Деловое общение: особенности, задачи, стили, принципы
Рассмотрим, что такое деловое общение и его виды. Под ним принято называть процесс, происходящий при обмене информации. Особенности делового общения в том, что предполагается учет опыта работы, используются результаты совместной деятельности, направленные на достижение поставленной цели. Подобные нюансы используют при проведении собеседований с кандидатами на вакантные места.
Классификация
Анализируя особенности делового общения, отметим, что для него предполагается условная классификация. Выделяют непосредственный контакт, а также косвенное общение. Остановимся подробнее на первом виде.
Прямой контакт
Особенности делового общения данного типа в максимальной результативности. Оно отличается эмоциональным воздействием и внушением. Прямой контакт оптимален при ведении деловых переговоров, выявлении личностных характеристик кандидатов на вакантные должности.
Особенности делового общения состоят в том, что оно связано с постановкой конкретных целей и задач, предполагающих определенного разрешения. Это не дает возможности прекращать переговоры между партнерами в любой временной промежуток.
Если для дружеского общения можно выбирать любые абстрактные вопросы и в любой момент такое общение можно прекратить, то при деловой встрече подобная небрежность приводит к серьезным экономическим последствиям, потере партнеров по бизнесу, поставщиков, потребителей.
Варианты
Что важно знать про правила? Деловое общение предполагает несколько вариаций, для каждой из которых есть свои отличительные характеристики:
- переговоры;
- беседы;
- посещения;
- совещания;
- публичные вступления.
В настоящее время коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели не могут рассчитывать на успешное ведение бизнеса, если сотрудники предприятия лишены навыков ведения дискуссии. Особенностью современного делового общения является проникновение его во все сферы общественной жизни.
Компетентность связана с успехом либо неудачей в каждой конкретной сфере: производстве, науке, торговле, искусстве.
Эффективное деловое общение бизнесменов, менеджеров, организаторов, сотрудников, которые связаны со сферой управления, индивидуальных предпринимателей, предполагает способность адекватно и своевременно реагировать на ситуацию. Такие навыки являются необходимым условием успешности в профессиональной сфере.
Отличительные особенности
Каковы основные задачи делового общения? В первую очередь, оно способствует установлению полноценных партнерских отношений между всеми участниками совершаемой сделки. Построение служебных контактов осуществляется на уважительных началах, с учетом общих интересов и потребностей.
Психологические особенности делового общения – важный аспект для достижения успеха в бизнесе. С помощью такого взаимодействия существенно возрастает творческая и трудовая активность, что позитивно отражается на конечном результате.
От умения вести себя с людьми в ходе беседы, навыков выстраивания диалога, зависят шансы на достижение успехов в служебной, предпринимательской деятельности, продвижение по карьерной лестнице.
Успешность в научной и технической сфере всего на пятнадцать процентов зависит от профессиональных знаний, а оставшиеся 85 % связаны с умением общаться с другими людьми.
Структура делового общения
Характеристика делового общения связана с пятью основными фазами:
- началом беседы;
- передачей информации;
- аргументированием;
- опровержением высказываний собеседника;
- принятием решения.
Как правильно построить начало беседы? Необходимо четко описать ее цель, представить собеседников, выбрать тему, выявить ведущего беседу, объявить последовательность рассмотрения основных вопросов.
Что еще предполагают правила? Деловое общение завершается в обратном порядке. Ведущий берет слово, обращаясь к остальным участникам, объявляет о прекращении разговора.
Важные моменты общения
Характеристика делового общения предполагает налаживание различными способами контакта с собеседником:
- Важно обратить пристальное внимание на содержательные и сжатые вступительные выражения и пояснения.
- Обязательным является обращение к собеседнику по имени и отчеству.
- Необходим определенный внешний вид: подтянутость, одежда, выражение лица.
В задачи делового общения входит демонстрация уважительного отношения к личности собеседника, его интересам и мнениям. Беседа должна выстраиваться в форме диалога, сформированного на основе ответов и контраргументов к ним.
Национальные особенности делового общения в России состоят в смешивании личных и общественных взаимоотношений, что часто негативно отражается на получении прибыли.
Особенности замечаний в деловом общении
Замечания собеседника свидетельствуют о том, что он внимательно слушает лектора, следит за его речью, анализирует качество аргументации, обдумывает суть излагаемого материала.
Национальные особенности делового общения проявляются в длительности беседы, посадке ее участников за столом, в реакции на замечания.
Доводы собеседника нужно рассматривать не в качестве препятствия для беседы, а как средство, облегающее общение.
Чем характеризуется деловое общение и его виды? Есть несколько видов замечаний, связанных с ним:
- ироничные;
- предубеждения;
- невысказанные фразы;
- субъективные фразы;
- объективные фразы.
Специфические особенности делового общения тесно связаны именно с замечаниями, поэтому остановимся на них подробнее.
Невысказанные замечания возникают в тех случаях, когда собеседник не успевает сказать о том, что ему не понравилось, что бы он хотел уточнить.
Предубеждения причисляют к причинам, которые вызывают неприятные замечания, особенно в тех ситуациях, когда у собеседника сформирована ошибочная точка зрения. Такая позиция основывается на эмоциональной почве, поэтому бессмысленно использовать какие-либо логические аргументы.
Часто причиной к появлению предубеждений выступают национальные особенности делового общения.
Собеседник использует агрессивную аргументацию, выдвигает некоторые требования, видит лишь негативные параметры диалога. Среди причин такого отношения часто выступает антипатия, негативное отношение к другому участнику беседы.
В такой ситуации сначала важно выяснить точку зрения и мотивы собеседника, и только после этого искать пути для установления полноценного делового сотрудничества.
Как еще можно описать деловое общение и его особенности?
Например, в нем проявляются язвительные (ироничные) мотивы. Их причиной может стать плохое настроение партнера, желание проверить терпение и выдержку собеседника.
На самом деле часто подобные замечания никоим образом не связаны с темой беседы, но они могут иметь вызывающий, оскорбительный характер.
Как вести себя в такой ситуации? Для начала нужно понять, насколько серьезным является утверждение собеседника. К примеру, можно ответить ему остроумным выражением, сгладив намечающийся конфликт, перейдя к конструктивному и взаимовыгодному деловому диалогу.
Механизмы
Чем характеризуется деловое общение? Его виды и особенности влияют на эффективность переговоров, степень понимания между партнерами, работниками, а также удовлетворенность сотрудников в результатах своей деятельности. Они воздействуют также психологический и моральный микроклимат внутри компании. Почти все проблемы современного бизнеса напрямую связаны с общением – передачей мыслей, чувств, доведения их до осознанного восприятия другими людьми.
Например, менеджерами расходуется больше половины рабочего времени на установление диалога с клиентами и партнерами.
Что еще важно знать про деловое партнерство? Его цели и типы связаны со спецификой передачи информации, выработкой эффективных механизмов для получения материальной прибыли компанией, отдельным лицом.
В настоящее время опытный руководитель большую часть своего времени тратит вовсе не на разрешение финансовых, организационных, технических вопросов, а на разрешение психологических проблем, появляющихся в ходе общения с подчиненными лицами, партнерами, коллегами.
Какова специфика делового общения? Его виды и формы нужны для оптимизации коммерческой, производственной, учебной деятельности. Именно такой диалог позволяет решать не только организационные и коммерческие вопросы, но и проблемы межличностного характера.
Закономерности деловых взаимоотношений
К ним можно отнести следующие моменты, на которых мы остановимся подробнее.
Зависимость общения от восприятия собеседника заключается в понимании образа другого человека, который формируется на базе оценки его поведения и внешнего вида. Люди отличаются по социальному статусу, интеллектуальным способностям, жизненному опыту. Именно поэтому в процессе восприятия собеседника, часто ощущаются ошибки, связанные с социальным неравенством, которые называют факторами превосходства.
Если деловое общение ведется с человеком, который по каким-то параметрам превосходит вас, мы считаем его положительной личностью, чем равного себе по интеллекту и жизненному опыту.
Если общение ведется с подчиненными лицами, то многие начальники, ощущая свое превосходство, недооценивают качества сотрудников, совершая при этом неисправимую ошибку, которая приведем к снижению производительности труда.
Функционирование фактора привлекательности связано с переоценкой качеств человека на основе его внешнего вида. При непривлекательной внешности часто далеко не сразу учитываются профессиональные навыки сотрудника.
Среди основных ошибок, допускаемых в деловой этике, выделим и формирование отношения к человеку на основе общественного мнения. Люди далеко не всегда адекватно оценивают своих коллег, формируя о них первоначальное впечатление. Оно явно не отражает всех достоинств партнера. Требуется достаточное количество времени для того, чтобы изменить эту первоначальную позицию, что приводит к серьезным материальным потерям, созданию неблагоприятного психологического климата внутри коллектива.
Деловое общение и его формы зависят от разных факторов, поэтому так важно для каждого конкретного диалога выявлять наиболее оптимальные условия.
Неадекватная самооценка, предполагающая занижение либо завышение своих навыков и умений часто является причиной проблем, появляющихся в процессе делового сотрудничества.
Отличительные характеристики
Возникают ситуации, связанные с изменением передаваемой информации. В качестве основных причин подобного явления отметим:
- разное толкование информации, которая связана с возможностями языка;
- отличия в интеллектуальном развитии, уровне образования, потребностях собеседников.
Для того, чтобы деловое общение было конструктивным, важно выстраивать доверительные отношения. Что подразумевается под этим термином? К нему относят открытую демонстрацию своих намерений, проявление позитивного отношения к непосредственному партнеру, деловую компетентность, а также желание устранять все возникающие недопонимания.
Среди тех препятствий, из-за которых невозможно конструктивное общение, профессионалы выделяют следующие причины:
- социальные барьеры, которые приводят к непониманию, подозрительности, вызывают блокировку межличностного общения;
- этнокультурные барьеры, влияющие на восприятие иных народов;
- психологические препятствия (назойливость, застенчивость, замкнутость), отсутствие навыков нормального общения.
Принципы нормального сотрудничества
Это обобщенные, абстрагированные представления, позволяющие тем, кто опирается на них, правильно формулировать собственное поведение, действия, отношение к какому-либо событию.
Принципы делового общения позволяют любому сотруднику в организации использовать концептуальную платформу для поступков, взаимодействий, решений.
- Первый принцип предполагает использование золотого стандарта. В рамках служебного положения нельзя допускать к руководству, подчиненным, коллегам, клиентам таких действий, которые бы не хотелось видеть по отношению к себе.
- Второй принцип состоит в соблюдении справедливости при разделении между сотрудниками сырьевых, материальных, денежных ресурсов.
- Третий принцип заключается в обязательном исправлении любого этического нарушения не зависимо от того, кем и когда оно было допущено.
- Четвертый принцип связан со служебным поведением и действиями сотрудника. Они признаются этичными в тех случаях, когда способствуют развитию компании с точки зрения морали.
Среди принципов также есть рекомендации по сочетанию индивидуального труда и коллективной деятельности, стремлении к бесконфликтным взаимоотношениям внутри коллектива, при общении с партнерами и клиентами.
Сложно представить себе хотя бы одного человека, связанного со сферой предпринимательства и бизнеса, которому удалось бы в настоящее время избегать процесса общения с персоналом компании, партнерами, торговыми представителями, государственными структурами, судебными органами, контрагентами и агентами. Для того, чтобы сотрудничество было успешным, необходимо владеть основными знаниями и навыками из области психологии делового этикета.
Умение адекватно и правильно вести себя в процессе такого общения – это сложная составляющая успешного предпринимателя и высококлассного руководителя. Бесконфликтность – качество, которое необходимо в мире бизнеса для достижения успеха, получения стабильной прибыли, установления взаимовыгодных отношений с партнерами.
Заключение
В настоящее время каждый человек посвящает довольно значительное время своей жизни на совместную деятельность, деловое общение. Вопросы, касающиеся подобных отношений, всегда вызывали отдельный интерес у социологов, психологов, философов, а также специалистов, которые стремятся обобщить собственный опыт делового общения в какой-то сфере, связать его с нормами нравственности, накопленными за века существования человеческой цивилизации.
Особенностью делового общения является тот факт, что именно этот этикет считается формой обхождения, принятой на службе. Основной его функцией является создание неких правил, которые способствуют становлению взаимопониманий между людьми.
В последнее время появился термин «этика делового общения», который включает в себя целый ряд вопросов, связанных со служебной (деловой) обстановкой.
Фактическим его основателем стал Петр I, взявший зарубежные идеи при создании в 1720 году «Генерального регламента».
Сложно вести речь о культуре поведения в деловом сотрудничестве без соблюдения определенных норм речевого (вербального) этикета, связанного с манерами и формами речи, определенным словарным запасом.
Деловое общение (его цели и типы рассмотрены выше) можно считать результатом продолжительной работы, направленной на выбор оптимальных форм отношений в производственной сфере. В нем выделяют нормы, разработанные по вертикали (для контакта между подчиненными и руководителем), и по горизонтали (между равными членами одного коллектива).
Например, существуют определенные словосочетания, предполагающие приветствие с клиентами, между партнерами, соблюдение которых является обязательным условием деловой этики.