Если вы читаете этот пост, то наверняка используете какой-то ежедневный список дел в вашей жизни, верно? Вопрос в том, используете ли вы эту систему, чтобы реализовать свой потенциал? У вас получается все делать по плану, как записано в этом распорядке?
Если вы, как многие люди, планируете свое время, и даже можете контролировать выполнение распорядка, - это, конечно, разумно. Но вы, может быть, совершаете ошибку, которую допускают многие, что становится помехой не только в плане производительности, но и попросту в плане организации ваших мыслей.
"О чем речь?" - спросите вы. Сейчас поясним
Что содержит ваш ежедневный список дел? Достаточно ли разделить свое время на предстоящие задачи? А можете ли вы реально выполнить эти задачи в отведенный отрезок времени? Не всегда. И это ведет к сбою плана и, как результат, к неудовлетворенности собой.
Как построить правильный список важных дел
Ежедневный список дел должен состоять из небольших задач, которые занимают не более чем пару часов. В противном случае им не место в вашем общем списке.
Это ошибка многих. Они используют повседневное планирование, как напоминание о важных делах, над которыми нужно серьезно поработать. Это занимает один пункт в списке – тем дело и ограничивается. Потому что трудно человеку выделить первоочередную задачу в списке, где рядом стоят крупные проекты и мелкие задачи из обыденной жизни.
Как видите, не отделяя свои долгосрочные цели и проекты от обычных дел, вы ничего не добьетесь ни в том ни в другом.
Ведите список долгосрочной продуктивности
Что это значит? Многим невдомек, что есть и другие виды планирования времени, помимо простых ежедневных списков дел. Это личностные задачи для повышения продуктивности. И мало того, что они повышают продуктивность, позволяя при этом сохранить ваш список дел более четким и свободным, но они также позволяют мыслить на перспективу. Такая система позволит взять под контроль свое время и не допускать, чтобы ваш день контролировал вас. Это понятно?
Рассмотрим структуру этих списков - для организации продуктивности и типичного дневного перечня дел, который практикуют большинство людей.
- Список основополагающих целей. Он составляется как долгосрочная перспектива на 90-180 дней, чтобы распланировать, чего вы хотите достичь в этот промежуток времени. Что необходимо успеть сделать в ближайшие 3-6 месяцев? Каковы задачи и действия, которые будут иметь огромное влияние на вашу работу или вашу жизнь? Эти элементы и составляют ваш главный, целевой список. Это план - “что” и “когда” вы хотите достичь.
- Еженедельный список планируемых дел. Его использование послужит разбивкой элементов вашего первого, основополагающего списка целей. Эти элементы работают в направлении главного проекта, но разбивают большую задачу на меньшие подмножества. Это позволяет увидеть то, над чем нужно работать из недели в неделю, чтобы достичь целей, и как ваш ежедневный график может быть организован.
- Ваш ежедневный список дел. И вот, наконец, переходим к самому простому, что помогает разбить еженедельный список запланированных дел на мелкие задачи, которые вы можете решить всего за пару часов. Это своего рода фильтр задач, идущий вниз от двух первых списков, чтобы в конечном итоге позволить вам завершить каждый проект, который вы хотите довести до конца.
Результат?
Это может показаться немного странным - держать три списка вместо одного, но посмотрите, что происходит в результате.
Вдруг, с созданием, так сказать, генерального списка, ваш ежедневный список начинает что-то значить. Он становится свободным от долгосрочных проектов и включает только небольшие задачи, которые нужно успеть сделать каждый день, чтобы позволить вам завершить все запланированное. Вы начинаете с удовольствием вычеркивать исполненные пункты из ежедневного плана. Теперь вы сможете обратиться к завершению важных проектов и в итоге – к достижению ваших конечных долгосрочных целей.
Результат: ваш ежедневный список дел проходит путь от простой «свалки» всего, что вы должны сделать, до ключевой движущей силы вашей производительности и успехов.
