Больничный лист позволяет человеку законно отсутствовать на работе и соблюдать постельный режим в случае болезни. За период отсутствия за работником сохраняется средний заработок. Однако фонд по соцстрахованию тщательно отслеживает правильность заполнения больничного листа как со стороны амбулатории, так и со стороны работодателя. Поэтому неточности и ошибки могут стать причиной отказа в оплате по документу. Но в ряде случаев существует возможность внести исправления.
Особенности оформления больничного листа
Больничный лист несет двойную функцию:
- является подтверждением уважительной причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- это финансовый документ, на основании которого проводятся выплаты пособия.
Важно знать работнику: сложенный документ в два и более раза признается действительным. Поэтому отказ в приеме работодателем сложенного в несколько раз больничного листа является незаконным.
Что говорит закон?
Как исправлять ошибки в больничном листе и кто это может сделать, предусмотрено федеральным законодательством. Прежде всего, документ может быть признан действительным, если в него внесено не больше двух исправлений.
Другие условия:
- ошибки, которые допустил доктор, не подлежат исправлению;
- мелкие недочеты работодателя подлежат исправлению;
- под запретом использование корректора;
- перечеркивание неправильных значений допускается исключительно черной пастой;
- абсолютно все корректировки вносят только на обратной стороне больничного листа.
Если работодателю сотрудник принесет больничный лист с ошибками, которые были допущены врачом, то такой документ возвращается. Работнику придется заново обращаться в медицинское учреждение, чтобы ему выдали новый и правильно заполненный лист.
Допустимые исправления
Фонд по страхованию в своих разъяснениях, как исправлять ошибки в больничном листе, дает следующую информацию:
- если не помещается имя или фамилия, другие данные, то допускается выходить за границы формы;
- допускается частичное проставление печати в местах, где заполнены поля;
- разрешаются небольшие помарки, лишние точки или галочки;
- разрешается не проставлять прочерки в пустых ячейках;
- допускаются лишние пробелы;
- неверное указание наименования работодателя врачом;
- занесение информации о медицинском учреждении в неточной последовательности.
Общие правила внесения корректировок
Порядок, предусматривающий, как исправлять ошибки в больничном листе, требует от работодателя проведения следующих мероприятий:
- запись, которая подлежит исправлению, перечеркивается черными чернилами;
- с тыльной стороны больничного листа в свободном поле вносятся корректировки, то есть правильная информация;
- около корректирующей записи проставляется запись «Исправленному верить», подпись и печать, расшифровка должностей, фамилии.
Главное - помнить, что все исправления прописываются исключительно на оборотной стороне больничного листа, а не на лицевой.
Не секрет, что врач прописывает название предприятия, где работает пациент, с его слов. Разъяснения ФСС по этому вопросу однозначны: неправильное написание наименования предприятия не является ошибкой, если представляется возможным четко определить предприятие, где работает больной, по записям, которые вносит работодатель.
Но если медицинское учреждение не внесет никакой записи о работодателе, в графе, где положено ставить такие отметки, то работника придется отправить в больницу, чтобы больничный лист был переоформлен или внесены все данные. Без названия предприятия администрация работодателя не вправе принять документ.
Если врач «не попал» в отведенные графы или наименование компании-работодателя не поместилось в отведенные клетки, то эти записи не требуют корректировки.
Ошибка в названии работодателя, расчетах
Как исправить ошибку в больничном листе: образец корректировки в части наименования предприятия, заполняемой работодателем:
АО «Ошибка» | Неправильное название, которое перечеркивается |
ООО «Ошибка» | Скорректированная запись |
На тыльной стороне документа вносятся следующие корректировки:
- Место работы – наименование работодателя.
- ООО «Ошибка».
- Исправленному верить.
- Директор, подпись, Ф.И.О.
- Гл. бух. подпись, Ф.И.О.
- М. П. при наличии.
В данном случае следующая запись, а именно регистрационный номер, позволяет полностью идентифицировать предприятие.
Место работы должно прописываться полностью или в соответствии с сокращенным названием, которое утверждено в уставных документах. Для индивидуальных предпринимателей, используется общепринятое сокращение "ИП Фамилия И. О.".
Исправляем ошибки в больничном листе, пример при корректировке в расчетах приведен в таблице.
Графы в больничном листе | Пример ошибки и ее исправления | |
Сумма пособия: за счет средств работодателя | 8 5000 р. 00 к. | Если в этой графе допущена ошибка, то ошибочно внесенная сумма перечеркивается 8 500 р. 00 к. |
За счет средств Фонда социального страхования РФ | 8 500 р. 00 к. | Ниже, заносится следующая запись: Сумма пособия: за счет средств работодателя. 2 500 р. 00 к. Исправленному верить. Директор, подпись, Ф.И.О. Гл. бух. подпись, Ф.И.О. М. П., при наличии. |
В теме, как исправить ошибку в новом больничном листе, часто звучит вопрос, обязательно ли вносить ИНН работника, и будет ли отсутствие кода считаться ошибкой? На сегодняшний день вносить код ИНН необходимо только по усмотрению работодателя. Не предусмотрено проставление кода даже в больничном листе, который выдается в случае оформления пособия по беременности и родам.
Срок выдачи
Следующий вопрос, интересующий бухгалтеров, в области решения вопросов, как правильно исправлять ошибки в больничном листе: если некорректная дата выдачи документа, что делать? К примеру, в поле проставлена более поздняя дата, пациент был выписан 11 числа, а больничный лист выдан 15, того же месяца.
Такой документ однозначно возвращается работнику, чтобы тот получил правильно заполненный новый документ в больнице. Федеральным законодательством предусмотрено только три срока выдачи больничного листа:
- при лечении только в поликлиническом отделении лист выдается в первый или в последний день болезни;
- если после поликлиники больной попал в больницу, то листок нетрудоспособности выдается в поликлинике, с датой первого обращения и открытия документа, а закрывается уже в больнице, датой выписки;
- если сотрудник сразу попал в больницу, то листок выдается в момент выписки, а датой выдачи считается дата последнего дня нахождения в стационаре.
Больничный лист для совместителя
Частый вопрос, как исправить ошибку в больничном листе работодателем, если сотрудник является внешним совместителем?
В случаях, когда больной является внутренним совместителем, то ему не требуется второй листок нетрудоспособности, ведь работодатель один.
Если же пациент медицинского учреждения является одновременно сотрудником двух и более компаний, то в больнице ему должны предоставить несколько оригинальных образцов листа, по одному для каждого работодателя. В соответствующей графе врач или другой представитель больницы, выдающий листы, проставляет галочку, по какому месту работы следует представить документ – по основному или в месте совмещения. Отсутствие такой отметки считается ошибкой.
Когда придется заменить больничный лист?
В ряде случаев обычной корректировкой записей не обойтись, придется заменить ранее выданный документ. Случаи, когда листок нетрудоспособности придется заменить в обязательном порядке:
- если наименование амбулатории не совпадает с названием, прописанным в уставных документах этого учреждения;
- адрес больницы не совпадает с местом выдачи документа;
- печать медицинского учреждения не содержит надпись "Для больничных листов" или "Для листков нетрудоспособности";
- должность доктора не расшифрована;
- нет расшифровки инициалов и фамилии врача.
Естественно, что придется заменить листок, если работодатель допустил при его заполнении более двух ошибок.
Последствия неправильного внесения корректировок
В зависимости от того, как исправлены ошибки при заполнении больничного листа, зависит и возможность получения выплат работником. Ведь частично оплата проводится из Фонда, следовательно, сотрудники ведомства скрупулёзно следят за правильностью составления документа.
Так, для работника халатное отношение к заполнению листа грозит тем, что с ним не будет проведён расчёт. Для работодателя неправильные или многократные (более 2 раз) корректировки в документе влекут за собой наложение административного штрафа.
Куда деваются испорченные бланки листов нетрудоспособности?
Если работодатель со второго раза не справился с задачей, как исправить ошибки в больничном листе, то документ подлежит замене в больничном учреждении, где он был выдан. Точнее сказать, выдаётся дубликат старого, с уже корректными данными. А что же происходит с испорченными бланками? Такие документы не подлежат уничтожению, а передаются на хранение ответственным лицам больницы на хранение. Срок хранения – 3 года.
Процедурно выглядит все следующим образом:
- доктор оформляет новый больничный лист с исправлениями, передаёт его пациенту взамен ранее выданного;
- испорченный бланк передаётся врачом в регистратуру, где ответственное лицо ведёт учёт таких документов;
- ответственное лицо, записывает реквизиты испорченного листа в специальный журнал, а сам испорченный документ подшивается в папку.
По истечении срока хранения бланки списываются и подлежат уничтожению, о чем составляется акт.
Фальшивый или подлинный листок нетрудоспособности?
Наряду с вопросами, как исправить ошибку в больничном листе работодателем, образцов записей, администрацию предприятия интересует, как определить подлинность документа?
Прежде всего следует обратить внимание на цвет бланка, он должен быть голубым, к середине более светлого тона. При этом ячейки, где вносятся записи, обязательно белого цвета.
На бланке должен обязательно присутствовать штрих-код, состоящий из 12 цифр. Присутствует микротекст. Если бинарный код отсутствует, то это не является фактом, подтверждающим, что документ поддельный. Номер бланка обязательно должен быть нанесен типографским способом. В любом случае, если больничный лист внешне не напоминает подделку, но есть определенные подозрения, то можно обратиться в ФСС, в специальный отдел, или написать официальный запрос в свободной форме. А с перечнем украденных или утраченных листков можно ознакомиться на официальном сайте фонда.