Как пользоваться Outlook: инструкции и рекомендации

Подписаться Редактировать статью

Outlook - это программа для работы с вашей почтой, представляет огромное количество функций для работы с ней. Также в ней можно работать со всеми имеющимися ящиками.

Так как данная программа является одной из стандартных на компьютере с системой Windows, многие запускают ее и используют исключительно как программу для отправки и прочтения писем.

Важно! Если в вашей системе не было данной программы, необходимо установить Microsoft Office. Однако на деле Outlook на Windows представляет собой нечто большее. Это отличный инструмент для работы с почтовыми ящиками.

Как завести учетную запись в Outlook

Создание учетной записи

Как пользоваться Outlook? Сначала создайте учетную запись. Инструкция по созданию:

  1. Открыть программу Outlook и перейти на вкладку "Сервис".
  2. Выбрать "Учетные записи".
  3. В открывшемся окошке выбрать "Создать учетную запись".
  4. Далее появится форма для заполнения данных об учетной записи (имя, фамилия, дата рождения, электронный адрес и прочая необходимая для ведения учетной записи информация).
  5. После заполнения формы нажать "Далее", где будет предложено ввести никнейм и пароль. Нажать "Далее".
  6. После завершения ввода всех необходимых данных, нужно нажать на "Дополнительные параметры".
  7. Выбрать "Сервис исходящей почты".
  8. Здесь необходимо поставить галочки на уровне двух записей: "SMTP-серверу требуется проверка подлинности" и "Аналогично серверу для входящей почты".
  9. Перейти на вкладку "Дополнительно" того же окошка.
  10. Здесь необходимо ввести номера портов, которые вам предоставляли ваши провайдеры.
  11. Поставить галочку на "Оставлять копии сообщений на сервере" и нажать и ОК.

Учетная запись в Outlook готова, теперь можете с нее писать своим друзьям и коллегам. Вы можете использовать несколько учетных записей одновременно. Просто выйдите из текущей и зайдите в новую. Готово. Теперь вас видят ваши друзья и могут вам писать и приглашать вас на свои запланированные встречи.

Учетную запись можно так же удалить из Outlook.

Удаление

Инструкция по удалению учетной записи:

  1. Открыть программу Outlook.
  2. Пройти в раздел "Сервис" и выбрать "Настройки" (будут показаны все подключенные к данному Outlook почты).
  3. Нажать на учетную запись, которую необходимо удалить.
  4. В верхнем правом углу над рабочей областью списка учетных записей находится кнопка удалить в виде красного крестика. Нажать ее.
  5. Готово. Учетная запись удалена.

Удалить учетную запись можно, просто выбрав нужную и нажав на кнопку Delete.

Настройка программы

Как пользоваться Outlook? Как и любая другая программа, первый запуск начинается с индивидуальной настройки.

Инструкция по настройке Outlook:

  1. Необходимо настроить учетные записи почтовых ящиков в Outlook (перейти на вкладку "Файл", в раздел "Настройки учетных записей").
  2. При необходимости автоматизировать поток входящих/исходящих сообщений (перейти на вкладку "Файл", в раздел "Управление правилами и оповещениями").
  3. Настроить личную подпись для каждого отправленного письма (оформить автоматическую подпись каждого отправленного вами письма).

Все настройки можно осуществить в разделе "Параметры".

Как пользоваться?

Многим интересно, как пользоваться Outlook? Окно программы разделено на несколько частей: рабочая область, функциональная лента, список сообщений (входящие/исходящие).

Чтобы посмотреть исходящее или (входящее) в Outlook сообщение необходимо просто нажать на него.

Что можно сделать с сообщениями в Outlook:

  • удалить;
  • отправить в архив;
  • ответить на него или продолжить диалог с собеседником;
  • переслать другому собеседнику;
  • сохранить в отдельный документ (можно сохранить всю переписку);
  • распечатать (можно распечатать всю переписку);
  • выделять сообщения из разных переписок.

Функции почтового клиента Outlook:

  • поиск нужного сообщения из истории диалогов;
  • автоматическое дополнение предполагаемого ввода заголовка сообщений;
  • отправка и прием сообщений.

Отправка сообщения

Программа Outlook

Как пользоваться Outlook и как отправлять сообщения? Для того чтобы создать и отправить сообщение необходимо проделать следующие шаги:

  1. Открыть программу Outlook.
  2. Перейти в раздел "Файл".
  3. Выбрать "Создать сообщение" или "Создать беседу", если необходимо отправить сообщение больше чем одному человеку.
  4. Ввести или выбрать адресата.
  5. Напечатать необходимое сообщение. Outlook предоставляет возможность редактировать (изменять стилистику текста) сообщение, а так же добавлять в него различные мультимедийные файлы (в окне ввода сообщения выбрать "Вставить").
  6. После того как сообщение было напечатано и отредактировано, нажать на "Отправить".

Планировщик

Как открыть календарь и занести туда встречу в Outlook

Данную программу можно использовать как планировщик. В ней присутствует специальный календарь в котором можно отмечать свои встречи или дела на тот или иной день. Как только наступит этот день, Outlook выдаст соответствующее сообщение (уведомление), что на этот день у вас что-то назначено.

Как открыть календарь и занести туда встречу в Outlook? Календарь для занесения встречи или дела находится на главной вкладке программы, в левом верхнем углу. Необходимо нажать на "Создать встречу", кнопка которой выглядит как изображение пустого календаря. После этого необходимо ввести название дела или встречи и ее время дня или ночи.

Теперь нужно выбрать дату, пролистывая календарь и нажимая на нужный день. Программа Outlook предусматривает возможность приглашать участников встречи при ее создании.

Для этого необходимо выбрать вкладку отправить приглашение предполагаемым участникам (друзьям, коллегам или сотрудникам компании) о том, что в этот день пройдет встреча. Отметить у себя в календаре и разослать данную запись всем указанным людям.

В итоге Outlook становится не просто почтовым ящиком, но и удобным средством для планирования дел, встреч и уведомления о них нужных вам людей.

Что такое автоответ?

В почтовом сервисе Outlook можно настроить функцию автоответа. Это весьма полезная функция для тех людей, кто не так уж часто пользуется данной программой. Чтобы включить автоответ в Outlook, необходимо активировать функцию "Заместитель".

Как активировать функцию "Заместитель"

Порядок действий активации "Заместителя" отличается в зависимости от версии почтового сервиса.

Автоответ в Outlook

Для версий Outlook 2010-2016:

  1. Открыть автоматический режим подготовки макета (открывается при создании сообщения в основном разделе).
  2. Напечатать текст сообщения-автоответчика.
  3. Выбрать во вкладке "Файл" функцию "Сохранить как".
  4. Ввести любое названия сохраняемого файла и указать расширение типа .oft.
  5. Сохранить данный документ на компьютере.
  6. Вернуться в раздел "Файл" и выбрать "Управление оповещениями и правилами".
  7. В появившемся окне выбрать "Новое правило".
  8. В открывшемся разделе "Начать с пустого правила" выбрать "Применения правила к полученным мной сообщениям". Нажать "Далее".
  9. Появится "Первый шаг". Необходимо выбрать "Ответить, используя выбранный шаблон".
  10. На втором шаге выбрать "Указанный шаблон".
  11. Нажать на кнопку "Обзор" и найти в файловой система компьютера созданный до этого шаблон с форматом .oft.
  12. На завершающей стадии выбрать название для шаблона и поставить отметку "Включить правило". Нажать "Готово".

Данная инструкция по созданию автоответа пригодна только для версий Outlook с наличием аккаунта Exchange.

Учетная запись в Outlook

Автоответ в программе Outlook (2010-2016)

Инструкция по созданию автоответа в Outlook (2010-2016) без аккаунта Exchange:

  1. Открыть программу Outlook (2010-2016).
  2. Перейти на вкладку "Файл".
  3. Открыть раздел "Сведения".
  4. Найти кнопку "Автоответы" и нажать на нее.
  5. Поставить галочку на параметре автоответчика "Отправлять автоматический ответ, когда нет в сети".
  6. При желании выбрать время работы автоответчика.
  7. Выбрать круг общения, на который будет распространяться автоответ (внутри организации, друзья и т.п.). Можно выбрать несколько кругов общения одновременно.

После всего проделанного у вас будет установлен автоответчик на вашем почтовом ящике программы Outlook. Остается только написать текст для автоответчика.

Автоответы в Outlook

Ошибки в Outlook

Данная программа может иногда выводить различного рода ошибки. У каждой из них есть свой системный номер.

Как пользоваться Outlook

Примеры ошибок и их расшифровка:

  1. Ошибка 0x800CCC00 LOAD SICILY FAILED. Данная ошибка обозначает, что вы не можете авторизоваться. Проблема решается перезапуском программы или полной ее переустановкой.
  2. Ошибка 0x800CCC01 INALID CERTIFICATE CONTENT. Означает отсутствие сертификата авторизации учетной записи. Для исправления необходимо получить данный сертификат.
  3. Ошибка 0x800CCC0B SERER OR MAILDROP IS BUSY. Этот номер ошибки говорит о том, что вы слишком часто обращались к серверу. Необходимо подождать порядка 5 минут для следующего обращения к серверу.
  4. Ошибка 0x800CCC0C NOT INIT. Применяемый сервер не был найден. Проверить наличие сервера или его исправность.
  5. Ошибка 0x800CCC0F CONNECTION DROPPED. Данная ошибка говорит о проблемах с соединением интернета. Необходимо проверить соединение.
  6. Ошибка 0x800CCC10 INALID ADDRESS. Этот код ошибки выводится программой при неправильном указании электронной почты. Необходимо проверить правильность введенных данных.