Письмо-просьба – это наше эмоциональное послание, требующее обязательного ответа

Хотите вы того или нет, но никакой вид деятельности невозможен без просьб о содействии и помощи. Работая в небольшой или в крупной компании, вы обязательно взаимодействуете со многими руководителями и служащими других организаций, своими коллегами или работодателями, партнёрами и клиентами. При этом ведете деловую и личную переписку, зачастую используя электронную почту.

Безусловно, письмо-просьба пишется только тогда, когда для этого есть веская причина: нужна информация, документы, материальная помощь, какие-либо действия. Поэтому его текст должен быть соответствующим. Он обязан понятно передавать суть проблемы и способы её решения, пожелание или требование. Недопустимо в таких письмах выплёскивать эмоции, их следует сдерживать, даже если читать его будет самый близкий вам человек, не говоря уже о деловых переписках. Смешно, но большинство корреспондентов, не изучивших в своё время правила этикета, допускают эту ошибку и строчат в текстах: «Возмутительно! Требуем! Неукоснительно!» Поэтому часто такое сверхэмоциональное письмо-просьба не получает ожидаемой реакции, а просто игнорируется лицом, получившим его.

Чтобы этого не произошло, прежде чем приступить к написанию, задайте ключевые вопросы: « Для чего это нужно сделать?», «Какой результат нужно получить?» После этого будет проще сформулировать главную фразу, например: «Прошу вас профинансировать проект…», «Рассчитываю на ваше участие…» Одно письмо-просьба может содержать сразу несколько прошений или предложений, тогда в него включаются соответствующие слова, такие как: «Вместе с тем надеемся…», «Наряду с этим …», «Одновременно просим содействия и в …».

Ни в одном деле нельзя игнорировать правила элементарной вежливости, поэтому независимо от того, будет это личное или деловое письмо, просьба должна быть изложена корректно. И неважно, насколько вам нравится или неприятен его получатель, помните, что написанное пером (на клавиатуре), не вырубить и топором. К тому же любое послание может прочесть не только адресат, но и его коллеги, близкие, друзья. Зачем ставить себя и других в неловкое положение?

В правилах хорошего тона, так же как и в правилах деловой переписки, очень важно уметь приветствовать собеседника. Даже работая продавцом в ларьке, недопустимо оставить кого-либо без этого важного элемента общежития, тем более обращаясь к кому-либо за помощью. Поэтому каждое письмо-просьба должно начинаться с лаконичного и уважительно приветствия и заканчиваться пожеланием добра и вежливым прощанием, прочитав которые, адресат, даже если не знает вас лично, поймёт, что имеет дело не с истеричной личностью, а человеком, контролирующим себя.

Давайте кратко представим, как должно структурно выглядеть письмо-просьба? Пример: приветствие, краткое описание ситуации, суть вопроса и прошения, выражение надежды на помощь, вежливое прощание.

В нашей жизни каждый день своими поступками и действиями вы вольно или невольно создаёте себе репутацию. Письма, которые вы пишете, являются очень важной составляющей в этом жизненном процессе.