Иногда кажется, что в сутках не 24 часа, а 4. Дел так много, что просто невозможно справиться со всеми задачами.
Знакомая ситуация? Если да, значит, дело в том, что нужно осваивать основы тайм-менеджмента. Дело не в количестве времени, а в продуктивности и в умении распоряжаться им. Разбираем эффективные способы, как повысить свою производительность, все успевать и «подчинить» себе время.
Займитесь планированием
Вы можете думать, что держите в голове все дела, которые нужно выполнить. Возможно, так и есть, но пока они не зафиксированы на бумаге, то вы:
- не можете их классифицировать по степени приоритетности;
- можете забыть о тех или иных задачах в течение дня.
Не поленитесь, заведите ежедневник. Возьмите себе за правило в конце каждого месяца составлять список дел на предстоящий месяц, в конце недели — на предстоящую неделю, в конце каждого дня — на завтра.
Записав все задачи, классифицируйте их по степени приоритетности. Поставьте восклицательный знак напротив тех дел, которые нужно выполнить срочно. Установите дедлайны для каждой задачи. На всякий случай можете установить звуковое напоминание о них в телефоне.
Разделите день на блоки
Можно разделить сутки на следующие временные промежутки:
- с 9 утра до 13;
- с 14 до 18;
- с 18 до 21.
В каждом блоке должно быть не более одной важной задачи. Выбирайте для себя временной промежуток, когда вы наиболее продуктивны. Например, важные рабочие дела планируйте на первый блок, если до обеда у вас производительность лучше. А на вечер планируйте что-то менее существенное. Например, фильтрацию писем в электронной почте.
Работайте спринтами
Суть заключается в том, что вы интенсивно работаете над той или иной задачей на протяжении получаса, а затем делаете перерыв на десять минут. Затем опять возвращаетесь к работе и снова делаете перерыв на десять минут. Обеденный перерыв, естественно, остается полноценным, часовым.
Что дает данный метод? Ваш мозг и глаза передыхают, пока вы десять минут отдыхаете. Во время таких перерывов происходит «перезагрузка», и чаще посещают креативные идеи. Кроме того, иногда полезно остановиться для того, чтобы увидеть какие-то недочеты или ошибки в проделанной работе.
Выполняйте 2 важные задачи в сутки
Это задачи касаются долгосрочных целей. Одна задача — карьерная, а другая — личная. К примеру, вы посвящаете полтора-два часа до обеда карьерной цели: занимаетесь подготовкой, созданием презентации или проекта. И также посвящаете полтора-два часа в вечернее время суток реализации личной цели. Например, составляете бизнес-план для открытия в будущем своего стартапа. Или посещаете секцию танцев, изучаете английский язык, ищете вторую половинку в интернете и т. д.
Когда вы будете выполнять две краткосрочные задачи, то в конце дня испытаете удовлетворение от того, что день прошел не зря. Вы хотя бы на шаг приблизились к осуществлению мечты, к реализации важной для вас цели.
Фокусируйтесь на чем-то одном
Мало кому удается быть продуктивным, работая в режиме многозадачности. Бывает, что мелкие и незначительные дела отвлекают от более важных. В итоге в конце дня можно обнаружить, что продвинуться в делах не удалось: день прошел в болтовне с коллегами, прокруткой новостной ленты в соцсетях и т. д.
Вот почему так важно фокусироваться на выполнении одной задачи. Занимайтесь тем, что спланировали. Например, если сейчас вы должны приступить к написанию доклада, тогда отключайте звук на телефоне, уведомления, закрывайте все ненужные вкладки на компьютере и ближайшие полтора-два часа занимайтесь только докладом и ничем больше. И если кто-то из коллег попросил вас об услуге, извинитесь и скажите, что сейчас вы заняты, но через пару часов освободитесь.
Делайте перекусы и бегайте в перерывах
Очень важно следить за своей физической активностью и питанием. Ведь от этих составляющих напрямую зависят самочувствие и степень продуктивности.
Воздержитесь от плотных обедов и перекусов. Дело в том, что после этого будет сильно клонить в сон и будет не до работы. Хороший перекус — это не печенье, шоколад или бургер, а протеиновый батончик, орехи или банан.
Если вы работаете на удаленке, тогда практикуйте пробежки в перерывах между спринтами. Физическая активность поможет разгрузить мозг. Например, вы можете сделать 500 шагов по комнате. Если есть возможность, периодически выходите на пробежку на улицу (особенно актуально для проживающих в частном доме).
Записывайте идеи
Иногда во время выполнения одной задачи приходит в голову идея на совсем другую тему. Пусть на такой случай у вас под рукой будет блокнот и ручка. Просто запишите идею, никак ее не осмысливая и отложите блокнот в сторону. Продолжайте выполнять задачу, над которой только что трудились.
Затем, в свободное время, перечитайте идеи в блокноте и подумайте над тем, насколько они перспективны. Благодаря такому подходу во время выполнения основной задачи вы не будете отвлекаться на дела, которых нет у вас в ежедневнике, которые не являются срочными. В то же время из головы не вылетят толковые идеи, ведь все зафиксировано на бумаге.
Избегайте перенасыщения информацией
Знаете, что больше всего мешает продуктивности в современном мире? Доступ к большому объему информации. Эта информация забивает голову, засоряет мозги. 90% того, что мы узнаем из интернета, не имеет к нам никакого отношения.
Ни в коем случае не занимайтесь прокруткой новостной ленты в обеденный перерыв: особенно если занимаетесь интеллектуальным трудом. Вы еще больше забьете голову и потом не покажете никакой продуктивности в выполнении основных рабочих задач. Лучше сходите на улицу, подышите свежим воздухом. Просто посидите в тишине и спокойствии, послушайте музыку или звуки природы.
Не заходите в социальные сети просто так, от нечего делать. Используйте для поиска информации поисковик, но не соцсети. Дело в том, что опасность соцсетей заключается в том, что мы хотим найти одно, потом случайно видим другое и в итоге забываем о своей изначальной цели. Заходите на те сайты, где вас не будут отвлекать рекомендованные публикации.
На просмотр сообщений и уведомлений в своем аккаунте тратьте не более 10 минут в день. Можете установить специальное мобильное приложение, которое будет блокировать соцсеть при превышении временного лимита, вами же установленного.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание