Оформление должностной инструкции: порядок оформления, требования и условия, образец
Любая организация заинтересована в том, чтобы сотрудники максимально эффективно выполняли свою работу, четко понимая поставленные перед ними цели и задачи. Грамотное оформление должностной инструкции поможет в организации трудовой деятельности.
Порядок оформления ДИ
Данный документ регулирует внутренние трудовые отношения сотрудников организации. Порядок оформления должностной инструкции будет зависеть от конкретной должности, но в общем этот документ должен регламентировать место и назначение трудящегося в аппарате управления, а также квалификационные требования к нему, его функциональные права, ответственность и обязанности, а также возможные поощрения.
По закону, для компании оформление должностных инструкций необязательно, но данный документ помогает не только в регулировании деятельности работников, но и при возникновении различного рода конфликтных ситуаций внутри организации или с налоговой.
По мнению Роструда, этот документ должен быть отдельным на каждую конкретную должность, которая имеется в штатном расписании (даже на вакантную). Инструкция выражает интересы двух сторон в рабочих отношениях, потому что в ней содержится дополнительная информация, требования, связанные с личностными, деловыми качествами сотрудника, и другое.
При отсутствии данного документа невозможным становится:
- обоснование отказа в приеме на должность;
- объективная оценка деятельности сотрудника на период испытательного срока;
- распределение трудовых функций между трудящимися;
- временный перевод трудящегося на другую работу;
- оценка добросовестности и полноты выполнения сотрудником его трудовых функций.
Законодательство не предъявляет конкретных требований к оформлению должностной инструкции, к тому же отсутствие этого документа не является нарушением закона, а значит, не влечет за собой ответственности. С другой стороны, данный факт способен вызвать последствия негативного характера в принятие работодателем незаконных действий и решений.
Корректировка и составление
Основанием для разработки и оформления должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей. В нем содержатся квалификационные характеристики, которые подразделяются на:
- должностные обязанности специалиста;
- необходимые знания;
- требования к квалификации работника.
Важно понимать, что этот справочник разработан для облегчения решения рабочих моментов, их урегулирования, а также для организации максимально эффективной деятельности в управлении персоналом. Он носит только рекомендательный характер.
Оформление должностных инструкций работников не урегулировано правовыми нормативными актами. Соответственно, работодатель самостоятельно принимает решение, каким образом ее оформить и вносить необходимые изменения. Инструкция может являться самостоятельным документом или быть приложением трудового договора.
Корректировка зачастую связана с внесением изменений обязательных условий в трудовом соглашении. Работодатель обязан в письменном виде заблаговременно предупредить сотрудника о предстоящих переменах. Если штатный работник соглашается на продолжение рабочих отношений, то в инструкцию вносятся соответствующие изменения. Если она является приложением ТД, то необходимо внести изменения посредством составления дополнительного соглашения.
Рекомендации по составлению
В Трудовом кодексе ничего не сказано о составлении и оформлении должностной инструкции. Несмотря на это, она является важнейшим документом, в содержание которого входит круг обязанностей, трудовая функция, предел ответственности, а также квалификационные требования. Данный документ составляют в 2-х экземплярах, один из которых отдается работнику.
При оформление должностной инструкции по ГОСТу раньше опирались на Государственный стандарт Р 6.30-2003, который введен в действие посредством Постановления Госстандарта России №65-ст. от 03.03.2003 г., но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты, которые обязательны для указания в данном документе, описаны во 2 разделе ГОСТа.
Образец оформления должностной инструкции направляется на согласование всем должностным лицам, которые в нем заинтересованы. Какие-либо предложения и замечания по проекту заинтересованным должностным лицам можно представить на отдельных листах, которые должны быть датированы и подписаны сотрудниками организации. Оформление должностной инструкции может опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, где разрешается оформлять визы согласования на последнем листе в нижней части подлинника документа. Также данный документ можно визировать полистно (на усмотрение предприятия).
Правила оформления реквизитов
Образцом оформления должностной инструкции служат разработанные государственные стандарты. Согласно им, каждый тип организационно-распорядительной документации должен иметь полностью заполненные реквизиты. Порядок их расположения на листе тоже определен и имеет значение. Должностная инструкция относится к документам внутреннего пользования, поэтому некоторые виды реквизитов указывать необязательно. Например, не имеет смысла прописывать логотип организации, ее справочные данные, регистрационный номер или код ОКПО.
Обязательные реквизиты, которые необходимо указать в инструкции:
- наименование фирмы, ее конкретного подразделения;
- наименование самого документа (должностная инструкция), где прописывается конкретная должность, для которой ее разработали;
- ОКУД (код формы документа), для инструкции – 0253051;
- дата и место, где был составлен документ;
- грифы согласования и утверждения;
- регистрационный номер;
- текстовая часть;
- поле, которое предназначено для подписей ознакомленных лиц;
- подпись должностного лица, которое разработало документ.
Основные разделы
Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу должен включать несколько разделов. Каждый из них обязан подробно рассматривать следующие из вопросов:
- Содержание и перечень трудовых функций, а также перечень видов выполняемых работ, относящихся к этой должности.
- Полномочия и права специалиста, их краткое описание.
- Ответственность, которая применяется к сотруднику за ненадлежащие или полное невыполнение рабочих обязанностей.
Что касается требований к оформлению текста, то они стандартные: ширина нижнего и верхнего полей не менее 20 мм. В тексте необходимо использовать специальные термины, которые устоялись в деловой среде при использовании речевых оборотов, а также необходимо применение профессиональных штампов. Такой стиль изложения поможет в избежании неоднозначного толкования смысла, а также сделает информацию в тексте максимально понятной для восприятия трудящимися.
ДИ менеджера по таможенному оформлению
Данного работника относят к категории специалистов. Он назначается и увольняется с должности посредством приказа руководителя предприятия. Должностная инструкция специалиста по таможенному оформлению предусматривает, что на должность может быть назначено лицо, у которого имеется:
- высшее профессиональное образование по специальности «таможенное дело» без стажа работы;
- экономическое или юридическое высшее образование, с опытом работы не менее года;
- среднее специальное образование со стажем работы не меньше 3-х лет;
- квалификационный аттестат по специальности таможенного оформления, курсы повышения квалификации в сфере таможенного оформления один раз в три года.
В своей деятельности данный специалист должен руководствоваться:
- уставом организации;
- правовыми нормативными актами, методическими профильными рекомендациями, касающиеся таможенного оформления;
- распоряжениями, приказами руководителя;
- своей должностной инструкцией.
Что должен знать специалист таможенного оформления
Менеджер этой сферы деятельности должен знать следующее:
- правовые и нормативные акты, а также иные руководящие документы и материалы, которые регламентируют условия перемещения товара через границу и порядок таможенного оформления;
- обязанности, права и ответственность агента таможни, декларанта;
- меры регулирования государством внешнеэкономической деятельности;
- правила, посредством которых осуществляется валютный контроль в таможенных целях;
- таможенные режимы;
- меры ответственности, которые применяются за правонарушения и преступления в сфере таможни;
- порядок, принятый при декларировании, а также виды и формы таможенных деклараций;
- классификацию, которая применяется для товаров в таможенных целях;
- порядок и правила, применяемые для заполнения таможенной документации;
- виды и классификация таможенных платежей, а также порядок, который применяется при уплате и их исчислении;
- порядок ведения отчетности, установленный организацией;
- правила, применяемые для определения таможенной стоимости;
- основы культуры общения, экономики, психологии, организации труда;
- правила пользования инновационными средствами техники, а также программным обеспечением;
- нормы и правила ПБ, охраны труда на рабочем месте;
- основы трудового законодательства.
Должностные обязанности менеджера по таможенному оформлению
Образец оформления должностной инструкции данного специалиста предписывает следующие обязанности:
- Выполнять работы по оформлению документации на товары, которые перемещаются через границу, совершать другие действия, которые необходимы при организации таможенного оформления.
- Производить декларирование товара в таможенном режиме, основываясь на сведениях, которые содержатся в товаросопроводительных и других документах.
- Проверять на достоверность сведения о перемещаемых товарах, которые указаны в перевозочной и коммерческой документации.
- Определять код товаров, опираясь на их номенклатуру.
- Выбирать метод вычисления таможенной стоимости и на основании него осуществлять расчет.
- Определять вид налога на товар, исчислять его.
- Определять страну происхождения товара, перемещаемого через границу.
- Применять налоговые льготы, тарифные преференции.
- Оказывать консультативные услуги, касающиеся таможенного оформления.
- Вести отчетность и делопроизводство, обрабатывать информацию.
Права менеджера по таможенному оформлению
Правильное оформление должностной инструкции предполагает следующие права специалиста таможенного оформления:
- Право на ознакомление с проектами решений руководителей, которые касаются непосредственно его деятельности.
- Право вносить свои предложения, касающиеся совершенствования рабочей деятельности.
- Право сообщать руководству об имеющихся недостатках в организации (в пределах компетенции специалиста), которые выявились в процессе трудовой деятельности, а также вносить свои предложения по поводу их устранения.
- Право на то, чтобы по поручению руководства или лично запрашивать от подразделений организации документы или информацию, которые необходимы при выполнении рабочих обязанностей.
- Право на требование от руководства организации оказать содействие в исполнении непосредственных должностных обязанностей.
Взаимоотношения, ответственность и оценка работы менеджера по таможенному оформлению
Образец правильного оформления должностной инструкции данного специалиста гласит, что он подчиняется руководителю структурного подразделения. Взаимодействует он с сотрудниками структурных подразделений по вопросам, которые входят в его компетенцию.
К требованиям по оформлению должностной инструкции относится также наличие раздела ответственности специалиста по таможенному оформлению. Результаты рабочей деятельности менеджера должен оценивать руководитель его структурного подразделения. Менеджер по таможенному оформлению должен нести ответственность за:
- неисполнение, ненадлежащее выполнение непосредственных должностных обязанностей;
- причинение материального ущерба в процессе рабочей деятельности (в соответствии с законодательством);
- несоблюдение правил трудового внутреннего распорядка, норм и правил ПБ и охраны труда.
Какие задачи решает должностная инструкция?
Если данный документ составлен правильно и строго соблюдается всеми сотрудниками организации, то он будет являться опорой в работе предприятия. Примером оформления должностной инструкции должны служить документы, которые соответствуют государственным требованиям. Это обеспечит смысловую значимость данной документации и будет являться подтверждением подлинности.
Хотя ДИ работника не входит в перечень обязательных документов, но ее наличие - это большой плюс в работе фирмы. Она решает следующие производственные и управленческие задачи:
- четкое определение должностных обязанностей для индивидуальной рабочей единицы, которая входит в штатное расписание, с учетом всех особенностей конкретных задач и рабочего места;
- разграничение должностных обязанностей, определение взаимосвязей по должностям, установление служебной иерархии, а также подчиненность;
- обоснование возмещения трудящемуся некоторых видов расходов, которые обусловлены исполнением его рабочих обязанностей;
- установление четких и понятных квалификационных требований к должности и критериев оценки эффективности в выполнении обязанностей, а также соответствие занимаемой должности;
- установление прав и обязанностей специалиста, определение зоны его ответственности и наказания, которое предусмотрено за нарушение или неисполнение должностных обязанностей.
Этот документ должен быть составлен грамотно, а также соответствовать установленным требованиям. Регламентами государственного уровня, регулирующими правила оформления этого документа, являются ГОСТы, которые устанавливают конкретные требования, применяемые при оформлении деловых бумаг. Ранее применяли ГОСТ Р 6.30-2003, но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стоит обратить внимание на то, что положения, прописанные в инструкции, никак не должны ухудшать условия труда, а также положения трудящихся, в сравнении с теми, что гарантируются законодательством.
Дополнительные разделы
Некоторые наиболее часто встречающиеся дополнительные разделы в ДИ:
- «Взаимоотношения» – это раздел, который регулирует производственные контакты сотрудников как из одного отдела, так и из разных. При необходимости, в нем прописывают служебные связи внутри организации, а также со сторонними предприятиями. Это необходимо, например, если трудящийся взаимодействует с контрагентами и есть необходимость информирования об этом руководства. Для того чтобы повысить качество ДИ, не лишним будет установление в данном разделе порядка и периодичности предоставления работником планов, отчетов и иных документов.
- «Оценка работы» – это раздел, где четко установлены критерии, по которым будет происходить оценка труда.
- «Порядок пересмотра должностной инструкции». В этом разделе целесообразно определить сроки действия, а также условия для пересмотра ДИ, в число которых входит:
- какие-либо изменения в организационной структуре;
- пересмотр, изменения в штатном расписании;
- возникновение новых рабочих обязанностей, что приводит к перераспределению уже имеющихся;
- изменение характера работы из-за внедрения инновационных технологий.
Дополнительные разделы должны быть расположены в конце должностной инструкции.