Практически любая сделка требует документального подтверждения. Так, если речь идет о перечислении средств, то необходима выписка из банка или платежное поручение. Если же договор предполагает предоставление услуг, то составляется акт сдачи-приемки выполненных работ. Это двухсторонний документ, подтверждающий размер или факт оплаты и исполнения работ.
Зачем оформляется акт?
В образце акта сдачи-приемки видно, что фиксируется факт того, что исполнитель выполнил свои обязательства. Заказчик, в свою очередь, подтверждает своей подписью, что он согласен с оговоренной стоимостью, качеством предоставления услуг и готов оплатить их, если договором не предусмотрена 100 % предоплата.
Акты могут составляться ежемесячно, поэтапно или же единоразово, за конкретно выполненные работы. Их обязательно составляют в двух экземплярах, один из которых передается исполнителю, другой - заказчику.
В налоговом законодательстве не предусмотрена форма такого документа, но есть определенные требования, обязательные к соблюдению, чтобы была возможность отнести расходы в счет уменьшения налоговой базы, которая берется для определения налога на прибыль.
ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено четкое требование по составлению данного вида документа для всех абсолютно компаний, в противном случае такие расходы не будут учитываться при расчетах налога на прибыль. На практике инспекторы налоговой службы помимо акта в обязательном порядке требуют и договор на оказание услуг или выполнение работ. Исключением может быть мелкая бытовая услуга, к примеру, заправка картриджа для принтера или ремонт офисной техники.
Правила оформления
Не имеет принципиального значения, на каком бланке распечатан акт сдачи-приемки выполненных работ: на фирменном, с логотипом предприятия, или на обыкновенном листе бумаги. Главное, чтобы он был правильно оформлен и соответствовал требованиям ведения бухгалтерского учета.
Основные правила:
- Документ должен составляться на основании конкретной сделки. Реквизиты договора обязательно прописываются в акте.
- Он должен содержать полное и подробное описание предоставленной услуги или выполненной работы, ее качественные и количественные характеристики.
- Необходимо наличие информации о согласии заказчика на предоставление конкретных услуг.
- Должны быть указаны место и дата составления.
- Полные реквизиты сторон, печати и подписи уполномоченных лиц.
Если акт не будет содержать этих сведений, то их достаточно просто оспорить.
Следует помнить, что любые опечатки, неточности и ошибки могут привести к тому, что заказчику или исполнителю не удастся защитить свои права в судебном порядке.
Документ между юридическими лицами
Если сотрудничают две организации со статусом юридического лица, то им в обязательном порядке рекомендуется составлять акт сдачи-приемки оказанных услуг или выполненных работ. Делать это следует не только для налоговой службы на случай проверки, но и для личной подстраховки. Если в оговоренный договором срок заказчик обнаружит, что услуга оказана не в полной мере или не настолько качественно, насколько договорились стороны, то сделку можно обжаловать в судебном порядке.
Некоторые особенности составления документа позволят обезопасить себя:
- В случае предоставления нескольких услуг, каждая должна быть вынесена в отдельную строку и полностью описана. Представить такую информацию можно в виде таблицы.
- Акт сдачи-приемки должен нести информацию о полных реквизитах обеих сторон. В таких случаях удается избежать разногласий по поводу подписанта и других тонкостей в суде.
- Размер оплаты обязательно должен быть прописан цифрами и продублирован прописью.
- В идеальном случае сумма договора и акта должны полностью совпадать.
При возможности рекомендуется проверить подлинность подписей подписантов с обеих сторон.
Сотрудничество физического и юридического лиц
В некоторых случаях предприятия нанимают физических лиц для выполнения определенного вида работ или предоставления услуг. В данном случае законодательство предписывает в обязательном порядке оформлять акт сдачи-приемки выполненных работ. Образец такого документа также не предусмотрен законодательством, но он должен обязательно быть, чтобы у предприятия возникло право на учет этих затрат при определении базы для налогообложения.
На уровне законодательства также предусмотрена обязанность по заключению договора с физическим лицом и прикладыванию квитанции БСО, которая является бланком строгой отчетности. Квитанция подтверждает факт, что физическое лицо получило оплату за свою работу. В форме акта сдачи-приемки между физическим и юридическим лицом рекомендуется обязательно указывать сведения о наличии или об отсутствии претензий обеих сторон друг к другу.
Сотрудничество с ИП
Как и в остальных случаях, юридические лица, сотрудничая с индивидуальными предпринимателями, должны составлять акт. Акт сдачи-приемки должен содержать полную информацию об ИП: Ф.И.О. и ИНН, адрес проживания, контактные данные.
В случаях, когда у ИП есть наемные сотрудники, то в акте необходимо отобразить сведения об исполнителе конкретной работы.
Транспортные услуги
В случае предоставления транспортных услуг акт сдачи-приемки оказанных услуг подтверждает факт того, что исполнитель доставил оговоренный груз в определенные срок и место.
Помимо общих требований, в документе должен быть отображен маршрут движения транспорта. Также следует указать транспортное средство, его регистрационный номер и другие дополнительные характеристики, включая реквизиты ТТН и номера путевых листов.
Промежуточные акты
На практике существует и такой документ, как промежуточный акт сдачи-приемки услуг или выполненных работ. Он составляется, когда следует зафиксировать какой-то промежуточный результат, за определенный срок. К примеру, если договор предусматривает выполнение работ по графику.
Другая ситуация, когда может составляться промежуточный акт, – камеральная проверка. В этих случаях необходим документ, чтобы зафиксировать проведение конкретного вида работ за определенный промежуток времени.
Также акт может выступать в качестве доказательства в суде. Если предприниматель обращается к инвесторам или кредиторам за отсрочкой, то возможно, что потребуются документы, подтверждающие необходимость в привлечении дополнительных финансовых средств.
Образец акта сдачи-приемки услуг или работ, используемый в таких ситуациях, содержит ту же информацию, что и при составлении в стандартных случаях.
Корректировочный акт
Такой тип акта сдачи-приемки требуется, когда первоначальные объемы работ или услуг не соответствуют оговоренным условиям в договоре. Документ обычно требуется исполнителю, чтобы он смог выставить дополнительный счет для оплаты. Однако корректировочный акт может использоваться для предоставления претензии исполнителю, если заказчик оказался недоволен качеством.
При общении с теми же кредиторами и инвесторами тоже может потребоваться корректирующий документ, чтобы предприниматель смог подтвердить необходимость в дополнительных финансах.
В заключение
Составление акта сдачи-приемки – это не прихоть налоговой службы, а в большей мере возможность защитить себя от недобросовестного контрагента. Достаточно часто встречаются случаи, когда исполнитель предоставляет услуги или выполняет работы вовремя, качественно, получает за это оговоренные денежные средства, но по какой-то причине не подписывает акт. В дальнейшем, если заказчик пожелает вернуть хотя бы часть оплаченных исполнителю средств, то без документа ему это не удастся. При этом если заказчик обратится в суд, посчитает недополученную выгоду, то исполнитель может еще и оплатить вдвойне исковые требования истца.
С другой стороны, если исполнитель недобросовестный, а заказчик не отобразит свои законные требования к качеству в акте, то доказать в дальнейшем, что услуга или работа не соответствует требованиям договора и других нормативных документов, практически не представляется возможным.
Акт очень просто составлять. Главное, отображать основные моменты: реквизиты сторон, качество и объем работ и т. п., тогда никаких проблем у сторон не будет возникать.
