Электронные таблицы - это что такое? Электронные таблицы и их назначение

Наверняка каждый пользователь, работающий с офисным пакетом от корпорации Microsoft, сталкивался с программами, которые в качестве сохраняемого документа используют электронные таблицы. Это вид прикладных программ (вернее, документов, создаваемых с их помощью), простейший пример – MS Excel. Давайте посмотрим, для чего нужны такие документы, как с ними правильно работать.

Электронные таблицы: это что?

Если исходить из общепринятого понятия электронных таблиц, считается, что это файлы, создаваемые с определенной рабочей областью, в которой можно производить достаточно сложные вычисления (вплоть до решения тензорных уравнений), исследовать функции, строить графики и диаграммы, в конце концов, калькулировать валютные единицы на основе заданного или постоянно меняющегося курса и проч.

Впрочем, как уже понятно, электронные таблицы – это листы. В них необходимо вводить какие-то данные, выполнять последующее редактирование, вычисление значений на их основе и создание отчетов в виде тех же презентаций.

Электронные таблицы: какие бывают?

На самом деле форматов таблиц сегодня существует столько, что рядовой юзер об этом даже не догадывается. Естественно, первое, что приходит на ум, это действительно MS Office Excel.

Но вот беда – не все пользователи, сталкивающиеся со стандартным офисным пакетом, знают, что практически такой же формат данных позволяет создавать не менее популярная программа MS Access.

В отличие от стандартного «Эксела», это приложение поддерживает создание универсальных баз данных на основе SQL, и интегрировать их можно не только в саму компьютерную систему, но и в интернет-ресурсы или сайты, создаваемые при помощи языка любого уровня сложности. Впрочем, и в Excel имеется такая поддержка, не говоря уже о том, что во всех офисных приложениях есть возможность создания тех же универсальных скриптов на основе Visual Basic или Java.

Электронные таблицы – это не только средство отображения структурированных данных, но еще и мощнейший инструмент отслеживания вычислений в аналогичных документах в режиме обновления (при открытии).

Предназначение электронных таблиц

Теперь рассмотрим сами документы, представляющие собой электронные таблицы. Это какие программы их могут создавать? Да все те, которые относятся к стандартным офисным пакетам. Не только, кстати, Excel, но и утилиты из набора Open Office или Lotus Pro.

Теперь посмотрим на электронные таблицы и их назначение чуть подробнее. Кроме того, что говорилось выше, таблицы могут предполагать даже строгий финансовый или аудиторский учет, а также ведение статистики.

Но вот о чем большинство пользователей не знает, так это о том, что в том же офисном приложении Excel, используя надстройки и апплеты поддерживаемых языков программирования, можно создавать даже примитивные игрушки. Вспомните хотя бы ту же «змейку». В программах такого типа такая игра создается за считанные минуты.

И это еще далеко не все возможности, которые имеют электронные таблицы. Программы, название которых может отличаться (что совершенно естественно), по сути, подразделяются на несколько основных типов. Тут следует различать чисто математические программы, позволяющие производить алгебраические или геометрические вычисления, и приложения, предполагающие создание и взаимодействие с SQL-серверами и базами данных, а также те приложения, которые могут в собственной среде создавать исполняемые апплеты на основе встроенных языковых средств.

В этом смысле, конечно, можно сказать, что электронные таблицы – это прикладные программы, однако их скорее можно отнести не к исполняемым файлам, а к тому типу, который принято называть, скажем, динамическими библиотеками, которые сами по себе не запускаются, но имеют внутренний исполняемый код. Суть не в этом.

Тип вводимых данных

Вот теперь посмотрим еще с одной стороны на то, что собой представляют электронные таблицы. Какие бывают программы для их создания, тоже немного понятно. Сейчас нужно сказать несколько слов о вводимых и подлежащих обработке данных. Рассмотрим их на примере стандартного приложения Excel, тем более что в большинстве своем практически все приложения, позволяющие работать с электронными таблицами, имеют схожие форматы.

Если кликнуть правой кнопкой на активной ячейке (или выбрать соответствующую команду формата данных из меню), можно увидеть, что тип вводимых данных может быть достаточно разнообразным.

Общий формат используется только для того, чтобы программа определяла, что именно вводится (текст, числа, проценты и т. д.). Числовой формат более интересен. Здесь можно задавать даже экспотенциальные данные с необходимым количеством знаков после запятой и разделителем. Текстовый формат, соответственно, предполагает распознавание даже чисел или формул именно в ракурсе текста. Проценты, даты и т. д. распознаются при задании необходимого формата.

Но и это еще далеко не все, на что способны электронные таблицы. Какие бывают средства для обработки вводимых данных еще? Это нетрудно понять, если посмотреть на основную строку формул. Именно этот элемент выполняет одну из самых важных функций. Наверное, каждый замечал, что она обозначена названием fx. И именно в этом поле вводятся вычислительные формулы. Их формат может быть самым разным.

Кстати сказать, не все пользователи четко себе представляют тип вводимых формул. Дело в том, что они могут достаточно сильно отличаться от стандартного вида. Конечно, при выделении ячеек можно использовать, например, стандартное действие вроде «=A1+B1» для суммы, специальную кнопку автоматического суммирования или «=A1*B1» для произведения, но для диапазона того же суммирования лучше вводить формулу без выделения ячеек. При этом стоит обратить внимание, что электронные таблицы – это программа, поддерживающая так называемую мультиязычность. Иными словами, нет абсолютно никакой разницы, будет ли введена формула «=СУММ(A1:A10)» или «=SUM(A1:A10)». Естественно, без кавычек.

Другие более сложные формулы имеют собственный формат, особенно когда дело касается перекрестных вычислений, связанных данных на разных листах или даже находящихся в разных документах.

Средства структурирования и редактирования

Теперь еще один взгляд на электронные таблицы. Какие бывают средства обработки данных? Все просто. Простейшим средством можно назвать создание фильтров, по которым может производиться сортировка, упорядочивание или поиск.

В том же «Экселе» можно применить автоматическое создание фильтра на выделенном диапазоне без задания условий сортировки. Если требуется применение сложной фильтрации, тут придется вводить условия либо для общего случая, либо для ячеек, содержащих данные определенного типа с применением условий вроде «и/или/не» и т. д. То есть фильтрация может производиться несколькими способами, например, при условии, что ячейка содержит такие-то и такие данные, содержит такие-то или такие-то данные, не содержит их вообще и т. д. Условий поиска можно задавать сколько угодно.

Простейшие примеры создания электронных таблиц на основе Excel

Что касается создания документов этого типа, тут все просто. К примеру, когда производится первый пуск программы после установки, приложение предлагает создать документ на основе собственного шаблона или пустую таблицу. В зависимости от того, что нужно пользователю, и выбирается соответствующий тип.

Собственно, после ввода любых данных можно использовать весь инструментарий пакетов, например, строить диаграммы на основе выделенных диапазонов. Заметьте, для любого действия в программах такого уровня предполагается наличие так называемого мастера, с помощью которого создание объекта становится делом пары секунд.

Базы данных Access и подобных программ

Что касается приложения Access, оно, как и большинство подобных программ, больше ориентировано на работу с базами данных, а не на математические операции. С его помощью можно создавать достаточно большие массивы с фильтрацией или перекрестной обработкой, причем с поддержкой встроенных языковых апплетов и серверов SQL.

При всем этом такие электронные таблицы – это, скорее, средство учета информации, ее структуризации и даже ведения статистики. Немногие знают, что данное приложение ничем не уступает той же системе «1C», а в чем-то даже превосходит ее.

Пакет программ «1С»

«1C» - достаточно мощная система, имеющая в своем распоряжении множество уникальных инструментов. Во-первых, сам пакет подразделяется на несколько основных частей по типу учитываемых данных.

Так, например, в нем представлены разделы: «1C:Предприятие» «1C:Бухгалтерия», «1C:Склад» и т. д. То есть для каждого конкретного случая предусмотрен свой модуль. Да что говорить, при помощи данного приложения можно запросто выписать счет-фактуру с последующим резервированием товара в автоматическом режиме или возвращением его на учет, если отгрузка не была произведена вовремя. И это только самый простой пример.

Система поиска

Если говорить о поисковых возможностях любых программных продуктов такого направления, они могут осуществляться несколькими способами.

Для всех офисных приложений стандартным средством является применение сочетания Ctrl + F (для поиска определенного содержимого на активной странице). Однако такой метод не подходит для связанных листов и файлов.

В случае задания нескольких условий лучше применять специальные фильтры, которые имеются в любом приложении такого типа, но лучше использовать написание макросов на Visual Basic, что значительно упрощает процедуру поиска и фильтрации. При этом можно даже задавать ссылки на файлы или разделы табличных данных, которые в них хранятся.

Поддержка SQL

SQL, если кто не знает, является уникальным языком программирования, который изначально разрабатывался как средство для работы именно с базами данных.

Что самое интересное: на сегодняшний день считается, что это единственное средство, способное связать базы данных и прикладное ПО. Иными словами, текст языка является независимым для любого типа СУБД, а программист, создающий базу на его основе, волен выбирать: редактировать или добавлять только те данные, которые ему действительно нужны.

И в этом плане многие электронные таблицы – это именно то решение, которое способно поддерживать этот язык, вне зависимости от природы самого программного продукта, с помощью которого они создавались.

Применение на практике

Ну а что касается практической точки зрения на все типы электронных таблиц, тут далеко ходить не нужно. Те же налоговые службы по всему миру используют для учета именно такие структуры. Не везде они, правда, доведены до совершенства, тем не менее, электронные средства учета все больше и больше завоевывают мир.

Быть может, на постсоветском пространстве эти технологии пока еще и не получили широкого применения, однако даже если обратить внимание на системы электронного декларирования доходов, становится ясно, что именно за такими нововведениями будущее. Да что говорить? Сегодня совершенно просто можно заказать билеты на самолет или поезд через Интернет. А ведь это та же база данных, которая реагирует на заказ, вносит изменения в количество оставшихся мест и т. д. Да и выглядит любая программа такого типа именно как таблица с разницей разве что в интерфейсе (визуальном оформлении для удобства пользователя).

Вместо послесловия

Конечно же, это далеко не все, что можно сказать по поводу электронных таблиц. Здесь приведена лишь малая часть того, на что действительно способны такие программы, да еще с поддержкой встроенных или внешних средств, которые просто неимоверно увеличивают возможности любого программного пакета. Но, наверное, каждый пользователь уже принципиально понял, что же это такое и для чего все это нужно.