Если вы часто используете электронную почту в рабочих целях, вам крайне важно иметь представление об этикете общения в данной системе. Несмотря на то что вы ведете электронную переписку, а не общаетесь в режиме реального времени, вам следует придерживаться определенных правил и избегать вопиющих ошибок. О чем идет речь?
Пунктуационные ошибки
Вы хотите выразить свою мысль, прибавив множество вопросительных знаков? А может, вы не стесняетесь написать «LOL» или другие интернет-мемы посреди деловой переписки? Тогда информация, изложенная в статье будет весьма полезна для вас.
Одна из самых распространенных девчачьих ошибок, на которые нужно обратить внимание, это пунктуационные ошибки. Что имеется в виду? Употребление знаков препинания там, где это не требуется.
Серьезное электронное письмо будет выглядеть довольно странно, если вы поставите четыре восклицательных знака в конце первого предложения. Подобный подход - точно перебор, даже если вы хотите как можно более сильно донести свои мысли до получателя.
То же самое относится и к вопросительным знакам. Помните: никто не ответит вам раньше только потому, что вы "сели" на эту клавишу или добавили скобку после смайлика.
Следите за тоном переписки
Выберите тон для своей рабочей переписки (желательно нейтральный) и придерживайтесь его, чтобы ни происходило. Не нужно писать в излишне уверенном, приказном или угрожающем тонах: деловое письмо даже отдаленно не должно напоминать эмоциональную перепалку.
Учитывая это, не стоит в письмах преувеличивать восторженные отзывы: в противном случае другие ваши сообщения покажутся человеку холодными и недружелюбными. Если вы хотите более спокойно и неформально пообщаться с одним из ваших коллег, выберите другой интерфейс, например, личную учетную запись электронной почты или Facebook. Помните: не нужно начинать писать письмо, когда вас одолевают сильные эмоции.
Отсутствие лаконичности
Используете ли вы одни и те же слова в переписке? Например, однотипные «Доброго времени суток» или «Привет от друзей» иногда могут показаться излишними или навязчивыми, хотя многие не видят в этом ничего предосудительного.
Избегайте так называемого "словесного мусора". В противном случае наличие вводных, эпитетов и пассивных залогов будет здорово раздражать получателя. Доносите информацию в наиболее простой форме.
Учитесь у других
В большинстве коммуникативных ситуаций стратегия простого наблюдения за тем, как общаются другие, может здорово помочь вам и избавить вас от неприятностей. Итак, прежде чем предпринимать какие-либо действия, посмотрите, как другие общаются по электронной почте.
Тон и словарный запас вашего начальника, коллег или подчиненных подскажут вам, что ожидается от вас. Способность учиться у других - важный навык для тех, кто хочет совершенствоваться. Кроме того, всегда проверяйте, кто получит копию письма, прежде чем нажимать кнопку «Отправить»: деловые сообщения должны отправляться строго по адресу.
Не повторяйтесь
Кто-то может постоянно облегчать вам жизнь, и поэтому вы испытываете искушение благодарить человека. Однако частые "хвалебные оды" могут поставить вас обоих в неловкое положение: вы можете подумать, будто от вас требуется что-то большее, а получатель попросту не знает, как на это отреагировать.
Как бы вы ни были благодарны, достаточно выразить признательность за помощь один раз – честно, от души и по-настоящему!
Не объясняйте
Как по-вашему, в чем состоит главное различие между мужчинами и женщинами в деловых письмах? К примеру, ваш босс (мужчина) напоминает вам о том, что проект, который вы обещали выполнить за сегодня, нужно оформить до вечера.
Вместо того чтобы быстро ответить: «Я пришлю через час», вы печатаете 15-минутный рассказ с оправданиями, напоминающий драму личной жизни. Помните: в такой ситуации нужно смотреть вперед - лучше не объяснять, а предотвратить недопонимание!
Неправильное заполнение "Темы"
Сколько писем с «вопросами», «просьбами» или «запросами» вы получаете ежедневно? Разве вы не предпочитаете сразу понять, что нужно отправителям? Так почему же вы допускаете подобные ошибки в общении со своими коллегами?
И вам, и получателю будет намного лучше, если вы сразу увидите в исходящей почте в поле "Тема" «Вопрос – Проект Х». Вам не нужно открывать данное письмо, чтобы понять, что в нем.
Мы надеемся, что вышеприведенные рекомендации помогут вам избегать раздражающих привычек в общении по электронной почте.
