Тендерное сопровождение: описание, услуги и особенности

Бизнес-схемы в России усложняются с течением времени. Организациям, участвующим в торгах, необходимо пройти важные этапы, чтобы в конечном итоге добиться получения заказа.

Способы определения поставщиков

Закупки в условиях системы контрактов – это многокомпонентная цепочка юридических этапов. Возможные ошибки в процессе могут привести к потере времени, экономической прибыли и, что немаловажно, репутации компании. Поэтому так важно знать правила, установленные законодательством.

По статистике, способы определения поставщика следующие:

• с помощью электронных аукционов;
• в открытых конкурсах;
• единство поставщика;
• запросы котировок;
• другие варианты.

Процесс проведения тендеров – это сложная регламентированная процедура с различными аспектами и подводными камнями. Для достижения успеха необходимо учитывать требования нормативных документов и опираться на имеющийся опыт в данном направлении.

В большинстве организаций, подающих заявки на тендер, нет собственных сотрудников с достаточным уровнем компетенции. По этой причине руководство компаний предпочитает пользоваться услугами тендерного сопровождения, предоставляемых независимыми фирмами.

Что мешает напрямую участвовать в конкурсах?

Компании не стремятся самостоятельно участвовать в торгах по нескольким причинам:

• большое количество законодательных и нормативных документов;
• постоянные изменения в регламенте процедуры;
• строгие требования к конкурсантам;
• множество необходимой документации.

Компании, занимающиеся тендерным сопровождением, обладают нужными знаниями в сфере законодательства и могут их грамотно применить согласно ситуации. Сотрудничество с ними поможет снизить возможные риски и выработать нужную стратегию участия в процедуре, а также минимизировать спорные нюансы.

Комплексное и локальное сопровождение

Тендерное сопровождение может быть комплексным и локальным. Этапы комплексной услуги:

• процедура поиска нужного мероприятия на специальных сайтах;
• формирование пакета документов, оформление заявки;
• прохождение процедуры торгов и аукционов от имени заказчика;
• регистрация электронной подписи;
• электронная аккредитация фирмы;
• помощь в кредитовании для тендера;
• консультации по юридическим, организационным и техническим вопросам;
• подготовка сотрудников компании к тендерной деятельности.

Тендерное сопровождение компании может включать в себя как некоторые из этих услуг, так и полный спектр. Все зависит от квалификации компании и от финансового потенциала фирмы-заказчика.

Локальное тендерное сопровождение может заключаться в:

• единоразовой услуге, решающей какую-либо одну задачу;
• постоянном оказании только одной услуги (например, перевыпуск цифровой подписи).

Тендерный аутсорсинг

Услуга тендерного аутсорсинга может быть частью тендерного сопровождения и носить кратковременный характер.

Кому полезен тендерный аутсорсинг? Услуга может потребоваться:

• компаниям без опыта участия в конкурсах;
• организациям, в которых нет специалистов, занимающихся участием в торгах;
• фирмам, нуждающимся в единовременной услуге при подготовке к конкурсу;
• организациям, привыкшим пользоваться аутсорсинговым сопровождением по всем непрофильным видам деятельности.

Преимущества и недостатки услуги

К плюсам подобных услуг относятся:

• освобождение времени у специалистов в штате для выполнения основных задач;
• нет потребности держать в штате сотрудника, специализирующегося на конкурсах;
• отсутствие ошибок в конкурсной документации.

К недостаткам можно отнести:

• заказчику приходится также готовить необходимые документы для конкурса;
• высокая стоимость тендерного аутсорсинга;
• нет 100%-ной гарантии, что будет одержана победа в конкурсе.

Критерии выбора организации для сотрудничества

Подбирая компанию для заключения договора на тендерное сопровождение, необходимо обратить внимание на несколько моментов. Важно не поддаться на уловки мошенников. Как отличить недобросовестные фирмы? Они обладают некоторыми особенностями:

• предоставляют недостоверные гарантии;
• снижают цены;
• не имеют информации о собственных клиентах;
• называют очень короткие сроки для выполнения работ;
• пытаются внедрить исключительно комплексное обслуживание, не предоставляя отдельные услуги;
• занимаются быстрым оформлением необходимых документов.

Подобными характеристиками отличаются компании, не имеющие достаточного уровня квалификации и опыта. Сотрудничество с ними может подвергнуть организацию различного рода рискам, в результате которых может наступить гражданская, административная и даже уголовная ответственность.

Невысокая стоимость услуг должна обратить на себя внимание в первую очередь. Компании, уже участвующие в подобного рода сделках, знают, какой сложной может быть услуга и скольких специалистов приходится привлекать к выполнению работы для достижения нужного результата.

Специализированные компании тратят внушительные суммы для подготовки сотрудников, занимаются постоянным мониторингом изменений законодательства. Поэтому цены таких компаний априори не могут быть низкими. Стоимость тендерного сопровождения складывается из целого комплекса оказываемых услуг.

Обычно компания предоставляет прайс на свои услуги. В среднем стоимость услуги начинается от 15-20 тысяч рублей за сопровождение в течение месяца. Однако нужно понимать, что итоговая сумма будет определяться индивидуальными нюансами в зависимости от задач конкретного клиента.

Правила успешного участия в тендере

Прежде чем воспользоваться услугами посторонних компаний, стоит учесть некоторые моменты:

1. Определить конечную цель участия в торгах. Важно продумать объем и график выполняемых заказов.
2. Все этапы, которые могут быть выполнены самостоятельно, не стоит отдавать на аутсорсинг.
3. Не следует ожидать от аутсорсинга решения всех проблем, связанных с конкурсом. Это всего лишь один из инструментов, причем не всегда гарантирующий положительный результат.
4. Даже при сотрудничестве с аутсорсинговой компанией придется участвовать в подготовке документации и общаться с консалтинговыми компаниями.
5. Поддаваться на низкие цены некоторых компаний не следует. При выборе аутсорсинговой организации следует сначала ознакомиться с прайсами некоторых из них, тогда будет понятна оптимальная стоимость услуги.
6. Выбирая организацию, следует отнестись к этому процессу внимательно и скрупулезно. Компания должна иметь достаточный опыт, квалификацию, соответствующий перечень клиентов, утверждённые тарифы, разработанную документацию.
7. Не стоит верить безоговорочным обещаниям аутсорсинговых организаций, обещающих успех в конкурсе. Ни одна компания не может дать гарантию в 100%-ной победе в торгах.

Имеет ли смысл?

Если организация постоянно участвует в торгах с целью привлечения новых клиентов, найм компаний, сопровождающих этот процесс, скорее всего, будет невыгодным. Как правило, обучить этим навыкам специалистов в своей компании окажется более удобным и экономичным способом ведения бизнеса. Возможно, потребуется создание отдела, занимающегося конкурсными видами деятельности.

Если же интерес к торгам возникает нечасто, носит кратковременный характер, то услуга тендерного сопровождения бизнеса от аутсорсинговых фирм будет как нельзя кстати. В этом случае она окажется удобной и выгодной.