Как участвовать в тендерах: руководство во для начинающих

Участие в тендерах - отличная возможность расширить клиентскую базу и увеличить прибыль бизнеса. Даже если вы только что зарегистрировали ИП, вы можете принять участие в торгах и выиграть госзаказ.

Что такое

Тендер - это конкурс на право заключения договора на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Цель тендера - выбрать лучшее предложение по цене и качеству среди участников.

Первые тендеры в России стали проводиться в 1990-х годах в процессе приватизации госимущества. С тех пор тендеры активно используются как инструмент закупок.

Существует несколько видов тендеров:

• По способу проведения: открытые, закрытые, одноэтапные, двухэтапные
• По форме подачи заявок: электронные, бумажные
• По источнику финансирования: государственные, муниципальные, корпоративные

Основные термины, которые нужно знать:

• Извещение - документ, объявляющий о проведении тендера
• Документация - комплект документов с подробным описанием условий тендера
• Обеспечение заявки и исполнения - гарантийный взнос участника торгов

Подготовка к участию в тендерах

Чтобы принять участие в тендере, необходимо выполнить ряд подготовительных мероприятий. Вот они.

Выбор ниши и анализ рынка

На первом этапе определите сферу, в которой будете работать. Проанализируйте спрос, конкуренцию, потенциальных заказчиков. Это поможет найти подходящие тендеры и составить конкурентоспособное предложение.

Регистрация на торговых площадках

Заявки на участие в тендере подаются на специальных электронных площадках. Пройдите регистрацию заранее, у каждой площадки свои требования.

Для работы на федеральных площадках достаточно единой регистрации на единой информационной системе в сфере закупок

Получение электронной подписи

Электронная подпись необходима для идентификации участника, подписания документов. Ее можно получить в удостоверяющем центре за 4000 рублей.

Поиск подходящих тендеров

Госзакупки публикуются в открытом доступе на специализированном портале. Для поиска используйте фильтры: регион, цена контракта, этап закупки.

Также есть автоматизированные сервисы, которые подбирают тендеры по заданным критериям.

Порядок проведения тендера

Рассмотрим основные этапы тендера на примере электронного аукциона:

1. Публикация извещения о проведении торгов
2. Подача заявок на участие и их рассмотрение
3. Проведение аукциона в режиме реального времени
4. Подписание контракта с победителем

Требования к участникам

Участником тендера может стать юрлицо или ИП. Обычно предъявляются следующие требования:

• Опыт выполнения аналогичных работ
• Отсутствие долгов по налогам
• Необходимые лицензии и сертификаты

Подача заявки на участие

Заявка состоит из двух частей. В первой указываются реквизиты и легализующие документы. Во второй - предложение по цене и качеству.

При подаче важно точно следовать требованиям документации тендера.

Рассмотрение заявок заказчиком

Заказчик проверяет соответствие участников формальным требованиям. Заявки допущенных участников поступают на торги.

На этапе рассмотрения заявок отсеивается до 30% участников

Проведение торгов

В ходе электронного аукциона участники поэтапно снижают цену своих предложений. Победителем становится участник, предложивший наименьшую цену контракта.

Подписание контракта

Победитель обязан подписать контракт в течение 10 дней. Невыполнение этого требования влечет штрафные санкции.

Анализ типичных ошибок

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускают участники тендеров.

Невыполнение условий тендера

Из-за спешки компании не укладываются в сроки, не могут выполнить все требования заказчика по объемам и качеству. В результате - расторжение контракта и репутационные потери.

Недостаточная квалификация

Некоторые участники завышают свои возможности, берутся за сложные проекты без необходимого опыта и ресурсов. Это приводит к провалу исполнения контракта.

Технические сбои

Из-за поломок оборудования или недоступности интернета компании не успевают вовремя участвовать в торгах или подать заявку.

Занижение цены контракта

Некоторые ради победы занижают цену до убыточного уровня. В итоге они несут убытки при исполнении заказа.

Неправильный выбор ниши

Ошибки в анализе рынка и оценке конкуренции приводят к тому, что компания участвует в неподходящих для нее тендерах.

Рекомендации для новичков

Чтобы избежать типичных ошибок, соблюдайте следующие рекомендации:

• На первых порах выбирайте простые тендеры
• Тщательно готовьте документы и следите за сроками
• Реалистично оценивайте свои возможности
• Консультируйтесь со специалистами
• Будьте внимательны на всех этапах участия в тендерах

Выбор простых тендеров для начала

Лучше начинать с несложных торгов без жестких требований по опыту и обеспечению. Это позволит участвовать в тендерах и "набить руку".

Реалистичная оценка возможностей

Не беритесь за проекты, которые не под силу вашей компании. Четко оценивайте, сможете ли гарантированно участвовать в тендерах и исполнить условия контракта.

Консультации со специалистами

Перед подачей заявки и на этапе исполнения контракта полезно проконсультироваться с юристами и финансистами. Эксперты помогут избежать ошибок при участии в тендерах.

Внимательность на всех этапах

Будьте предельно собраны, читайте всю документацию внимательно, сверяйте свои действия со списками и инструкциями. Небрежность может стоить победы в тендере.

Психологические аспекты

Помимо технической стороны, есть и психологические нюансы участия в тендерах.

Управление стрессом

Из-за большого числа конкурентов и высоких штрафов участие в крупных тендерах - стресс для предпринимателя. Важно научиться с этим справляться.

Контроль эмоций

Неудачи и проигрыши - неизбежная часть тендеров. Нельзя впадать в уныние и опускать руки. Воспринимайте это как ценный опыт.

Автоматизация процессов

Для оптимизации участия в тендерах имеет смысл автоматизировать рутинные операции.

Поиск тендеров

Используйте специальные сервисы, которые ищут подходящие торги и отправляют уведомления о них.

Заполнение документов

Есть программы, которые на основе шаблонов генерируют пакеты документов для конкретных тендеров.

Отслеживание статусов заявок

Системы мониторинга позволяют в режиме реального времени видеть этап рассмотрения ваших заявок на тендер.

Бухгалтерский и налоговый учет

Есть нюансы учета операций по тендерам, о которых стоит знать. Они перечислены далее.

Учет обеспечительных платежей

Средства, перечисленные на обеспечение заявок и исполнение контрактов, отражаются в бухучете как дебиторская задолженность.

Налогообложение доходов

Прибыль от выигрыша тендеров облагается налогами: НДФЛ для ИП, налогом на прибыль для организаций.

Повышение квалификации

Чтобы эффективно участвовать в тендерах, регулярно повышайте знания в этой сфере.

Обучающие курсы и вебинары

Проходите онлайн или оффлайн обучение по спецкурсам для участников закупок.

Изучение изменений в законодательстве

Следите за обновлениями регламентов проведения торгов, чтобы вовремя адаптироваться.