Акт сверки: зачем он нужен и как его заполнить
Акт сверки - это документ для подтверждения взаиморасчетов между организациями. Чтобы не допустить ошибок, составляйте акты сверки с контрагентами хотя бы раз в год.
Что такое акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов - это документ, который составляют две стороны, например поставщик и покупатель, для согласования расчетов между собой. В нем указывают суммы задолженности на начало и конец периода, все платежи и отгрузки за этот период. Если обе стороны согласны с данными в акте и подписали его, значит они подтверждают наличие долгов друг перед другом.
Основные цели составления акта сверки:
- подтвердить суммы дебиторской и кредиторской задолженности перед составлением бухгалтерской отчетности;
- выявить расхождения в расчетах между контрагентами;
- договориться о сроках погашения имеющейся задолженности;
- прервать срок исковой давности для последующего взыскания долга в суде.
Таким образом, акт сверки - это согласованный сторонами документ, подтверждающий суммы долгов и позволяющий избежать ошибок в расчетах между организациями.
Зачем нужны акты сверки
Хотя акт сверки не является обязательным документом, многие организации активно его используют. Давайте разберем, в каких ситуациях составление акта сверки особенно актуально.
Компании обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Акты сверки позволяют подтвердить наличие дебиторской и кредиторской задолженности с контрагентами для отражения в балансе.
Также акт сверки имеет смысл составлять, если:
- есть подозрения на расхождения в расчетах или наличие долга у контрагента;
- нужно официально подтвердить задолженность перед обращением в суд;
- хотите договориться о сроках и графике погашения имеющегося долга.
Особенно полезно регулярно составлять акты сверки с проблемными контрагентами, чтобы контролировать расчеты и при необходимости вовремя обратиться с иском о взыскании долга.
Кто должен составлять акт сверки
Акт сверки могут составлять как организации, ведущие бухгалтерский учет, так и индивидуальные предприниматели. Разберем подробнее.
Организации обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности. А значит, они должны сверять расчеты с контрагентами и оформлять это актами сверки. Таким образом, для компаний составление актов сверки - часть обязательного порядка.
Индивидуальные предприниматели (ИП) не обязаны составлять бухгалтерскую отчетность и проводить инвентаризацию. Поэтому акты сверки для них необязательны. Но если ИП работает с проблемными контрагентами или хочет официально подтвердить задолженность, имеет смысл составлять акт сверки по аналогии с организациями.
Итак, обязанность составлять акты сверки:
- Есть у организаций
- Нет у ИП, но желательно при наличии расчетов
По инициативе любой стороны договора можно потребовать составления и подписания акта сверки от контрагента. Это право закреплено в Гражданском кодексе.
Как часто составлять акт сверки
Как мы выяснили, для организаций составление актов сверки с контрагентами является обязательным в рамках ежегодной инвентаризации перед подготовкой годовой отчетности.
Но ничто не мешает составлять акты сверки чаще, например раз в квартал или даже ежемесячно. Это особенно актуально, если между контрагентами регулярно происходят расчеты за отгрузки или оказанные услуги. Регулярная сверка позволит оперативно находить и устранять ошибки.
В договоре между контрагентами желательно прописывать периодичность сверки расчетов. Например, не реже одного раза в квартал или полугодие.
Таким образом, стандартная периодичность актов сверки:
- Для организаций - минимум раз в год
- В договорах можно оговорить свою периодичность
- При активных расчетах - ежемесячно или ежеквартально
Более частая сверка расчетов поможет избежать накопления ошибок и своевременно решать спорные ситуации.
Кто подписывает акт сверки
Чтобы акт сверки имел юридическую силу, его должно подписать уполномоченное лицо.
От имени организации акт сверки подписывает:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор);
- Иное лицо по доверенности, например главный бухгалтер.
От своего имени индивидуальный предприниматель подписывает акт сверки самостоятельно.
Если акт сверки подпишет сотрудник организации без доверенности, документ будет считаться недействительным.
После подписания акт сверки приобретает юридическую силу и его данные считаются согласованными обеими сторонами. На основании такого документа в суде можно требовать погашения задолженности, указанной в акте.
Также для придания большей силы желательно заверять подписанные акты печатью организации, хотя с 2016 года это необязательно.
Итак, акт должен быть подписан владельцем, директором или уполномоченным лицом по доверенности. И лучше заверить печатью для суда.
Как составить акт сверки взаиморасчетов
Рассмотрим подробный порядок составления акта сверки взаиморасчетов.
- Взять за основу реквизиты сторон из договора между контрагентами.
- Указать отчетный период, за который проводится сверка расчетов.
- Детализировать все имевшие место за указанный период расчеты в табличной форме с указанием реквизитов подтверждающих документов.
- Подсчитать сальдо (остаток задолженности) на конец периода.
- Распечатать акт в 2 экземплярах и подписать со своей стороны.
- Отправить оба экземпляра контрагенту для подписания с его стороны.
Акт сверки можно составить как вручную, так и с помощью специализированного программного обеспечения для ведения бухгалтерского или налогового учета. Главное при составлении - максимально детально отразить все имевшие место за отчетный период расчеты между сторонами.
Что делать, если есть разногласия по акту сверки
Возможна ситуация, когда после получения акта сверки контрагент обнаруживает в нем ошибки или неточности. Чаще всего расхождения возникают в таких случаях:
- Не совпадают даты или суммы документов в учете сторон;
- Одна из сторон не отразила ту или иную операцию;
- Допущена арифметическая ошибка в расчетах.
Если контрагент нашел в акте сверки ошибки, он должен сообщить об этом инициатору, направив:
- Мотивированный отказ от подписания;
- Акт сверки со своими исправлениями;
- Уточненные расчеты в произвольной форме.
После этого сторонам надлежит совместно разобраться в причинах расхождений, внести необходимые корректировки в свои учетные данные и составить уже согласованный акт сверки. А в случае неразрешимых разногласий придется разбираться в суде.
Какое сопроводительное письмо отправить с актом
Вместе с актом сверки имеет смысл направлять сопроводительное письмо, в котором указать:
- Что направляется акт сверки взаиморасчетов;
- Период сверки;
- Просьбу внимательно проверить данные;
- Срок для подписания и возврата одного экземпляра.
Такое письмо повышает вероятность того, что контрагент действительно обратит внимание на полученные документы и своевременно их подпишет. А значит, будет согласен с данными по взаиморасчетам.
Как правильно читать акт сверки
Чтобы грамотно проанализировать данные в акте сверки, нужно обращать внимание на следующие моменты:
- Слева указаны данные по расчетам инициатора составления акта;
- Справа отражены данные второй стороны;
- Строка "Дебет" означает сумму долга контрагента;
- Строка "Кредит" - наш долг перед контрагентом;
- Итоговое сальдо показывает остаток задолженности и в чью пользу.
Грамотный анализ этих показателей позволит избежать ошибок при проверке акта сверки и расхождений во взаиморасчетах.
Где найти образец заполнения акта сверки
Если вы не уверены, как правильно заполнить акт сверки взаиморасчетов, можно воспользоваться уже готовыми образцами.
Найти образцы можно:
- В программах для ведения бухгалтерского учета, например в "1С:Бухгалтерии"
- В онлайн-сервисах для составления документов
- На специализированных сайтах для бухгалтеров
Проанализировав несколько заполненных образцов актов сверки, вы сможете понять логику их заполнения и избежать ошибок.
Акты сверки в электронном документообороте
Современные компании активно используют системы электронного документооборота (ЭДО) для обмена юридически значимыми документами.
Преимущества актов сверки в ЭДО:
- Быстрый обмен между контрагентами
- Экономия на печати и курьерской доставке
- Удобный поиск и хранение
- Электронная подпись вместо собственноручной
Таким образом, для современного бизнеса акты сверки в электронном виде - это удобно, быстро и надежно.
Как автоматизировать процесс сверки расчетов
Если в вашей компании регулярно возникает необходимость в сверке расчетов с контрагентами, имеет смысл автоматизировать этот процесс.
Для автоматизации подойдут:
- Интеграция учетных систем компании и контрагента
- Использование специального ПО для сверки
- Настройка процесса в программах для бухучета
Автоматическая сверка позволит существенно сократить рутинную работу бухгалтеров и избежать человеческих ошибок.
Как избежать ошибок при заполнении актов сверки
Чтобы минимизировать вероятность ошибок, рекомендуется:
- Перед составлением тщательно сверить данные по первичным документам
- Детально указывать реквизиты документов в акте
- Применять автоматизированные решения для заполнения актов
- Перепроверять расчеты в акте перед отправкой контрагенту
Соблюдение этих простых рекомендаций позволит сделать процесс сверки максимально точным и сократить возможности для ошибок и недопонимания с контрагентом.