты для формирования отчетности в военкомат. Их использование снижает вероятность ошибки.
Можно настроить автоматические напоминания о необходимости сдать очередную отчетность за определенный период.
Обмен документами с военкоматом в электронном виде ускоряет процесс и исключает ошибки при ручном вводе.