Тендерная документация - что это такое

Поиск новых инвестиций или расширение сферы деятельности, госзаказ или закупки в особо крупном масштабе - в большинстве этих случаев либо законодательством, либо интересами бизнеса предусмотрено проведение конкурсного отбора - иначе, тендера.

Крупные предприятия - особенно те, в которых сто процентов или большая доля государственного капитала - просто обязаны зачастую организовывать тендеры на любые поставки. К примеру, автопарки городского транспорта проводят конкурсы не только на поставку самих транспортных средств, но и на обслуживание.

Чтобы определить лучшего - самого выгодного и качественного поставщика - необходимо определить критерии, которым должна соответствовать тендерная документация. Для каждого конкурса предусмотрены свои условия. К примеру, тендерная документация строительных предприятий, представляющих конкурсные заявки на строительство какого-либо объекта, в обязательном порядке включает, помимо всех учредительных документов, подтверждение обеспечения финансовых гарантий и всевозможные лицензии. Конкурсы бывают закрытого и открытого типа. Чтобы выиграть тендер, необходимо соблюсти все условия, выдвигаемые заказчиком. Тендеры объявляют зачастую министерства и ведомства, а там критерии особенно высокие. Поэтому документы для тендера должны быть подготовлены со всей ответственностью и добросовестностью.

В такой отрасли, как услуги (переводческие, программистские, обслуживание предприятий), особенно важным моментом является опыт участника конкурса. Зачастую тендерная документация таких предприятий должна включать подробное описание опыта в реализации соответствующей услуги всех подрядчиков и субподрядчиков, которых намеревается привлечь исполнитель. К примеру, если Министерство иностранных дел объявляет конкурс на переводческие услуги, ставятся жесткие требования, касающиеся опыта переводчиков, которые будут участвовать в реализации проектов: они должны будут предоставить не только резюме, но и портфолио с указанием количества переведенных страниц по данной тематике и, зачастую, указать заказчика, для которого подобные переводы уже осуществлялись. Поставщики продовольствия - в магазин, воинскую часть, больницу, ведомство - также определяются в ходе конкурсов.

В условиях закрытого конкурса другие участники не могут знать подробностей, а также списка своих конкурентов, также участвующих в тендере. Нередко для участия в конкурсе необходимо внесение вадиум - то есть суммы обеспечения участия заявки в конкурсе. При этом тендерная документация должна быть заверена нотариально (это касается данных учредителей, учредительных документов предприятия, лицензий и сертификатов и прочих бумаг). А следовательно, участие в конкурсе может оказаться очень дорогостоящим.

Правда, и выигрыш того стоит - зачастую речь идет о многомиллионных контрактах и долгосрочных договорах на поставку товаров или услуг - к примеру, обеспечение свежей выпечкой какого-либо предприятия или сети магазинов. Что еще важно учесть: сотрудники компании или ведомства, объявляющих тендер, не имеют права не только разглашать детали коммерческих предложений участников конкурса, но и просто комментировать или давать какие-либо рекомендации или советы по оформлению заявки или относительно полученных документов. Делается это с целью максимально исключить возможность предвзятого рассмотрения заявки.