Бухгалтерский аутсорсинг - это... Особенности, виды, преимущества и цены

Так уж вышло в этом мире, что выживает не самый сильный, умный, крупный, а наиболее приспособленный. Эта биологическая закономерность в полной мере относится и к сфере предпринимательства. Для закрепления на рынке необходимо, что получаемые компанией доходы превышали расходы. А в этом деле важен каждый момент и нюанс. Так что собой представляет бухгалтерский аутсорсинг? Это как влияет на деятельность компании?

Вводная информация

Начать здесь следует с определения. Бухгалтерский аутсорсинг – это форма сотрудничества, в рамках которой отдельный специалист или целая компания берет на себя функции ведения учета, документооборота, а также сдачи требуемой информации контролирующим органам. Рассматривается как мера административной разгрузки компании. С его помощью можно быстро обеспечить функционирование бухгалтерской системы. Кроме этого, снижаются издержки на ведение учета, а также обеспечивается должная поддержка всего процесса. При этом различают такие виды услуг:

1. Составление и оформление налоговой и/или финансовой отчетности.
2. Обработка документации.
3. Контроль за исполнением действующих правовых норм.
4. Своевременное представление требуемой информации в распоряжение контролирующих органов.

Бытует мнение, что использование сторонних бухгалтерских услуг выгодно в экономическом смысле исключительно малому предпринимательству. Но при грамотной организации взаимоотношений его может использовать и средний бизнес. Крупные предприятия предпочитают обходиться собственными силами. Хотя и среди них есть такие, что используют услуги передачи функций учета внешним партнерам.

Какие преимущества бухгалтерского аутсорсинга получают компании, воспользовавшиеся этой возможностью?

В общих чертах это:

1. Уменьшение издержек по содержанию специалиста. Использование услуг компании обходится значительно дешевле, нежели привлечение квалифицированного сотрудника. Ведь не нужно платить ежемесячную заработную плату, отпускные, предоставлять социальный пакет. Также нет необходимости приобретать бухгалтерские журналы, устанавливать и обслуживать специализированные справочно-правовые системы, организовывать рабочее место и много чего другого.
2. Нет проблемы поиска квалифицированного сотрудника. Опытные бухгалтера обходятся дорого, не каждое предприятие может их себе позволить. Тогда как начинающие специалисты из-за отсутствия или незначительного опыта руководствуются методом ошибок и проб, что иногда обходится еще больше, нежели привлечение квалифицированного сотрудника.
3. Постоянство обслуживания. Штатный бухгалтер может уйти в отпуск или на больничный. Удаленный специалист трудится, как правило, не один, и всегда ему найдется замена, которая сможет продолжать работу.
4. Компетентность обслуживания. Поскольку работа обычно ведется в группе, то есть возможность решения даже самых сложных и нестандартных ситуаций.
5. Возможность получения консультации со стороны квалифицированного специалиста, что позволяет концентрироваться на решении профильных задач.

Как правило, обеспечивается высокое качество и строгая конфиденциальность, а также страхуются оказываемые услуги.

А теперь рассмотрим это детально

Каким бывает бухгалтерский аутсорсинг? Это более сложный вопрос, чем может показаться на первый взгляд. Он может обеспечивать полную передачу процесса или выборочную. Последнее значит, что на аутсорсинг отправляют только отдельные функции бухгалтерии: подготовка статистической отчетности, расчет заработной платы и тому подобное. И здесь мы подходим к тому, из чего складываются цены.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг не предоставляется по фиксированной ставке. На стоимость оказывает влияние система налогообложения, количество операций, обороты компании. Следует учитывать, что, если произойдет ошибка, потеря документов, причинение вреда, то ответственность обычно несет обслуживающее предприятие, взявшее бухгалтерию на аутсорсинг. Но иногда от этого легче не становится. При выборе организации следует обращать внимание на опыт работы, заработанную репутацию, наличие сертификатов и дипломов, а также на предоставляемый спектр услуг. Передача части или даже всех бухгалтерских функций – это непростой шаг для любой компании. И прежде чем решиться на него, необходимо разобраться со всеми деталями. Чтобы лучше понимать, что собой представляет бухгалтерский аутсорсинг, ведение учета на дистанции, можно ознакомиться с законом № 402-ФЗ. Он был принят примерно через десять лет после появления рынка в России, так что смог вобрать в себя опыт уже довольно активной деятельности.

Небольшое отступление

Бухгалтерский аутсорсинг – это подход к оптимизации бизнес-процессов. Он позволяет концентрироваться на основном бизнесе, понижая финансовые риски и затраты. Первые компании, оказывающие эти услуги, появились в РФ в начале нулевых. Хотя в некоторых других странах традиция использования подобных решений значительно более распространена. Так, в Западной Европе 86 процентов компаний малого и среднего бизнеса пользуются такими услугами. А в США данный показатель вообще равен 92%. В самой РФ появление и стремительное развитие этого рынка вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность согласно международным стандартам.

На сегодняшний день бухгалтерское сопровождение (аутсорсинг) приобрело широкую популярность среди различных организаций разных форм собственности. Так, в год принятия регулирующего закона 44% всех случаев передачи функций приходилось именно на эту сферу. В финансовом выражении этот показатель оценивался в сумму от пяти до десяти миллионов долларов. Сейчас же этот рынок растет на 6-8% в год, а его объем исчисляется миллиардами рублей. И это не удивительно, ведь в условиях кризиса множество компаний хотят снизить финансовые затраты и получить качественный бухучет. Поэтому и переходят на внешнее обслуживание. Еще один существенный фактор, который влияет на популярность услуги в Российской Федерации – это постоянное усиление государственного администрирования в сфере налогов. Регулярно можно наблюдать усложнение отчетности и учета, увеличение штрафов даже за незначительные ошибки.

Что еще есть в РФ?

Раз была затронута тема Российской Федерации, давайте доведем ее до конца и рассмотрим полностью, что же собой представляет бухгалтерское сопровождение. Аутсорсинг позволяет компаниям и индивидуальным предпринимателям понижать риски и получать надежных поставщиков услуг. Если говорить про отраслевую структуру, то больше всего им пользуется сфера торговли. На нее припадает четверть доходов аутсорсинговых компаний. На втором месте расположилась нефтегазовая промышленность. Замыкает троицу финансовый сектор.

Дополнительно необходимо отметить бухгалтерское консультирование. Даже если проблем с учетом нет, периодически общаться с опытными специалистами полезно, чтобы знать нюансы постоянно меняющегося законодательства налоговой сферы. Ведь, возможно, была введена определенная льгота. Особенно нужен бухгалтерский аутсорсинг ИП и небольшим предприятиям, когда содержание дополнительного специалиста не имеет смысла из-за небольшого оборота или невысокой загруженности. То же самое можно сказать и про компании, что хотят освободить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций. К тому же траты на аутсорсинг можно списывать на расходы. В этом случае НДС будет приниматься к вычету. В среднем использование аутсорсинга позволяет добиться снижения затрат на 25-30 процентов!

Как знать, что все будет сделано качественно?

Недостаточно хорошее исполнение – бич современного предпринимательства. Как знать, что работа будет выполнена качественно? Поскольку здесь действует рынок, то сами компании заинтересованы в том, чтобы обеспечивать соблюдение высоких стандартов. А поскольку все осуществляемые бизнес-процессы, как правило, уже давно отработаны, то решение как сложных, так и простых рутинных вопросов осуществляется весьма быстро. При этом очень часто клиенту дополнительно предлагается поддержка нескольких специалистов одновременно: юристов, знатоков трудового и налогового законодательства. К тому же они сами заинтересованы в том, чтобы оперативно реагировать на изменение нормативно-правовой основы и подстраиваться под изменяющиеся условия для сохранения собственной доли на рынке и ее увеличения.

Об ответственности за результат

Когда заключается договор бухгалтерского аутсорсинга, образец которого обычно можно найти на сайте компании, то каждая сторона несет определенные обязательства. Для предприятий, использующих внешние услуги, наибольший интерес здесь представляет ответственность за получаемый результат. Согласно действующему законодательству, именно обслуживающая компания несет ответственность за причинение вреда во время оказания бухгалтерского сопровождения в результате совершенных ошибок, допущенных упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения действующих норм права. Следует изучить этот момент более подробно, но обычно аутсорсер принимает на себя все риски и возмещает ущерб по штрафам и пеням, которые накладывает налоговая инспекция. Благодаря этому достигается ситуация, когда он чрезвычайно заинтересован в том, чтобы исключить любую возможность их возникновения. Тогда как, если ошибку допускает штатный бухгалтер, то выплачивать штрафы и санкции приходится самой компании.

Про конфиденциальность

Аутсорсер и его клиент являются полноценными бизнес-партнерами. Их интересы совпадают. Поэтому между ними должно быть заключено соглашение о сохранении в тайне любой информации, которая будет получена благодаря исполнению договора на аутсорсинг бухгалтерских услуг. Это делается для того, чтобы избежать возможных потерь и нанесения ущерба интересам обслуживаемого клиента. Образец надежности в данном случае – крупная и известная компания British Petroleum. Она заключила соглашение на обслуживание еще в 2002 году. И никаких потерь в связи с этим так и не получила по сей день. Для обеспечения конфиденциальности используются разные варианты, позволяющие минимизировать возможную утечку данных.

О рисках

В основном разговор велся о преимуществах. Но есть не только они. Как и при любой деятельности, существуют определенные риски, которые могут повлиять на осуществляемые процессы. И о них необходимо знать и всегда иметь ввиду, а не слепо превозносить бухгалтерский аутсорсинг. Договор о сопровождении должен их учитывать, чтобы потом не было разочарований. Итак, краткий перечень:

1. Риск потери репутации. Он связан, как правило, с неудовлетворительным оказанием услуг аутсорсером. Например, потеря хорошей репутации у налоговой службы.
2. Риск утечки информации. Когда учетные функции передаются сторонней организации, то всегда возникает проблема безопасности. Особенно она актуальна в плане потери конфиденциальности.
3. Операционный риск. Он возникает вследствие использования несовершенных технологий или через некомпетентность.
4. Риск понижения оперативности реагирования. Выражается он в несколько запоздалом реагировании на возникновение определенных проблем.
5. Кадровый риск. Правомерным сейчас является использование исключительно классического бухгалтерского аутсорсинга. Заемный труд запрещен, а аутстаффинг существенно ограничен. Поскольку подобное ограничение было введено относительно недавно (в 2016 году), то существует, пускай и небольшой, но шанс встретиться с компанией, деятельность которой в сфере учета не лицензирована.

Сколько же это стоит?

А теперь давайте разберем вопрос цены. Аутсорсинг бухгалтерских услуг оценивается в зависимости от множества различных параметров. Наиболее важными и распространенными являются система налогообложения, количество персонала, а также совершенных хозяйственных операций в периоде. Сложно сказать точно, сколько стоит в Москве аутсорсинг бухгалтерских услуг. Цены приблизительного диапазона выглядят примерно таким образом:

Хотя это не вся стоимость, по которой предлагается бухгалтерский аутсорсинг. Цены в Москве могут варьироваться в значительном диапазоне. Давайте рассмотрим еще одну систему. Только в ее основе будет находиться уже оборот компании. Примерная стоимость в таком случае составляет:

При этом, когда обговаривается цена, то необходимо уточнить, что входит в базовый пакет. В качестве наиболее распространенных и затребованных моментов следует привести сопровождение 1С, текущее ведение учета согласно всем регистрам, подготовка авансовых отчетов, формирование книг покупок, продаж и кассовой, кадровое делопроизводство, расчет заработной платы, других вознаграждений, защита интересов партнера в налоговой инспекции, платежные поручения и сдача сведений контролирующим службам.

Заключение

Как видите, выгодное это дело – аутсорсинг бухгалтерских услуг. Договор позволяет отобразить все риски и закрепить взаимоотношения в юридической плоскости. Такой подход позволяет существенно сокращать расходы (что чрезвычайно выгодно для маленьких компаний), обеспечивает своевременную подачу всей информации и позволяет избегать штрафов и прочих санкций, которые могут быть наложены налоговыми органами. Но не следует забывать о внимании и осторожности при выборе компании. Ведь от этого зависит очень многое. Если подойти к этому делу спустя рукава, то потом можно получить множество проблем. Причем нарушение конфиденциальности и предоставление данных конкурентам – это еще не самая страшная проблема. Ведь для ведения бухгалтерского аутсорсинга не нужно получать специальную лицензию. И гарантию качества услуг, равно как и работы никто дать не может.

Можно ориентироваться только на опыт работы коммерческой структуры, существующую у нее репутацию, дипломы и сертификаты, а также на спектр предоставляемых услуг. Благо, в век интернета узнать все это не составляет труда. Можно посетить сайты аутсорсеров или даже специальных организаций, которые ведут мониторинг их деятельности. При этом следует обращать внимание на то, сколько компаний пребывает в их ведении, ведь слишком большое их количество отрицательно сказывается на качестве услуг. Желательно задолго до подписания изучить договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг, образец которого должен быть на сайте приглянувшейся компании или специалиста.