Бюджет закупок: сущность составления, показатели и формирование

В процессе подготовки бюджета планы продаж и производства трансформируются в показатели доходов и расходов подразделений. Чтобы каждый из отделов смог реализовать намеченные цели, нужно закупить материалы, уложившись в план затрат. Для этой цели формируется бюджет закупок.

Модель организации закупок №1

Первым делом следует определить цель создания отдела закупок. Исходя из специфики товара и количества поставщиков формирует отдел из 2-5 человек (на одного менеджера максимум 7 поставщиков). Каждый из них отвечает за сроки поставок, состояние запасов, оплаты, выполнение договоров. Работа отдела не может осуществляться только по заданию руководителя. Подразделение создается для реализации плана продаж, который составляется на месяц, квартал и год. За его выполнение плана предусмотрена премия:

• основной доход: 40% для менеджера, 60% - для руководителя;
• бонусы: 50% - для менеджера, 30% - для руководителя;
• премия - 10%.

Бонусы менеджерам начисляются по показателям труда:

• поставка в срок;
• объем неликвидного товара;
• средняя оборачиваемость запаса.

Для премирования можно использовать и качественные показатели, например, коэффициент сервиса, то есть количество товаров в заявке, которая может быть удовлетворена сразу.

Модель организации закупок №2

Данная схема отличается от предыдущей тем, что на основе плана продаж руководитель отдела рассчитывает бюджет закупок. То есть создается отдельный центр финансового контроля внутри подразделения. Осуществляется более эффективный отбор менеджеров, так как учитываются расходы на логистику и условия поставки. Все сотрудники заинтересованы в выполнении плана закупок, а значит, и развитии фирмы. В свою очередь, руководство сможет сократить схему с откатами к минимуму.

На построение первой модели работы потребуется 1,5-2 месяца. Задача директора сводится к подбору персонала с опытом работы. Во втором случае на построение отдела потребуется 6-18 месяцев. Основная проблема заключается в психологической работе. Директору нужно превратить сотрудников в отдельных бизнесменов. Не каждый может справиться с такой ролью.

Оперативное планирования

Оперативный бюджет отражает плановые операции на год для сегмента или конкретной функции предприятия. Он разрабатывается во всех центрах ответственности, а затем объединяется в один консолидированный бюджет. Составление документа можно рассматривать как бухгалтерский и управленческий процесс. Разница заключается в том, что отчет отражает деятельность предприятия в будущем, а не фиксацию предыдущих событий. Он состоит из бюджетов закупок, продаж, административных, производственных расходов. Рассмотрим каждый из этих элементов.

Продажи

Объем продаж и его структура определяют характер деятельности предприятия. Поэтому одним из первых составляется план продаж. При его подготовке нужно учитывать не только продажи за предыдущие периоды, но и анализировать факторы, которые могут на них повлиять (сезонность, акции и т.д.).

Бюджет продаж составляется с учетом уровня спроса, географии сбыта, покупателей. Он включает в себя плановый уровень выручки, который можно отразить в бюджете денежных средств. Но расчет этого показателя вызывает трудности, так как действиями клиентов предприятие управлять не может. Плановая сумма расходов рассчитывается исходя из деятельности организации. Ее проще всего посчитать. Продажи, как бизнес-процесс имеют большое значение. Для организаций, которые занимаются сбытом продукции, погрешность в расчетах задает именно план продаж. Если он составлен некорректно, то это повлияет на все остальные сферы деятельности.

Производство и запасы

План выпуска продукции составляется исходя из объема продаж. Он учитывает также производственные мощности, изменение величины запасов и бюджет закупок. Расчет осуществляется по такой формуле:

Выпуск продукции = запас на конец периода + объем продаж – запас на начало периода.

Объем производства рассчитывается исходя из особенностей изготовления продукции.

Общепроизводственные расходы - это те, которые связаны с изготовлением продукции. При этом отдельной строкой учитываются затраты на оплату труда двумя частями: фиксированная и сдельная (премии сотрудников, исходя из выполнения плана производства).

Бюджет коммерческих, административных затрат

Коммерческие расходы - это все затраты, связанные со сбытом, продвижением товаров. Их объем зависит от решений в сфере менеджмента. Решение об изменении площади помещений повлияет на затраты, связанные с хранением товаров. Сумму переменных расходов формирует комиссионное вознаграждение, затратами на упаковку, обработку, транспортировку. Все остальные постоянные расходы относятся к административным.

Бюджет закупок

План закупок по видам товаров или по поставщикам показывает, сколько продукции должно приобрести предприятие у внешних и внутренних поставщиков. Формирование бюджета закупок осуществляется исходя из плана продаж, уровня запасов, загруженности производства, сроков и порядка погашения кредиторской задолженности.

Закупки = плановый объем использования + уровень запасов на конец периода – запасы на начало периода.

Запасы на производство

Потребность в постоянных производственных материалах определяется расходами на ремонт оборудования, планом строительства и подготовки новых изделий. Часто экономисты совершают ошибку, игнорируя эти расходы при составлении бюджета.

Плановая сумма расходов зависит от вида ресурсов и способов их потребления. Бюджет формируется исходя из норм расхода ресурсов на производстве, в хозяйственных центрах и потребности в основных средствах. Первая статья рассчитывается путем умножения планового объема производства на нормы. Эта потребность корректируется на складские остатки и нормативы запасов. Так формируется бюджет закупок в натуральном выражении. Чтобы привести его в стоимостное выражение, нужно умножить на плановую цену.

Пример

Металлургический завод планирует изготовить 3000 т продукции в следующем году. Для этого потребуется медь и кислота олеиновая. Норма расхода на 1 т: меди – 0,06 кг, кислоты – 0,0058 л. Остаток меди на начало года - 100 кг, а на конец - 50 кг. Цена на сырье составляет 4 500 руб. /т. меди и 10 000 руб. / литр кислоты.

Потребность на год:

• 3000 * 0,006 = 180 кг меди
• 3000 * 0,0058 = 17,4 литра кислоты

Плановый объем закупки:

• (180 кг / (100 - 50)) * 4500 = 1 035 000 руб. - на медь.
• (17,4 * 10 000) = 174 000 руб. - на кислоту.

Запасы на АДХ

Планирование бюджета закупок в административно-хозяйственной деятельности (АХД) осуществляется иначе. Номенклатура товара очень широкая (от канцелярских принадлежностей до материалов для ремонта офиса), а нормы расхода отсутствуют. Определить потребность в запасах можно тремя способами:

• Использовать заявки структурных подразделений. Служба снабжения собирает заявки, обрабатывает, оценивает остатки, актуализирует цены и рассчитывает бюджет.
• Установить нормативы запасов по самым популярным товарам, например, канцелярским принадлежностям, моющим средствам. Бюджет рассчитывать исходя из имеющихся запасов.
• Установить лимит закупок запасов для АХД в процентах от стоимости основных материалов.

Особое внимание следует уделить составлению складских запасов на предмет выявления сверхнормативных ресурсов. При формировании бюджета закупок такие материалы следует корректировать в сторону уменьшения. Особенно в том случае, если поставка не осуществляется с ограничениями.

Функции бюджета закупок

• Бюджет — это инструмент планирования, который указывает пути использования ресурсов с учетом возможностей. Это также средство контроля и оценки результатов деятельности путем сравнения плановых и фактических показателей.
• По структуре и степени выполнения бюджета закупок можно оценить работу менеджеров. Организации используют их для оценки работы управляющих подразделений.
• Бюджет отдела закупок может выполнять мотивационную функцию, если содержит у цели деятельности. Например, отдел получил задание закупить сырье на полмиллиона рублей на условиях постоплаты. Если цель будет достигнута, то руководителю и его замам будет начислена премия, которая увеличит расходную часть бюджета в следующем периоде.
• Сотрудник должен понимать, какие задачи перед ним ставятся. Если цели развития организации держатся в секрете, то они не будут достигнуты. В этом смысле бюджет формирует коммуникационную среду в коллективе, а также между сотрудниками и подчиненными.

Работа с тендерами

С целью формирования бюджета закупок материалов можно проводить тендеры - находить самых лучших поставщиков товаров определенной категории. По данным нормативных документов разрабатывается стратегия распределения материалов по группам, качественным показателям и классифицируются контрагенты. Формируется тендерный лист с предложениями поставщиков. По заданным критериям оценки автоматически определяется "победитель". Далее ведется работа по заключению договора и формированию бюджета закупок.

Варианты закупок:

• Одной партией. Упрощается процесс подготовки документов, но организации потребуются большие складские помещения для хранения запасов. Увеличивается риск потерь вызванный порчей продукции.
• Мелкими партиями. Быстрая оборачиваемость капитала и уменьшение площадей для хранения товара.
• По мере необходимости. Товар поставляется по счетам (без заключения договора) мелкими партиями на условиях полной предоплаты.

Контролирование закупок

С целью осуществления контроля за выполнением бюджета, закупки могут рассчитываться по центрам финансовой ответственности. При этом планирование осуществляется на двух уровнях:

• Перспективное управление – формирование потребности в материалах на год с разбивкой по кварталам/месяцам. После формирования годового плана осуществляется выбор поставщиков и заключение длительных контрактов.
• Календарное управление – формирование месячных и декадных/недельных планов по закупке с целью бесперебойного снабжения предприятия конкретным сырьем. Это детализация годового плана.

Для того, чтобы рассчитать бюджет закупок на месяц, следует придерживаться такого алгоритма:

• Расчет потребности материалов на производство с учетом текущих остатков, ожидаемых поступлений и страховых запасов.
• Потребность корректируется по заказам, изделиям и разрешенным заменам.
• В случае изменения планов производства корректируется бюджет закупок.
• Формируется график доставки сырья и план платежей поставщикам.
• При невозможности выполнить поставку выполняется возврат на шаг назад и выбор нового поставщика. Если нет возможности поменять поставщика, инициируется изменение заготовки или марки материала.

Вот как составить бюджет закупок.