В ходе своей деятельности организации несут представительские расходы, предназначенные для проведения официальных приемов, обслуживания представителей, присутствующих на переговорах по установке и поддержанию сотрудничества между предприятиями. Они относятся к прочим затратам на производство продукции и ее реализацию. Именно поэтому при начислении налога на прибыль они учитываются как косвенные затраты предприятия.
Представительские расходы включают затраты на:
- проведение переговоров, официальных приемов (обедов, завтраков, других подобных мероприятий) для определенных лиц и официальных представителей предприятия–налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- буфетное обслуживание переговоров и официальных встреч;
- обеспечение транспортной доставки официальных лиц к месту представительского мероприятия;
- оплату услуг наемных переводчиков, которые не входят в штат предприятия–налогоплательщика, но обеспечивают перевод.
Представительские расходы не могут включать в себя затраты на отдых, организацию развлечений, лечение и профилактику заболеваний, посещение культурных мероприятий. К ним нельзя отнести и обычные обеды в ресторанах, расходы на проживание в гостинице, затраты на проездные билеты, оформление виз, проведение юбилеев и праздников. Все эти затраты не уменьшают базу налогообложения.
В бухучете представительские расходы включают в прочие затраты полностью. Для налогового учета они учитываются в пределах определенных норм. Общая сумма может быть включена в прочие расходы в пределе 4% от затрат предприятия на оплату труда. К таким затратам относятся начисления заработной платы по окладам и тарифным ставкам, надбавки, компенсационные выплаты, премии, расходы на работников, предусмотренные коллективными договорами. Превышение этих затрат сверх установленной нормы не учитывается в прочих расходах.
Управленческий учет представительских расходов производится в зависимости от того, для чего они предназначены. Их списывают за счет определенных средств предприятия:
- себестоимости продукции;
- издержек обращения торговли;
- капитальных вложений;
- прочих расходов, отображаемых в финансовом результате, принимаемом или непринимаемом для целей налогообложения;
- целевых источников финансирования;
- счета, на котором учитываются ценности (например, те, что связаны с покупкой ценных бумаг).
Капитальные затраты, которые связаны с оборудованием помещения для проведения деловой встречи, к представительским расходам относить нельзя.
Оформление таких расходов нужно производить по приказу или распоряжению руководителя предприятия, в котором будут оговорены все нюансы оформления. Налоговый кодекс конкретных требований к оформлению таких первичных документов не содержит. Предприятие устанавливает порядок расходования представительских средств, оформление документов и контроль за этим. Представительские расходы, проводки по которым осуществляются по первичным документам, содержащим информацию о месте, дате проведения мероприятия, список представителей, конкретное назначение затрат, результат переговоров, должны оформляться определенным пакетом документов. В него должны входить: приказ об осуществлении таких расходов, смета расходов, отчет (акт) об их осуществлении, первичные документы, бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива.
Представительские расходы отображаются по дебету счетов 44 «расходы на продажу», 20 «основное производство» и 26 «общехозяйственные расходы», ну а по кредиту - на счетах VI раздела «расчеты» и счетах: 50 «касса», 19 «НДС», 51 «расчетные счета», 71 «расчеты с подотчетными лицами».
