Доказано, что периодические собрания позволяют повысить в компании производительность труда, способствует профессиональному росту персонала, облегчает внедрение инноваций и пр. То же самое касается и постоянных встреч по схеме 1:1, когда руководитель или менеджер беседуют с каждым из сотрудников в своем кабинете.
Встречи один на один и собрания позволяют налаживать отношения в коллективе, обмениваться мнениями, согласовывать цели и пр. Но проводить такие встречи, конечно, нужно правильно. Иначе они могут превратиться лишь в пустую трату времени. Зачастую сотрудники не любят собрания и посещают их неохотно. Несколько советов ниже позволят изменить эту ситуацию.
Что делать, если сотрудники не любят собрания: регулярный ритм
Чтобы встречи 1:1 и собрания были эффективными, нужно в первую очередь проводить их с заранее установленной периодичностью, не меняя ритма. Переносить или отменять такие собрания без необходимости не стоит. Последовательность руководителя в этом плане укрепляет доверие к нему со стороны персонала.
Проводить встречи 1:1 можно, к примеру, с периодичностью раз в неделю, а собрания - раз в месяц. Длится при этом как собрания, так и встречи могут от 30 минут и дольше.
Повестка дня
У каждой встречи 1:1 и собрания должна быть своя повестка дня. В противном случае все будет выглядеть, как простая болтовня. Повестка не должна быть сложной, но в ходе беседы с одним сотрудником или собрания придерживаться ее стоит обязательно. Конечно, при этом нужно «оставить место» и для открытого диалога и обсуждения каких-то вновь возникших вопросов.
Двусторонний диалог
Вместо того чтобы отчитывать сотрудника, руководителю во время встреч стоит вести с ним сбалансированный двусторонний диалог. Персоналу стоит позволять свободно делиться своими взглядами. Считается, что наиболее продуктивными бывают собрания, когда руководитель говорит в течение 30-40% отведенного времени, а сотрудники — 60-70%.
Обсуждение прогресса
Основной задачей сотрудников любой компании считается ее рост и развитие. Обсуждать с подчиненными прогресс в достижении поставленных задач и в их профессиональном росте, нужно в каждую встречу 1:1. Если сотрудник справляется с целями не слишком хорошо, стоит обсудить с ним способы преодоления вызывающих проблемы препятствий.
Оценка работы подчиненных
На каждой встрече 1:1 также стоит обязательно давать оценку работы подчиненного. Сотрудника можно, к примеру, похвалить за хорошее выполнение какой-то задачи в течение предыдущей недели. Также ему нужно указать на недочеты, если они имеются, и обсудить с ним, как улучшить ситуацию.
Простые проверки
Быстрые проверки эффективности работы сотрудника позволяют облегчить обратную с ним связь и делают атмосферу менее напряженной и непредсказуемой.
Сотруднику на встрече можно задавать, к примеру, следующие вопросы:
- Как вы сами оцениваете свою работу в этом квартале?
- Насколько эффективно наш коллектив работает в качестве команды?
- Насколько уверенно на своем рабочем месте вы чувствуете себя именно сейчас?
Ориентация встречи на сотрудника
Встречи 1:1 всегда должны быть ориентированы на конкретного сотрудника. Именно его цели и проблемы должны занимать основную часть разговора. Руководитель или менеджер должны по большей мере слушать сотрудника, задавать ему наводящие вопросы и предлагать способы устранения препятствий.
Помимо запланированной повестки, сотруднику на встрече стоит позволять говорить и о том, что считает нужным он сам. Содействие росту персонала компании считается одной из главных задач менеджера или руководителя.
Планы на следующий период
На каждой встрече также стоит обсуждать и планы сотрудника на следующую неделю. Ознакомившись с этими планами, менеджер должен дать им оценку и в случае необходимость что-либо подкорректировать. Такое обсуждение позволяет лучше координировать работу персонала. Конечно, в ходе встречи или собрания руководитель может ставить перед сотрудниками новые задачи и от себя.
Забота о персонале
В ходе встречи с сотрудниками стоит проявлять внимание и к их личным проблемам. Можно, к примеру, поинтересоваться, как собеседник провел выходные, спросить о его семье, интересах. Это позволяет создать в коллективе более теплую атмосферу и наладить лучший контакт с персоналом.
Оценка встреч и собраний
Периодические встречи с сотрудниками и собрания нужно постоянно оценивать. Эффективность бесед с коллективом можно проверить, к примеру, с помощью анонимных опросов.
У сотрудников, к примеру, стоит поинтересоваться:
- насколько устраивает их периодичность проведения встреч и собраний;
- насколько комфортно они чувствуют себя на собраниях;
- помогают ли им встречи сделать их работу более эффективной и т. д.
Такие опросы лучше всего проводить один раз в квартал. Анализ полученных результатов поможет повысить отдачу от собраний и встреч, и как следствие, сделать работу персонала более эффективной.
