По статистике, 92% сотрудников считают совещания пустой тратой времени. Исследование показало, что руководители проводят более 23 часов в неделю на разговоры, которые заставляют тратить драгоценное рабочее время. Оно могло быть использовано продуктивно и конструктивно, поэтому надо продумать новую стратегию и тактику проведения рабочей встречи. На что стоит обратить внимание при планировании, пойдет речь в данной статье.
Запланируйте две встречи по 15 минут вместо одной получасовой
Не стоит сидеть по тридцать минут и по часу, разговаривая на темы, не являющиеся максимально актуальными. Имеется в виду, не стоит тратить время на обсуждение тем, которые приходят в голову в ходе совещания.
Предложите каждому из сотрудников сформулировать интересующие его вопросы, сами также напишите план обсуждаемых тем. Не надо собирать людей ради галочки, соберитесь, когда это действительно станет необходимым. То есть, возникла потребность что-то обсудить, сделайте это максимально быстро, затем можно собраться снова.
Разделите рабочую встречу на две части
Далеко не всегда на совещании надо присутствовать всем членам коллектива. Вопросы могут касаться определенных групп или людей, потому не стоит отвлекать всех ради решения не интересующих их проблем. Проведите вместо одной большой две короткие встречи, куда сотрудники будут приглашены индивидуально. Это поможет вам конструктивно поработать над планами, а также привлечь всех работников максимально адресно (каждый поймет свою задачу, и это поспособствует производительности).
Подготовьте повестку дня
Как уже было сказано, устраивать совещание просто так без определенной цели, не целесообразно. Нужно собирать людей только по мере необходимости. Поэтому вам надо тщательно подготовиться к совещанию. Во-первых, продумайте повестку дня сами и попросите коллег предложить свой план для обсуждения.
Вам надо также иметь время на то, чтобы ответить на интересующие вопросы, а не увидеть их впервые и не знать, что с этим делать. Уделяйте время для подготовки, чтобы совместно проведенное время было максимально конструктивным.
Откажитесь от заранее спланированных совещаний
Если вы назначите совещание за несколько дней до его проведения, это может негативно отразиться на работе сотрудников. Есть чувствительные люди, которые начинают волноваться, особенно сложным для них является последний час. Они сосредотачивают внимание на том, что им придется говорить или на темах, которые придется обсуждать и поэтому совершенно забывают о своих непосредственных обязанностях.
Поэтому старайтесь «не пугать» людей, а создать на рабочей встрече доброжелательную и не напряженную атмосферу, которая поможет вам стать ближе. Достаточно объявить о совещании в тот же день или за несколько часов, чтобы работники успели подготовить вопросы, но при этом не долго волновались. Исключения могут быть в отдельных случаях, которые надо постараться сделать редкими.
Максимально снижайте уровень стресса и риск выгорания сотрудников
Сделайте так, чтобы совещания стали обычными встречами, на которых каждый сотрудников сможет почерпнуть для себя много нового и полезного. Для этого необходимо дать возможность высказаться всем без исключения (конечно же, по существу). Наладьте обратную связь, сделайте количество совещаний минимальным, как и время для их проведения. Сотрудники не должны их боятся, им важно понимать значение своего вклада в общее дело, и вклад должен быть оценен по достоинству.
Если вы найдете оптимальный формат совещаний, который устроит всех работников, уровень стресса и риск выгорания будет снижен до минимума. Это очень важно для того, чтобы коллектив был дружным, и все работали с полной самоотдачей.
