У тех, кому приходится работать с объемными текстовыми файлами, часто возникает вопрос о том, как сделать содержание в «Ворде 2007». Составление содержания вручную очень трудоемко, кроме того, при малейшем изменении форматирования, объема или композиции текста номера страниц в таком содержании нужно заново выверять. Между тем сделать это автоматически очень просто.
Возможности автоматического содержания
Автоматическое содержание в «Ворде 2007» представляет собой список заголовков и подзаголовков. Этот список отличается от обычного следующими возможностями и особенностями:
- Список составляется программой, номера страниц проставляются автоматически.
- Каждая строка списка – это ссылка, позволяющая динамично переходить к соответствующей части документа. Нажатие мышью по заголовку при одновременном нажатии клавиши Ctrl перемещает к соответствующему разделу.
- Список может реагировать на изменения в документе. Если глава, которая изначально начиналась со страницы 56, переместилась на страницу 57, достаточно обновить содержание, чтобы номер страницы изменился (курсор на области содержания – правая кнопка мыши – «Обновить оглавление» ). То же касается названий, количества и очередности разделов, глав и параграфов.
Маркирование заголовков и подзаголовков
Перед тем как сделать содержание в «Ворде 2007», нужно подготовить текст, промаркировав заголовки и подзаголовки. Помеченные определенным стилем или уровнем фрагменты текста могут быть прочитаны программой как элементы содержания.
Выделите заголовок, перейдите на вкладку «Главная» в меню программы, найдите группу «Стили». Выберите стиль «Заголовок 1». Маркирование произведено. Точно так же пометьте все названия других разделов или глав. Если в содержании подразумевается два уровня (отображение и заголовков, и подзаголовков) или более, поочередно выделите и маркируйте каждый подзаголовок соответствующими стилями («Заголовок 2», «Заголовок 3» и т. д.).
Альтернативный способ разметки – использование инструмента «Уровни структуры» («Ссылки» – «Оглавление» – «Добавить текст» – выбрать уровень). В общем-то, для разных целей используются и первый, и второй вариант, и выбранный способ практически никак не влияет на то, как вставить содержание в «Ворде».
При маркировании названий глав их форматирование меняется согласно установкам по умолчанию. Эти установки можно поменять, но еще проще – заново отформатировать уже помеченный заголовок, а затем с помощью инструмента «Формат по образцу» (вкладка «Главная», группа «Буфер обмена») изменить оформление всех остальных заголовков. К слову, помечать заголовки тоже можно с помощью этого инструмента: достаточно маркировать и отформатировать один заголовок, а все остальные пометить по его образцу.
Дополнительные преимущества автоматического содержания
После разметки документа станет возможным отслеживать его структуру при помощи опции «Схема документа». Она позволяет не только ясно представлять композицию текста, но и очень быстро по нему перемещаться.
Перейдите во вкладку «Вид», во второй группе «Показать или скрыть» найдите эту опцию и поставьте галочку. Слева от документа появится дополнительная область, в которой будут отражены заголовки всех уровней. При нажатии на заголовок курсор переместится в соответствующий раздел документа. Это очень удобная функция, которую сложно переоценить при работе с объемными текстами сложной структуры. Эта же функция поможет устранить случайные или ошибочные маркировки.
Устранение случайных или ошибочных маркирований
Очень важно убедиться, что документ не содержит других помеченных заголовков (это может быть в случае, если в текст делались вставки или он создавался из нескольких документов, а также в результате «произвола» программы, что, к сожалению, иногда случается). Проверить текст на наличие помеченных заголовков лучше перед тем, как сделать содержание в «Ворде 2007».
Самый простой способ выявить существующие в тексте помеченные заголовки – это воспользоваться опцией «Схема документа». Если при открытии этого поля не отображается ни одного заголовка, значит, текст их не содержит. Если они есть и не соответствуют реальной структуре работы, маркировку нужно удалить, сменив стиль помеченного фрагмента на «Обычный» или применив к нему инструмент «Формат по образцу», взяв за образец текст обычного абзаца.
Создание содержания
Итак, как сделать содержание в «Ворде 2007»? Процесс состоит из двух этапов – подготовки текста и непосредственно создания автоматического списка с номерами страниц.
Поставьте курсор в то место, где должно начинаться оглавление. Во вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» найдите инструмент «Оглавление». После нажатия на эту кнопку вы увидите меню, в нем нужно нажать на вкладку, которая также называется «Оглавление» и вызывает одноименное диалоговое окно. В его опциях разобраться несложно: с их помощью регулируется вид и функциональность будущего содержания (наличие/отсутствие номеров страниц, их расположение по правому краю или рядом с текстом, количество уровней, вид заполнителя и т. п.).
Кнопка «Параметры» позволит проконтролировать возможность создания оглавления на основе выбранного способа разметки. Если названия помечались с помощью стилей, значит, галочкой должна быть отмечена соответствующая опция («Собрать оглавление, используя стили»), если использовались уровни структуры, то галочка должна стоять напротив опции «Собрать оглавление, используя уровни структуры». Обычно по умолчанию отмечены обе опции.
Форматирование содержания
Текст содержания форматируется так же, как обычный, за исключением того, что при изменении формата одного заголовка (строки содержания) программа, скорее всего, произведет идентичные изменения во всех остальных заголовках того же уровня. С одной стороны, это очень удобно, с другой, иногда этого не требуется. В этом случае достаточно нажать клавиши Ctrl и Z, и эти тотальные изменения будут устранены, а единичное изменение останется.
Часто возникает вопрос о том, как выровнять содержание в «Ворде». Для этого удобнее всего пользоваться бегунками на линейке. Поставьте курсор на строку того уровня содержания, который нужно изменить, и двигайте бегунки, а вместе с ними и текст так, как того требует оформление документа. Если нужно изменить все содержание, выделите всю его область и с помощью бегунков отрегулируйте выравнивание.
