Обувным коробкам - нет: как организовать безопасное хранение важных документов и легко находить нужный

Хранение документов в доме - это настоящее искусство. Каким-то неведомым образом они постоянно теряются, даже если лежат в одном и том же месте. Их неожиданная потеря может стать причиной появления серьезных проблем. А еще документы придется восстанавливать, что займет немало времени и сил. Есть ли эффективный способ хранения важных бумаг в доме?

Какие документы нужно обязательно хранить, а не выбрасывать?

Чтобы сохранить документы в безопасности, их нужно правильно отсортировать. Соберите все бумаги, которые у вас есть, и разделите на две категории: те, которые нужно хранить всю жизнь, и те, которые через определенный промежуток времени можно будет выбросить.

К первой категории относятся:

  • свидетельства о рождении, усыновлении и смерти;
  • документы, подтверждающие заключение или расторжение брака;
  • договоры социального страхования;
  • военный билет или договор о контрактной службе.

Важно, чтобы эти документы лежали отдельно от остальных бумаг. Так вы убережете их от случайного выбрасывания при очередной уборке.

Ко второй категории относятся все временные документы. Условно ее можно поделить еще на две группы: важные бумаги, которые понадобятся на долгие годы, и все остальные. К первой из них относятся:

  • документы, подтверждающие ваше право на недвижимость и транспортные средства;
  • договоры купли-продажи имущества;
  • запись о модернизации недвижимости и расходах на нее - их хранят в течение 3 лет;
  • действующие страховые полисы и бизнес-лицензии;
  • документы, связанные с пенсионными выплатами, и завещания.

Документы, связанные с финансами

Временно нужно хранить документы, связанные с финансами. Через 3-4 года их обычно можно выбрасывать, так как они теряют свою актуальность. К ним относятся:

  • бумаги об инвестициях, доходах и тратах, связанных с покупкой акций;
  • документация по медицинским расходам;
  • бумаги, связанные с ведением бизнеса;
  • квитанции на благотворительные взносы.

В течение трех лет нужно хранить и квитанции об оплате коммунальных платежей и кредитов. Они понадобятся вам, если банк или управляющая компания обратятся к вам с претензией по неуплате. По выплате кредита возьмите справку, подтверждающую его закрытие. Ее нужно хранить в течение 5 лет.

Как организовать хранение документов?

Сразу стоит оговориться, что складировать все документы в обувную коробку - это плохая идея. Она подойдет для временного хранения, но оставлять в ней бумаги навсегда не нужно. Чтобы документы всегда были под рукой, важно создать собственную систему.

Каждая описанная выше категория должна храниться в отдельном месте. Подумайте о том, как вам будет удобнее сортировать документы: по теме или по году. Распределите их так, чтобы вам было удобно их находить. Для их размещения вы можете приобрести картотечный шкаф с отдельными ящиками. Компактной альтернативой станет папка с файлами. Для безопасности также нужно оцифровать документы и создать электронное хранилище. Это поможет вам быстро восстановить бумаги, если они потеряются или испортятся. Сканировать нужно и те документы, которые со временем могут выцветать, например, чеки и квитанции.

Как сохранить документы в безопасности?

Документы содержат много личных данных. Это номера банковских счетов, страховки, информация из вашего паспорта. Если эти данные попадут в руки злоумышленников, вы можете потерять немало денег. Поэтому важно позаботиться и о безопасности бумаг.

Документы стоит хранить в закрытом месте, недоступном гостям, детям и домашним животным. Свидетельства о рождении, смерти и браке, завещания и страховые полисы лучше всего оставлять в сейфе или труднодоступном месте. Обязательно стоит создать и их цифровые копии. В свою очередь, он должны быть защищены сложным паролем и шифрованием. Также их можно хранить на съемном диске или сделать их копии в облаке.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание

А как вы храните важные документы? Есть ли у вас система или вы просто складываете все бумаги в одном месте?
Подписаться
Я хочу получать
Правила публикации
Следят за новыми комментариями — 6
Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.