Формальное межличностное общение - что это: особенности, виды, правила
Формальное общение это взаимодействие между людьми, которое регулируется определенными правилами и нормами. Оно применяется в официальной или деловой обстановке.
Что такое формальное общение
Формальное общение это строго регламентированный тип коммуникации, используемый в профессиональной среде или официальных ситуациях. Отличается наличием установленных норм поведения и стиля общения.
Основные характеристики формального общения:
- Наличие четких правил и этикета
- Официальный стиль: сдержанность и корректность
- Ориентация на достижение конкретных целей
- Отсутствие тесных межличностных отношений
Такой тип общения направлен в первую очередь на решение деловых задач, передачу информации, оказание услуг. Эмоциональная составляющая сведена к минимуму.
Виды формального общения
Формальное общение это способ взаимодействия, который используется в различных сферах. Можно выделить основные его разновидности.
-
Деловое общение - коммуникация в рабочей среде между коллегами, сотрудниками и руководителями, партнерами. Цель - обсуждение рабочих вопросов, решение задач.
-
Административное общение - при взаимодействии граждан и представителей различных учреждений, ведомств и организаций. Например, при получении госуслуг.
-
Профессиональное общение - между специалистом и клиентом/пациентом с целью оказания услуг, медпомощи и т.д.
-
Ритуально-протокольное общение - во время проведения официальных мероприятий, церемоний, торжественных приемов.
Формальное общение - это обширное понятие, которое регулирует коммуникацию во многих сферах жизни общества. Стиль такого общения определяет уровень культуры человека.
Формальное общение обычно является менее личностно окрашенным, чем, например, дружеское. Люди строго придерживаются своих социальных ролей - руководителя и подчиненного, продавца и покупателя. Отступления от этих ролей рассматриваются как неуместные.
В то же время есть ситуации, когда можно заметить элементы как формального, так и неформального общения. Например, коллеги на работе могут переходить на личные темы во время обеденного перерыва, но при этом все равно оставаться в рамках субординации.
Формальное общение - это не просто набор правил. Это инструмент поддержания рабочих и общественных связей, позволяющий людям эффективно взаимодействовать в социуме.
При овладении навыками такого общения важно не только знать этикет, но и уметь быстро находить контакт, грамотно задавать вопросы, четко формулировать цели разговора. Это поможет решать деловые вопросы и достигать поставленных целей.
Преимущества формального общения
Хотя формальное общение и считается более строгим и регламентированным, оно имеет ряд преимуществ:
- Помогает поддерживать иерархию и структуру в организациях
- Способствует четкому распределению обязанностей между членами команды
- Повышает личную ответственность каждого за свою работу
Благодаря наличию правил и процедур уменьшается вероятность ошибок и конфликтов из-за человеческого фактора. Рабочий процесс становится более структурированным и эффективным.
Особенности невербального поведения
В формальном общении важную роль играет невербальное поведение, так как оно транслирует отношение человека к ситуации. Жесты, позы, мимика должны соответствовать обстановке и статусу собеседников.
Основные особенности невербального поведения:
- Сдержанность жестикуляции
- Контроль эмоциональных проявлений в мимике
- Сохранение дистанции между собеседниками
Невербальные сигналы должны демонстрировать уважение к собеседнику и заинтересованность в решении поставленных задач.
Гендерные аспекты
Существуют определенные гендерные различия в формальном общении между мужчинами и женщинами:
- Мужчины чаще прибегают к прямолинейности, женщины мягче формулируют мысли
- Женщины больше используют невербальные способы коммуникации
- Мужчины ориентированы на достижение результата, женщины уделяют больше внимания процессу общения
Однако профессиональные качества человека важнее половой принадлежности. Главное в формальном общении - умение четко и лаконично излагать свои мысли.
Формальное общение в межкультурной коммуникации
При взаимодействии представителей разных культур в деловой среде также действуют правила формального общения, но с поправкой на особенности национального менталитета партнеров.
Важно проявлять уважение к чужим традициям, не допускать дискриминации. Незнание культурных особенностей собеседников можно компенсировать общими навыками делового общения.
Речевой этикет формального общения
Важной составляющей формального общения является соблюдение правил речевого этикета. К ним относятся:
- Использование вежливых форм обращения к собеседнику
- Формулирование просьб, а не требований
- Избегание фамильярного тона
- Отказ от употребления сленга и ненормативной лексики
Речевой этикет помогает поддерживать уважительную атмосферу общения, настраивает собеседников на конструктивный лад.
Принципы эффективного слушания
Активное слушание не менее важно, чем говорение. Чтобы добиться взаимопонимания, рекомендуется придерживаться следующих принципов:
- Не перебивать собеседника
- Демонстрировать заинтересованность невербально
- Задавать уточняющие вопросы
- Парафразировать и резюмировать услышанное
Эти приемы помогут точно уяснить позицию другой стороны и избежать конфликтов на почве непонимания.
Деловой стиль одежды
В формальной обстановке важно соответствующим образом выглядеть. Деловой стиль одежды подчеркивает серьезность намерений и готовность к работе. Его отличают:
- Официальный крой костюма
- Строгая цветовая гамма
- Аккуратность
Соблюдение дресс-кода свидетельствует об уважении к партнерам по общению и корпоративной культуре.
Конструктивная критика партнера
Даже в рамках формального общения может возникать необходимость в критике действий или решений партнера. Чтобы критика пошла на пользу делу, она должна быть:
- Конкретной и адресной
- Безличной и беспристрастной
- Содержать предложения по улучшению
Преодоление коммуникативных барьеров
Для успешного формального общения важно уметь преодолевать возникающие барьеры коммуникации, к которым относятся:
- Недостаток общей информации у собеседников
- Различия в опыте, знаниях, кругозоре
- Эмоциональные барьеры
Для этого необходимо проявлять заинтересованность, задавать вопросы, уточнять детали. Такой подход поможет найти точки соприкосновения.
Выбор каналов коммуникации
Помимо личного общения, в формальных целях активно используется бизнес-переписка по электронной почте, в мессенджерах и пр. При этом стоит придерживаться тех же правил делового стиля.
Также распространены телефонные переговоры и видеоконференцсвязь, где важны четкая структура разговора и умение излагать свою позицию.
Подведение итогов встречи
Любое формальное общение предполагает подведение итогов, чтобы убедиться в совпадении понимания договоренностей участниками. Для этого в конце беседы нужно:
- Кратко резюмировать обсуждавшиеся вопросы
- Уточнить достигнутые соглашения
- Обозначить дальнейшие шаги
Такой подход позволит наладить эффективное сотрудничество с партнерами.
Анализ результатов коммуникации
Полезно после завершения формального общения проводить анализ того, насколько эффективно была выстроена коммуникация, достигнуты ли поставленные задачи. Это поможет учесть совершенные ошибки и сделать правильные выводы на будущее.
Навыки активного слушания
Эффективное слушание - ключевая составляющая успешного формального общения. Чтобы стать активным слушателем, необходимы определенные навыки:
- Умение концентрироваться на словах собеседника, не отвлекаясь на посторонние мысли
- Использование приемов обратной связи: кивки, уточняющие вопросы, резюмирование услышанного
- Контроль собственных эмоций, чтобы они не мешали объективно воспринимать информацию
Также важно проявлять эмпатию, ставить себя на место собеседника. Это поможет лучше уловить смысл и подтексты сказанного.
Способы разрешения разногласий
Даже в ходе формального общения могут возникать спорные ситуации и конфликты интересов. Чтобы конструктивно разрешать подобные разногласия, эксперты рекомендуют придерживаться следующих способов:
- Спокойное выслушивание позиции оппонента
- Поиск объединяющих интересов и целей
- Компромисс и пошаговые уступки сторон
Подобный подход, основанный на партнерстве, позволяет сохранить конструктивный настрой общения и найти решение, устраивающее все заинтересованные стороны.
Правила конструктивной критики
Высказывая в рабочей обстановке замечания или критику в адрес коллег, важно следовать определенным правилам:
- Критиковать поступки, а не личность человека
- Приводить конкретные факты и примеры
- Предлагать варианты решения проблемы
Такой подход не заденет чувств собеседника и будет способствовать конструктивному разрешению рабочих вопросов.
Использование информационных технологий
Современные информационные технологии активно применяются для оптимизации формального общения - проведения онлайн-встреч, обмена файлами, коллективной работы над документами.
Это расширяет возможности коммуникации, позволяет экономить время, повышает эффективность взаимодействия. Однако при этом по-прежнему важно соблюдать правила делового общения.