Информационные потоки в логистике - это... Понятие и классификация, характеристики и примеры

Информационная логистика занимает организацией потоков данных, которые сопровождают материальные ценности в процессе их перемещения. Она позволяет связывать снабжение, производство и сбыт. Информационные потоки в логистике – это инструмент для управления процессами движения и складирований продукции. Благодаря этому обеспечивается своевременная доставка товаров в нужном количестве, оговоренной комплектации и необходимого качества при минимальных затратах и оптимальном сервисе.

Общая информация

Разбирая понятие и классификацию информационных потоков в логистике, необходимо первоначально затронуть основные элементы. К ним относится:

1. Поток.
2. Система.
3. Технология.

Информационные потоки в логистике – это транспортные артерии, по которым данные идут к системе управления, а также от нее. Все необходимые сведения должны быть получены в требуемые сроки. Для этого информационная логистика выполняется такие функции:

1. Сбор данных.
2. Анализ.
3. Перемещение.
4. Хранение и накопление.
5. Фильтрование потока данных, чтобы выбирать именно то, что необходимо в определенном случае для конкретного уровня управления.
6. Объединение и разъединение информации.
7. Выполнение элементарных преобразований.
8. Управление потоками данных.

И все это осуществляется с информацией – совокупности различных сведений, что есть и могут быть зафиксированы, переданы, преобразованы и использованы в интересах (или против их) экономического объекта. Чаще всего они используются для реализации таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ и регулирование.

Что они собой представляют и какими бывают?

Необходимо отметить, что материальный и информационный поток в логистике тесно связаны. Так, данные, циркулирующие в логических системах, позволяют управлять и контролировать совершаемые операции. При этом рассматривается большое количество классифицирующих признаков. Так виды информационных потоков в логистике зависимо от направленности связей могут быть:

1. Горизонтальными. Сообщения передаются по хозяйственным связям между партнерами одного уровня управления.
2. Вертикальными. Поток сообщения идет от руководства в подведомственные звенья системы.

В зависимости от места их прохождения:

1. Внешние. Поток сообщений идет во внешней по отношении к системе среде.
2. Внутренние. Поток сообщений циркулирует внутри системы.

В зависимости от направления движения:

1. Входные. Поток сообщений передается в саму логическую систему или одну из ее составных частей.
2. Выходные. Поток сообщений передается за пределы логической системы или одну из ее составных частей.

В зависимости от степени секретности:

1. Обычные.
2. Представляющие коммерческую тайну.
3. Содержащие гостайну.

В зависимости от области охвата:

1. Местные.
2. Иногородние.
3. Дальние.
4. Международные.

Вот такая краткая классификация информационных потоков в логистике. Но это не все. Когда говорят про материальный и информационный поток в логистике, то следует указать и степень синхронизации. Например, данные могут опережать, следовать одновременно с ценностями или после них. К тому же эти потоки могут быть как направлены в одну сторону, так и в противоположные. При этом есть такие нюансы:

1. Опережающий информационные поток – это предварительное сообщение о прибытии груза, что содержит, как правило, только сведения о заказе.
2. Одновременно предоставляется информация о количественных и качественных характеристиках.
3. Данные, идущие после материального потока, представляют собой сведения о результатах передачи груза, подтверждения, разнообразные претензии и тому подобное.

Особенности передачи информации

Следует отметить, что пути, по которым движутся потоки, могут не совпадать. При этом на циркулирующие сведения влияют:

1. Источник их возникновения.
2. Направление движения.
3. Интенсивность потока.
4. Скорость приема и передачи.

Для того чтобы сформировать качественные информационные системы, необходимо исследовать потоки в разрезе определенных показателей. Что это значит на практике? Допустим, нам необходимо решить задачу обеспечения рабочего места вычислительной техникой. При этом нет данных о том, какие объемы информации проходят через него, а также не определена скорость обработки поступающих сведений. Чтобы получить представление о потоках, необходимо оценить их с помощью нескольких характеристик:

1. Источники возникновения. Сведения могут создавать как участники логических цепей, так и смежные организации.
2. По направлению выделяют прямые, косвенные, горизонтальные и вертикальные. В первом случае предполагается наличие в сообщении требований, что должны быть исполнены. Косвенные – это передача данных для ознакомления с вопросом. Горизонтальные потоки создаются между участниками одного уровня, а вертикальные – при взаимодействии руководителей с подчиненными.
3. Объем передачи данных. Для его учета используется несколько способов. Самый популярный подразумевает определение числа документов или листов (страниц) в потоке. Кроме этого, оценка осуществляется еще в особых единицах измерения компьютерных систем. Для малых потоков может быть использовано число строк в документе или же используемых слов (букв).
4. Периодичность, то есть как часто формируются передаваемые данные.

Взаимосвязь материальных и информационных потоков в логистике очень тесна, и все необходимые данные должны передаваться вовремя, иначе это влечет задержку осуществляемых бизнес-процессов.

Бюрократические моменты

Все информационные потоки, обладающие документальным характером, должны проходить процедуру согласования. Так, к примеру, плановые сообщения утверждаются дирекцией предприятия и передаются руководству цехов. Каждый документ должен быть подписан определенным человеком. Это делается для разграничения полномочий и ответственности лиц за конкретные сектора деятельности. Если подписи нет, то документ признается таким, что не имеет силы. Следует отметить, что если с этим проблем нет, то тогда встают вопросы о сроках действия и хранения. Это в полной мере относится к информационным сообщениям. Некоторые из них могут собираться в пачки, другие хранятся на электронных носителях.

Информационные потоки и системы в логистике - для обеспечения материальных движений. Оптимально, если все изменения происходят синхронно. Но на практике часто встречается поставка раньше нужных документов и наоборот. В первом случае получатель считается хранителем товаров до момента, пока не будут получены все бумаги. Но предпочтительным является опережение именно информационного потока, а не материального. Измеряется его размер величиной информации, которая обрабатывается или передается за одну единицу времени. Более подробно это изучает кибернетика. Единица измерения информационного потока в логистике – это бит. Если используется электронно-вычислительная техника, то в качестве основы принимается байт. Он включает в себя восемь бит. Почему именно так? Дело в том, что байт является частью машинного слова и используется как одно целое при обработке электронно-вычислительной машиной имеющейся информации. Следует помнить, что кроме логистических операций осуществляются и иные, которые приводят к возникновению и передаче потоков данных.

Пример работы

Итак, мы уже более-менее рассмотрели, что собой представляют информационные потоки в логистике. Это неплохая основа, но ее недостаточно. Чтобы закрепить информацию, следует рассмотреть еще пример. Вводные данные: есть крупный магазин продовольственных товаров. Он имеет значительный совокупный информационный поток. Большую часть его объема (свыше 50%) составляют данные, поступающие от поставщиков. Как правило, это документы, что сопровождают получаемый товар. Они образуют входящий информационный поток. Но логистические операции этим не ограничиваются. Существует еще и внутримагазинный торгово-технологический процесс. В него включены многочисленные логистические операции, которые постоянно сопровождает создаваемая и передаваемая информация, предназначенная для использования внутри коммерческой структуры. При этом ее доля в общем объеме составляет примерно 20%. В целом примерно 2/3 всех данных, которые обрабатываются в магазине, нужны для того, чтобы обеспечить контроль и управление логистическими операциями.

Методы исследования информационных потоков

Выбор довольно велик, поэтому, можно выбрать именно то, что больше всего нравится:

1. Метод анализа норм выработки решения. Занимается изучением внешних факторов, личных характеристик людей, альтернатив, критериев выбора, этапов подготовки и принятия и так далее. Предполагает активное использование схем и графиков.
2. Модуль-метод. Используется для анализа существующей структуры информационного потока после применения других инструментов. Так, в данном случае предполагается составление типовых карточек, которые пускаются в интересующие каналы. Благодаря ему можно получить информацию про количество данных, вычислительные мощности, пропускную способность. Также этот подход используется для выявления дублирования, определения периодичности и частоты поступления сведений и иных количественных/качественных характеристик.
3. Графический метод. В качестве основных элементов здесь выступают документы. Существующие между ними отношения изображаются посредством графической схемы. Система координат при этом двумерная. Используется для выявления моментов образования документов, отслеживания их пути, проводимых операций.
4. Графоаналитический метод исследования потоков данных. Позволяет получить сведения о деятельности планирующего органа, указывает типы осуществляемых преобразований, их последовательность, направление и адрес движения. Базируется на построении информационного графа и последующем анализе матрицы смежности. Занимается работой с входами, выходами и внутренней памятью управляющей системы.
5. Метод функционально-операционного анализа. Предназначен для сбора и обработки информации. Имеет в большей мере функциональное назначение.

Разные виды информационных потоков в логистике в зависимости от цели будут изучаться различными методами.

Об управлении

Понятие информационного потока в логистике будет рассмотрено не полностью, если не уделить внимание различным аспектам руководства. Управление в данном случае делится на внешнее и внутреннее. При этом необходимо отметить, что предприятие – это самостоятельный субъект деятельности, обладающий большой свободой действий. Поэтому внешнее управление ограничено определенным множеством ситуаций. Его сущность заключается в том, что предприятие или попало в определенную заданную ситуацию, или осуществляет регламентированное поведение. Внешнее управление выражается в передаче информационных продуктов, а также отслеживании и контроле поведения. Но при этом есть очень важный специфический момент: влияние направлено не на конкретную коммерческую структуру непосредственно, а в информационное поле целого сектора. Внутреннее управление в определенной мере ориентируется на внешнее. В таком случае это предполагает, что руководитель устанавливает цели, прогнозирует, планирует, организовывает, стимулирует и мотивирует, регулирует и контролирует, оценивает качество исполнения и интерпретирует результаты. Каждый этот шаг требует взвешенного управленческого решения. В этом помогает логистика управления информационными потоками, которая отвечает за то, чтобы все необходимые данные были предоставлены вовремя.

О влиянии и переплетении

Раскрывая тему полностью, просто невозможно не упомянуть про информационные и финансовые потоки логистики. То есть денежные ресурсы и сопровождаемых их при движении данные. Их создание и размещение не сообразуется с потребностями и желаниями управленцев. Но тем не менее с их помощью создается база для сбора первичной финансовой информации, которая может быть как сиюминутное, так и отложенное во времени использование. При этом, чем лучше настроена кооперация между различными потоками, чем быстрей данные передаются нужным получателям, тем выше конкурентоспособность предприятия во внешней среде. При этом необходимо учитывать сведения, что поступают извне и формируются внутри предприятия. Информационные потоки в логистике – это то, что может привести как к успеху и процветанию, так и к разорению предприятия. Необходимо уделять им пристальное внимание. Но при этом встает вопрос их понимания и последующего использования.

Так, на практике весьма распространена ситуация, когда получателю необходимо обладать определенным количеством знаний, дабы успешно справляться с информационной нагрузкой, которую обеспечивают потоки. При этом постоянно осуществляется обучение специалистов, которое осуществляется постоянным изменением внутренней и внешней обстановки. Оно осуществляется на базе полученных знаний и умений в рамках определенного диапазона возможностей. Чтобы его расширить, чаще всего специалистов отправляют на подготовительные курсы, хотя это может осуществляться и в индивидуальном порядке.

Системы информационного обслуживания (СИО)

Это удобный и функциональный метод для улучшения качества управления. Рассмотрим еще один пример. Допустим, у нас есть информационные потоки транспортной логистики. При этом существует большое количество ланок, точек получения и отправления информации. Так, например, клиентам может быть предложено отслеживать посылки с помощью сайта компании или мобильного приложения. При этом водители отмечаются в них же, куда и какой груз доставлен (если одной машиной развозится несколько заказов). То есть СИО позволяют получать требуемую информацию с минимальными затратами. Также она позволяет отслеживать ситуацию с используемыми данными. Так, если их много, то они замедляют скорость обращения к хранилищам и накопителям, передачу, обработку и изъятие. Поэтому эти все моменты необходимо также прорабатывать. Следует помнить, что системы информационного обслуживания сами по себе не влияют на качество принимаемых в сфере логистики решений. Они только позволяют упростить, облегчить и ускорить этот процесс.

Заключение

При работе с информационными потоками большую роль играет адекватность общей организации. То есть документы должны получать только те люди, которым они предназначены, а не все. Желательным будет разделить их и по уровню приоритетности. Например, копию инструкции к прибору можно не отправлять, тогда как счет к оплате – это дело обязательное. Если создать адекватную структуру информационных потоков, это очень хорошо скажется на деятельности коммерческой структуры и позволит легче занять свою нишу на рынке.