В производственных условиях могут возникать такие ситуации, когда необходимо произвести отзыв из отпуска сотрудника. В данной статье рассматриваются вопросы законности осуществления подобного мероприятия, раскрывается, на основании чего оно может быть проведено, а также как его можно провести через 1С.
Понятие об отпуске
Он представляет собой законодательный длительный отдых работника. Отпуск должен быть непрерывным в течение определенного временного промежутка, при этом за сотрудником сохраняется среднемесячная зарплата и место работы. Помимо этого данный длительный отдых может предоставляться без оплаты.
Все отпуска подразделяются на ежегодные основные и дополнительные. Последние предоставляют работникам, которые осуществляют трудовую деятельность в тяжелых и неблагоприятных условиях, работающим в некоторых отраслях, имеющим непрерывный стаж в определенном экономическом субъекте, с ненормируемым рабочим днем и других случаях, какие оговариваются в трудовом или коллективном договоре, а также иными локальными нормативными актами или нормативно-правовой базой государства. Помимо этого, они предоставляются матерям и одиноким отцам, которые имеют малолетних детей. Минимальный ежегодный отпуск — 28 дней. На удлиненные периоды длительного отдыха имеют право несовершеннолетние, госслужащие, работники научно-образовательных учреждений, судьи и прокуроры, а также депутаты Госдумы.
На работе по совместительству отпуск должен быть предоставлен одновременно с таковым по основному месту трудовой деятельности сотрудника. Причем при наличии такой работы истечение полугода для ухода в отпуск необязательно. Дополнительные длительные периоды отдыха могут предоставляться не только государством, но и устанавливаться соответствующими соглашениями или коллективными договорами хозяйствующими субъектами. На них распространяются те же самые правила, которые описаны ниже по отношению к тому, как оформить отзыв из отпуска.
Законодательная база
Правовые основы в области труда предусматривают, что осуществляется отзыв из отпуска по производственной необходимости. Однако в большинстве случаев проверяющих не устраивает такая формулировка. Поэтому аргументация данного процесса должна быть детальной. Трудовой кодекс не предполагает детальной классификации причин рассматриваемого явления. В частности, отзыв из отпуска по производственной необходимости может быть произведен по следующим основаниям:
- увольнение сотрудника, временно замещающего отпускника;
- внеплановая проверка или ревизия, что особенно характерно для бухгалтерии;
- производственная задача, которая должна или может быть разрешена только тем работником, который находится на законном длительном отдыхе;
- возникновение аварии или иной чрезвычайной ситуации.
Этот перечень не является исчерпывающим, но причина, какой бы она не была, обязательно должна найти свое отражение в документах.
При наступлении такого события неотгулянные дни отпуска предоставляются работнику в течение рабочего года в то время, когда ему будет это удобно, либо присоединяются к следующему очередному периоду законного отдыха. Помимо этого, в случае предоставления отпуска более 28 календарных дней, отозванный может потребовать выдать за неотгулянную часть отпуска денежной компенсации.
Такой отзыв может осуществляться только с согласия сотрудника. В случае несогласия работника подобная процедура не может быть выполнена руководством хозяйствующего субъекта.
Это касается не только очередного отпуска, но и ежегодного дополнительного отпуска, подлежащего оплате, а также отпуска без сохранения зарплаты.
Угроза увольнения
Некоторые из экономических субъектов отказ сотрудников на их отзыв из отпуска приравнивают к прогулу. Однако ВС РФ было вынесено Постановление, в котором сказано, что отказ прервать законный отдых не зависит от причины, его вызвавшей, а сотрудник вплоть до его окончания имеет право не выходить на работу. Такое поведение не является нарушением трудовой дисциплины.
Категории работников, не подлежащие данной процедуре
Отзыв работника из отпуска не может быть осуществлен по отношению к следующим из них:
- несовершеннолетние;
- работающие на опасных и/или вредных производствах;
- беременные.
Если эти категории работников дадут свое согласие на отзыв из отпуска, работодатель не должен им пользоваться, поскольку в случае обнаружения данного факта проверяющими организациями хозяйствующий субъект или его должностное лицо могут подвергаться штрафу как одному из видов административных наказаний.
Начало процедуры
Как правило, она стартует с того, что руководитель структурного подразделения хозяйствующего субъекта подает служебную записку руководителю высшего звена. В последней должно быть дано объяснение, чем вызвана необходимость отзыва работника из отпуска с характеристикой текущей производственной ситуации. Руководитель предприятия может проставить положительную визу на данной служебной записке, в виде «Не возражаю» или «Согласен» или отказать с одноименной визой.
Поиск сотрудника
До того как сотрудник будет отозван из отпуска, он должен быть найден в том месте, где осуществляет свой отдых. Это обусловлено тем, что находиться дома он не обязан, так же как и ставить работодателя в известность о том, где он собирается проводить свободные дни. Поэтому у руководства есть выход: издать локальный нормативный акт, который будет носить рекомендательный характер. На основании этого документа отдел кадров сможет осуществлять сбор контактных данных. Помимо этого, можно проводить анкетирование сотрудников, выясняя места проведения выходных, праздничных и отпускных дней.
Обращение работодателя к сотруднику
Работник, отзываемый из отпуска, должен быть проинформирован о возникших в хозяйствующем субъекте трудностях. В случае доверительных отношений между работодателем и сотрудником возможна договоренность по телефону. В иных случаях предложение работнику лучше оформлять в письменном виде. Данный документ составляется в свободной форме, поэтому там можно прописать пункт, в котором предусмотреть, дает сотрудник согласие или отказ на данное предложение. Законодательно не определено, должен ли работодатель сообщать своему сотруднику о том, что тот может не выходить из отпуска, то есть данный вопрос оставлен на рассмотрение руководителя.
Приказ
После получения согласия от сотрудника выйти на работу во время законного отдыха руководитель издает приказ об отзыве из отпуска. Он может составляться в произвольной форме. После издания данного приказа вносятся изменения в график отпусков, форма которого утверждена приказом Госкомстата.
Помимо этого, факт отзыва должен быть зафиксирован в личной карточке сотрудника. Данные об произошедших изменениях вносятся в 8 раздел, в котором и содержится информация обо всех отпусках.
Образец приказа отзыва из отпуска приведен на рисунке.
Рассмотрим основные его положения.
Вверху указывается наименование хозяйствующего субъекта, его реквизиты. Далее идет «Приказ об отзыве из отпуска» с указанием номера, ниже проставляется населенный пункт, в котором расположена организация или ИП слева, а справа указывается дата подписания приказа. Ниже располагается основной текст данного документа, в котором должна быть приведена информация о Ф. И. О. отзываемого сотрудника, дата, с какой он осуществляется. Желательно прописать, в какой период будет предоставлен дополнительный отпуск работнику, какова будет его продолжительность и с какого числа он начнется. Здесь же должно приводиться поручение бухгалтерии о перерасчете отпускных за неиспользованные дни. Также поручается отделу кадров внести изменения в график отпусков на основании данного сотрудником согласия на отзыв.
Перерасчет отпускных
При отзыве из отпуска работник должен получить зарплату за то время, которое им фактически отработал. Поэтому отпускные, которые он получил перед началом законного длительного отдыха, требуется пересчитать работодателю. Переплата рассчитывается делением начисленных отпускных на число оплаченных календарных дней подобного отдыха и умножением на таковое фактическое, после чего из общей суммы отпускных вычитают полученную сумму. Излишне уплаченная хозяйствующим субъектом сумма может быть возвращена работником в кассу, но работодатель не может заставить его сделать это. Можно зачесть эту сумму в счет зарплаты. Однако лучше это оговорить в том предложении, которое делалось работнику при отзыве из отпуска.
Использование 1С при осуществлении рассматриваемой процедуры
Она производится в версии «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). При этом оформляются документы-исправления в зависимости от периода осуществления сторно. При отзыве в периоде расчета отпуска подобный документ оформляется для кадрового приказа на отпуск с исправлением даты выхода в документе начисления отпуска. Производится перерасчет отпуска. Осуществляется перезаполнение и расчет документа начисления зарплаты.
В случае закрытия сторнируемого периода отзыв работника производится в следующем периоде после того, как отпуск был рассчитан и начислен. Поэтому документ-исправление при оформлении отзыва из отпуска в 1С вводится и в кадровом приказе, где отражен факт ухода в длительный отдых, и в расчетном. При этом указывается период начисления, который отличается от периода главного начисления отпуска.
Дата выхода работника из отпуска указывается фактическая, а сторно осуществляется расчет суммы прошедшего периода в документе начисления отпуска. Таким образом оформляется отзыв из отпуска в ЗУП.
Сроки отзыва
Они не регламентированы и зависят от конкретной производственной ситуации. При неизвестном периоде отзыва, он должен обсуждаться с сотрудником. Прерывание отпуска может случиться на полчаса, однако должен быть оформлен на одни сутки.
Заявление отпускника
Такая ситуация может сложиться в том случае, если прогнозируется природное чрезвычайное происшествие в предполагаемом месте проведения части отпуска. Заявление должно содержать следующую информацию: объяснение причины, по которой сотрудник просит разрешения на прерывание законного длительного отдыха, предполагаемую дату выхода на работу. Также там должно быть указано, с какой даты работник хочет получить отпуск взамен неиспользованных дней текущего.
Помимо этого, заявление нужно составить для избегания проблем с проверяющими организациями. В нем должно быть указано, что в связи с отзывом из отпуска работник просит предоставить ему дополнительный отпуск в количестве дней, совпадающим с таковым в отзывный период, с указанием начальной даты. Также, для избегания проблем с проверяющими организациями лучше просить работника указывать информацию о причинах прерывания отпуска в досрочном порядке. Именно это заявление будет являться основанием для издания приказа. Однако оформление этого документа необязательно, оно не регламентируется законодательством и в основном используется для подстраховки работодателя. Достаточным документом для отзыва из отпуска является наличие приказа.
Отдельные случаи отзыва из длительного законного отдыха
Отзыв может быть связан с поездкой сотрудника в командировку. В этом случае в табеле фактические дни отпуска проставляются, как и положено «О», а с момента отзыва проставляется «К». Командировочные расходы при этом оплачиваются отдельно.
В случае отзыва из неоплачиваемого отпуска перерасчет отпускных ввиду их отсутствия не производится. Данный вид отдыха не относится к ежегодным, в связи с чем график отпусков не подлежит корректировке. Следует иметь в виду, что в остальных случаях отзыва перерасчет должен выполняться в обязательном порядке. Его неосуществление приводит к нарушению материальных прав работника, а также трудового законодательства.
Корректировка налогов и страховых платежей
Нельзя засчитать сумму тех отпускных, которые работник получил перед наступлением отпуска в счет будущих дней отдыха. В связи с этим выплаченные отпускные не удерживаются, а переносятся на будущую зарплату, при этом НДФЛ не возвращается. Сумма налога будет пересчитана при следующей калькуляции зарплаты.
Страховые платежи корректируются двумя способами:
- при прерывании отдыха в начале месяца последние подлежат изменению в конце данного периода;
- если же работник начал осуществлять свою трудовую деятельность по истечении месяца, когда отпускные были начислены, то переплата должна быть скорректирована в ближайших платежах.
Виды отпуска, которых касается отзыв
В Трудовом кодексе не уточняется этот вопрос. Но основная часть юристов считает, что те положения, которые касаются отзыва работника из отпуска, относятся к ежегодному основному отпуску, являющемуся оплачиваемым. Это следует из практики, названия статьи, в которой приведен текст, касающийся рассматриваемой процедуры, где нет упоминания вида, хотя в названии он присутствует. Помимо этого о том, что речь идет именно о ежегодном отпуске, свидетельствует место расположения данной нормы в ТК.
Отзыв из учебного отпуска невозможен, поскольку он не ежегодный, а целевой. Время данного перерыва в работе устанавливается не работодателем, а учебным заведением, в котором проходит обучение сотрудник хозяйствующего субъекта. Поэтому прерывание рассматриваемого вида отпуска нарушит права сотрудника.
В случае прерывания отпуска без сохранения зарплаты в приказе лучше не допускать формулировки «в связи с отзывом из отпуска», а нужно говорить о досрочном прекращении отдыха от трудовой деятельности.
В заключение
В любом хозяйствующем субъекте может сложиться ситуация, при которой отзыв работника, находящегося на длительном законном отдыхе, является необходимым. При этом первоочередным действием, совершаемым работодателем, должно стать предложение сотруднику отзыва из отпуска. Он может быть проведен как в письменной, так и в устной формах. Дальнейшие действия работодатель должен осуществлять после того, как получит от сотрудника положительный ответ. В некоторых случаях топ-менеджер может потребовать от работника написания заявления на отзыв, на основании которого составляется приказ. Последнего документа для проверяющих организаций достаточно. После издания приказа кадровая служба делает корректировку графика отпусков, а бухгалтерия должна осуществлять перерасчет отпускных. При этом дата, когда будет предоставлен отпуск по фактически неотгулянным дням, определяется работником, она должна фигурировать и в приказе.
