Корпоративный мессенджер: определение, назначение, задачи, условия защищенности, выбор лучшего и принцип работы

Корпоративный мессенджер — это инструмент с функциями обмена мгновенными сообщениями, передачи файлов, группового чата и других связанных функций для работы в офисе. Работники из разных отделов, помещений и городов, присоединяясь к одной и той же группе, мгновенно получают информацию и имеют возможность быстро ее обсудить. Запись обсуждения может быть экспортирована или распечатана, как резервная копия конференции.

Возможности корпоративного мессенджера

Мгновенный обмен сообщениями — один из самых первых сетевых инструментов, созданных для совместной работы. Он и сегодня служит основой для многих офисных сервисов. Практически каждый инструмент совместной работы, доступный на рынке, предлагает функцию обмена мгновенными сообщениями в дополнение к функциям, которые наиболее известны пользователям: передачи голоса, видео или экрана.

Однако у большинства инструментов обмена мгновенными сообщениями служба размещается через общедоступный интернет, что может привести к потенциальной потере или краже конфиденциальных данных или информации. Из-за этого риска компании стали искать системы, которые можно размещать в собственной частной сети и обладающие коммуникациями, необходимыми для ведения бизнеса.

В отличие от традиционных методов коммуникации, таких как электронная почта или телефонный звонок, чат — преимущество корпоративного мессенджера:

1. В тех случаях, когда компания готовится к выпуску нового проекта, элементы которого требуют тесной коммуникации между отделами и управлениями, он может отлично справиться с задачами, мгновенно обработать всю необходимую информацию.
2. Устраняет временную задержку, не нужно ждать, когда освободится занятая телефонная линия, нет ограничений по размеру и типу.
3. Предлагает больше возможностей, чтобы сделать общение более умным и удобным, например, можно использовать функцию моментального снимка, с добавлением текста и выносок, чтобы все было ясно.
4. В отличие от свободного публичного почтовика или чата, корпоративный мессенджер не позволит работникам разговаривать с друзьями, семьями в рабочее время.
5. Все учетные записи пользователей или список контактов корпоративного почтовика будет контролироваться ИТ-отделом. Все, что произошло через мессенджер, будет записано на сервере компании. Таким образом, обеспечивается надежная и конфиденциальная сеть обмена мгновенными сообщениями внутри офиса.

4 причины, по которым выбирают корпоративную связь

Офисная связь в современных бизнес-средах становится более важной для повышения эффективности производства. Бесплатные мессенджеры, такие как Yahoo, MSN или Skype, популярны и помогают людям в общении. Можно разговаривать с друзьями, обмениваться фотографиями, делать видеоролики для семей, более того, они абсолютно бесплатны. Но есть некоторые недостатки бесплатных мессенджеров, которые могут вынудить пользователей отказаться от их применения в офисной среде.

Четыре причины, по которым корпоративный мессенджер для локальной сети может работать лучше для ежедневного офисного общения:

1. Безопасность. Шифрование сообщений происходит в корпоративном решении для обмена мгновенными сообщениями. В отличие от бесплатного мессенджера, он шифрует все данные, передаваемые через сеть обмена мгновенными сообщениями.
2. Все под контролем. Он настроен и запущен внутри компании, ИТ-отделы полностью контролируют все общение. Система предлагает множество полезных функций, чтобы программа соответствовала потребностям компании.
3. Повышение эффективности работы. Можно настроить статус присутствия, отправить сообщение группе, поделиться снимком экрана, получить предупреждение при появлении нового входящего сообщения. Отправленное сообщение не будет показывать его содержимое, если получатель не войдет со своим паролем для корпоративного общения.
4. Надежная техническая поддержка. Корпоративный мессенджер для локальной сети не имеет неразрешимых проблем сбоя, так как производитель ПО предлагает быструю поддержку и помощь в устранении проблем.

В общем, мессенджер является безопасным и стабильным для делового общения. Поэтому пользователь легко выберет подходящий, чтобы заменить электронные письма, телефонные звонки и бесплатные мессенджеры для офиса.

Необходимая комплектация службы обмена СМС

Одни из наиболее распространенных вопросов для пользователей или клиентов, которым нужна корпоративная электронная почта: какой выбрать корпоративный мессенджер и задачи, которые он может выполнять, или в чем разница между традиционным сервисом Exchange и Office 365? Ответ на эти вопросы довольно прост и зависит от потребностей. У малого офиса потребности в коммуникации, вероятно, не будут такими же, как у крупной компании или оператора связи, стремящегося предоставить своим клиентам службу электронной почты.

Обязательная комплектация службы обмена сообщениями предприятий:

1. Хостинг данных. В настоящее время возможность гарантировать место размещения своих данных становится важным элементом для европейских компаний. Это делается для обеспечения ответственного использования данных и мониторинга правил вокруг действующей безопасности корпоративного мессенджера и задач пользователя.
2. Доступность услуг. Еще один элемент, который необходимо учитывать, - это гарантия доступности услуги, предлагаемой провайдером.
3. Техническая поддержка. Нужно убедиться, что провайдер выполняет персонализированное обслуживание клиентов. Многие компании предлагают решения для электронной связи и безопасности, но не все из них гарантируют индивидуальный мониторинг и масштабируемость в соответствии с потребностями фирмы.

7 основных тенденций развития на 2018 год

По мере того, как компьютеризация продолжает расти, взаимодействие с партнерами и клиентами становится все более важным фактором для компаний. В значительной степени способствуя успеху этих компаний, процедуры коммуникации должны стать более эффективными. Поставщики глобальных сообщений определили семь тенденций, влияние которых будет иметь решающее значение в этом году для корпоративного мессенджера (ответ и описание):

1. Рабочее место будущего. Современный офис мало-помалу движется к облаку. Для удовлетворения растущего спроса на сотрудничество и мобильность многие компании переходят на облачные решения, такие как Microsoft Office 365.
2. Связанные компании. В будущем успех общества будет во многом зависеть от его способности отказаться от устаревших методов. Будет развиваться развитие внутригрупповых экосистем. Компании предпочитают постоянно взаимодействовать со своими партнерами и клиентами, обмениваться информацией на разных платформах и принимать совместные решения. Используя корпоративные службы обмена сообщениями, компании могут значительно улучшить свои коммуникационные процедуры.
3. Промышленность 4.0 и интернет (IoT) теперь является неотъемлемой частью цепочки поставок бизнеса для лучшего корпоративного мессенджера. К 2020 году через интернет будет подключено около 25 млрд устройств. Для обеспечения надежного и автоматизированного взаимодействия друг с другом различные стандарты должны быть надежно связаны на международном уровне.
4. Усиление требований безопасности. С ростом взаимосвязи устройств в IoT растет вероятность появления вредоносных атак. В результате сетевые устройства должны быть способны надежно идентифицировать себя и безопасно общаться друг с другом.
5. Ускорение и инновации. Во время цифрового перехода компании должны соответствовать ожиданиям клиентов, чтобы оставаться на шаг впереди конкурентов. Инновационные решения для облачных коммуникаций легко интегрируются с существующими ИТ-инфраструктурами и легко адаптируются к новым возникающим требованиям.
6. Многоканальная связь. С ростом мобильности время, место и способ, которым потребители покупают товар, являются переменными. Чтобы не пропустить «волшебный момент», когда клиент действительно решил приобрести товар, компании должны иметь возможность включиться в процесс на любом этапе выбора, ориентировать своих клиентов с соответствующими предложениями, доступными где угодно и в любое время.
7. Полное IP. В ближайшие годы многие поставщики телекоммуникационных услуг в Европе перейдут на полностью основанную на IP систему передачи данных, разработка корпоративного мессенджера такого типа подходит к завершению. Поэтому компаниям придется постепенно решать проблемы, связанные с этой миграцией.

Пять корпоративных систем обмена сообщениями

Рассмотрим системы обмена мгновенными сообщениями, которые предназначены для использования в частной корпоративной сети. Эти системы, как правило, основаны на клиент-сервер, имеют различные наборы функций и оцениваются клиентом, как «все в одном». Пять приложений:

1. BigAnt — это базовая система обмена мгновенными сообщениями с несколькими дополнительными тонкостями. Помимо основной функции чата, он также предлагает офлайн-чат, групповой чат, голосовые и видео чаты. Учетные записи можно настроить вручную или импортировать из Active Directory для упрощения настройки. Стандарт BigAnt стоит 299 $ (20 300 руб.) для сервера и 15,90 $ (1080 руб.) за каждую клиентскую лицензию.
2. Мессенджер для корпоративной сети Bopup. У него есть те же функции, что и в BigAnt, но специализируется на голосе и видео. Он способен осуществлять связь с бюллетенями, импорт Active Directory, передачу и распространение файлов, а также утверждает, что клиентское программное обеспечение хорошо работает со средами Citrix и Terminal Server. Опять же, имеет архивирование сообщений, доступное для всех целей регулирования. Bopup стоит 190 $ (12 900 руб.) для сервера и 12,90 $ (879 руб.) за каждое одновременное соединение, при этом цена клиента уменьшается в определенных количествах.
3. DBabble - один из самых маленьких наборов функций программного обеспечения в этом списке, также имеет возможность тонкой настройки под задачи фирмы. Системные администраторы могут изменять почти каждый фрагмент текста в Интернете или клиенте Windows и вставлять изображения в определенные места, такие как логотипы и даже реклама. DBabble имеет возможность создавать группы для ИТ-поддержки, где пользователь случайным образом назначается доступному лицу поддержки для общения один на один. Цена для каждого сервера составляет 485 долларов (33 тыс. руб.).
4. Openfire вместе со своим клиентом Spark является единственной бесплатной системой с открытым исходным кодом в этом списке. Он также имеет небольшой набор функций ядра - только текстовый чат, но есть много плагинов для расширения функциональности, включая голос и видео. Openfire - это единственное серверное программное обеспечение в этом списке, которое не работает как системная служба в Windows, оно должно запускаться как приложение.
5. Winpopup LAN Messenger — единственный выбор в этом списке, где серверное программное обеспечение является необязательным. Из-за этой простоты не имеет расширенного набора функций. Он ограничен групповым и индивидуальным чатом. Использование Winpopup LAN Messenger бесплатно для трех пользователей, а затем стоит 14,95 долларов (1000 руб.).

Децентрализованная сеть Jabber

Корпоративный мессенджер Jabber — это еще одна система обмена мгновенными сообщениями. Сеть Jabber/XMPP децентрализована, а это означает, что для нее нет единственного поставщика серверов. Любой может установить сервер Jabber с помощью бесплатного программного обеспечения. Все эти серверы взаимодействуют друг с другом по стандарту XMPP. Jabber стал оригинальной формой коммуникационного протокола, который теперь называется XMPP, Extensible Messaging и Presence Protocol. Он был изобретен Джереми Миллером в конце 1990-х годов, тогда речь шла о связи в режиме реального времени в формате «Мои контакты в сети прямо сейчас» и обслуживания списка контактов на стороне сервера.

Термин «расширяемый» подразумевает, что существует множество официальных расширений для XMPP, которые называются XMPP Extension Protocols (XEPs). Некоторые из этих расширений являются причиной того, что Jabber снова стал востребованным. Они добавляют новые функции для преобразования XMPP в более современную систему обмена сообщениями. Эти функции были реализованы в XMPP со следующими направлениями:

1. Message Carbons (XEP-0280) позволяет серверу отправлять СМС всем устройствам учетной записи.
2. Управление архивами СМС представляет база, в которой хранятся все сообщения, чтобы автономные устройства могли приходить и собирать их позже.
3. Управление потоками возобновляет сеанс для устройств после сбоя интернета.
4. Индикация состояния клиента информирует сервер о том, активно ли пользователи используют приложение или работает ли он в фоновом режиме. Чтобы сэкономить время автономной работы, сервер не отправит лишнюю информацию на устройства.
5. Push Notifications (XEP-0357) позволяет XMPP-серверу пробуждать мобильные устройства, чтобы заставить их прочитывать новые сообщения.

Чат в реальном времени

Messenger — это кроссплатформенный инструмент, корпоративный чат мессенджер для обмена мгновенными сообщениями с поддержкой мобильных устройств, который несет весь риск использования обмена мгновенными сообщениями на рабочем месте. Особенности программы:

1. Безопасная доставка мгновенных сообщений с помощью аутентификации пользователя Micro Focus eDirectory TM и шифрования SSL-сообщений.
2. Список контактов, который отображает информацию пользователя на основе инфо, доступной в eDirectory Micro Focus.
3. Полностью защищенные приложения для мобильных устройств iOS и Android.
4. Поддержка платформ Windows, OS X и Linux.
5. Индикаторы присутствия пользователя, показывающие, когда пользователи находятся в режиме онлайн, заняты, в режиме ожидания или имеют пользовательский статус в GroupWise и Micro Focus Vibe.
6. Блокировка индикатора присутствия.
7. Многопользовательские разговоры.
8. Архив для поиска на корпоративном уровне.
9. Трансляции.
10. Личная история.
11. Чаты.

Сервисное приложение Slack

С тех пор как появился популярный корпоративный мессенджер Slack, приложения для бизнес-сообщений быстро стали средством для ежедневного общения во всех группах, которые объединяют подкасты в компании. Фактически это одно место, где можно общаться с коллегами, как в режиме реального времени, так и в асинхронном режиме. Сотрудничество может быть индивидуально, только приглашенным или тем, кто в организации принимает решение о присоединении. Разумно используемые, такие услуги могут повысить производительность, улучшить работу в команде и даже помочь создать корпоративную культуру. Slack интегрируется с десятками других инструментов, поэтому ее можно использовать для сторонних разработчиков. Если этого не достаточно, можно использовать другое приложение.

Многофункциональное приложение - защищенный корпоративный мессенджер Glip by RingCentral. Он предлагает несколько инструментов, которых нет в Slack. Например, Glip имеет совместное редактирование документов, командный календарь и инструменты управления задачами. В Glip также есть встроенные инструменты для разметки изображений и PDF, что является настоящим бонусом для команд, которые часто обсуждают визуальный материал. Если команда уже использует VoIP RingCentral Office за 7,99 $ (544 руб.) в RingCentral, то дополнительно платить за Glip не нужно.

WhatsApp для малых предприятий

WhatsApp выпустило специальное приложение популярного российского корпоративного мессенджера для использования малыми предприятиями, с целью коммуникации с клиентами. WhatsApp Business добавляет ключевые функции в виде бизнес-профиля, для почты, веб-сайтов магазинов, интеллектуальные средства обмена СМС, вроде приветствий и прочее. Тем, кто применяет деловой номер и личный WhatsApp, Business и Messenger устанавливают на одном устройстве, при этом могут быть зарегистрированы с разными номерами.

Business также совместим с клиентом веб-браузера. Возможности программы:

1. Функция быстрых ответов изображением.
2. WhatsApp сессии компаний, которые подтвердили номер телефона своего аккаунта, соответствуют их бизнесу и функционирует, мгновенно после получения значка подтверждения в профиле.
3. Является бесплатным и доступен для любой ОС в том числе для пользователей Android.

WhatsApp Business в настоящее время уже используется в России, ЕС, Мексике, Великобритании и США, в перспективе с глобальным развертыванием на остальной территории мира.

Миграция Linux: корпоративное сотрудничество

Корпоративный мессенджер Linux завершает обзорную серию по корпоративному сотрудничеству и коммуникации. Подавляющее большинство организаций зависят от технологий Microsoft (Exchange, Office и т. д.), поэтому использование Linux в таких средах может быть немного сложным в зависимости от уровня управленческих задач.

Если работодатель выбрал коммуникационную среду Office 365 и сопутствующие услуги, а специалистам часто нужно проводить собрания и звонки, то использование Linux в качестве основной настольной ОС, вероятно, будет возможным только совместно с виртуальной машиной Windows, имеющей приложения для обмена сообщениями. Они размещают мгновенные сообщения, текстовые, частные форумы, видеозвонки и иногда даже совместное использование экрана в одно специализированное приложение для совместной работы. Если работодатель также использует некоторые другие технологии собрания, то можно использовать Linux в качестве основной настольной ОС.

Руководители фирм должны оценивать свой выбор на основе конкретных потребностей и принимать правильное решение для любой ОС, будь то Windows, OS X или Linux.