Положение о внутреннем контроле качества на предприятии

Положение о внутреннем контроле должна иметь каждая организация. Для чего нужен этот документ и что он регулирует? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье. Информация особенно актуальна для тех, кто хочет открыть свое дело. Начнем с понятия.

Определение

Положение о внутреннем контроле — это внутренний документ, который устанавливает требования к качеству оказываемых услуг или проводимых работ.

Документ предназначен для персонала предприятия и предписывает сотрудникам осуществлять деятельность в соответствии с нормами.

Заявленное качество услуг должно обеспечиваться предприятием, руководство которого должно принимать экономические, технические и организационные меры по по повышению эффективности работ.

Контроль качества должно осуществлять само предприятие, выделяя для этой цели специалистов или целые службы.

Чем регулируется

Так как положение о внутреннем контроле должна иметь любая организация, то и нормативная база будет у каждого документа своя.

Например, для медицинского учреждения документ будет составляться со ссылками на:

1. Федеральный закон от 2011 года "Об основах охраны здоровья граждан Российской Федерации".
2. Правительственным постановлением от 2012 года "О лицензировании медицинской деятельности".
3. Законом нашей страны от 1992 года "О защите прав потребителей".
4. Приказом Минздрава страны "Об утверждении порядка создания и деятельности врачебной комиссии медорганизации".
5. Правительственным постановлением от 2012 года "Об утверждении правил предоставления медицинскими организациями платных медицинских услуг ".

А вот для строительной организации нормативные документы будут уже другими:

1. Правительственное постановление от 2010 года "О порядке проведения строительного контроля при осуществлении строительства, капитального ремонта или реконструкции объектов капитального строительства".
2. СНиП от 2002 года "Техника безопасности в строительстве".
3. СНиП от 2001 года "Несущие и ограждающие конструкции".
4. РД от 2007 года "Порядок ведения общего или специального журнала учета выполнения работ при строительстве, капитальном ремонте или реконструкции объектов капитального строительства".

Как видите, нормативная база положения о внутреннем контроле будет в каждом случае разная.

Цели документа

Содержание этого пункта тоже отличается в зависимости от деятельности предприятия. Так, положение о внутреннем контроле предприятия, связанного со строительными работами, будет отличаться от медицинского учреждения. Приведем примеры обоих положений.

Строительная организация

Положение о внутреннем контроле предприятия, связанного со строительной деятельностью, имеет следующие цели:

1. Обеспечение соответствия применяемых материалов и выполняемых работ, конструкций и изделий требованиям проектов. Кроме того, соответствие должно прослеживаться со СНиПами и прочими локальными документами, такими как договорами на проведение любых видов строительно-монтажных работ.
2. Предотвратить нарушение требований, которые содержатся в законодательных актах и нормативных документах и регулируют технологическую сторону деятельности.
3. Обеспечить соответствие деятельности организации пожеланиям потребителей.

Медицинское учреждение

Положение о внутреннем контроле качества в медицинском учреждении нацелено на:

1. Обеспечение гражданских прав, которые направлены на получение медпомощи в нужном объеме и качестве.
2. Соответствие оказываемых услуг развитию медицинских наук и современных технологий.
3. Соответствие оказываемых услуг стандартам, установленным нормативными актами и законодательством.

Задачи положения

Положение о внутреннем контроле качества имеет не только цели, но и задачи.

Для строительной организации положение определяет, что качество строительных материалов и работ, которые выполняются, должно соответствовать требованиям, указанным в положении. Документ также обязывает повышать качество выполнения тех или иных работ. Положение указывает, что организация обязана вовремя устранять все замечания, которые были выявлены в ходе проверок компетентными органами. Сюда же относится инспекционный контроль.

Что касается положения о внутреннем контроле качества медицинской деятельности, то задачами этого документа является:

1. Контроль качества предоставленных медицинских услуг конкретному пациенту.
2. Выявление нарушений в оказании медицинской помощи, нахождение их причин и устранение последних.
3. Регистрирование результатов проведенного внутреннего контроля в медорганизации.
4. Оценка квалификации сотрудников и соответствия оборудования современным требованиям.
5. Анализ информации, полученной после наблюдения за тем, как оказываются медицинские услуги.
6. Поиск возможностей устранения замечаний или нарушений в оказании медицинской помощи.

Финансовый контроль в учреждениях

Положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении направлено на то, чтобы регулировать вопрос соблюдения законности в финансовой деятельности. Оно также ориентированно на повышение качества бухгалтерской работы, слежение за исполнением бюджета и внутренних операций по составлению плана.

Положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении обеспечивает полноту и достоверность отражения хозяйственной жизни в отчетности и учете учреждения. Оно же устанавливает соответствие финансово-хозяйственных операций требованиям локальных нормативных актов, полномочиям сотрудников и регламентам. Сюда же можно отнести обязанность подготавливать вовремя финансовые отчеты, предупреждение искажений и ошибок, запрет на финансовые нарушения во время деятельности организации и сохранение имущества учреждения.

Объектами положения о внутреннем контроле в банке или любой другой финансовой организации является плановая документация, внутренние акты организации, договоры и контракты на оказание услуг, регистры учета и подтверждающие документы, факты хозяйственной деятельности, которые отражены в учетных документах.

Кем осуществляется контроль

Положение о внутреннем финансовом контроле или контроле качества обязывает осуществлять контролирующую деятельность определенного сотрудника. Для этого руководителем организации издается приказ, в котором указана должность человека, его инициалы и фамилия.

Внутренний контроль качества не может проводить Ответственный, который сам совершает ту или иную деятельность в организации, напрямую связанную с контролем.

Что касается финансового контроля, то им могут заниматься:

1. Руководители любого уровня.
2. Работники организации.
3. Комиссия по контролю.
4. Прочие лица.

Если контроль осуществляет комиссия, то она утверждается, во-первых, настоящим положением, во-вторых, приказом руководителя организации. В состав комиссии должны входить:

1. Председатель комиссии.
2. Члены комиссии.

В некоторых случаях для проведения контроля качества в организациях могут привлекаться сторонние эксперты. Этот момент указан в Положении как о внутреннем финансовом контроле, так и о контроле качества.

Что входит во внутренний контроль

Положение о внутреннем муниципальном контроле или контроле меддеятельности определяют следующие процедуры:

1. Оформление документов. Все бумаги оформляются только при наличии первичных документов и на основе расчетов.
2. Подтверждение соответствия документов требованиям, указанным в положении.
3. Для медицинских учреждений проводятся профилактические мероприятия.
4. Сверка расчетов с покупателями и поставщиками.
5. Для медицинских учреждений проведение медэкспертизы и освидетельствования.
6. Разграничение полномочий и обязанностей.
7. Медицинские организации проводят сбор жалоб и анамнеза.
8. Осуществление надзора за правильностью совершения сделок и учетных операций.
9. Постановка диагноза и проведение лечебных мероприятий.

И опять мы видим, что каждое положение имеет свой набор необходимых процедур.

Критерии качества: описание

Положение о внутреннем контроле медицинской деятельности регулирует момент, относящийся к критериям качества оказания медицинских услуг. Выглядят они следующим образом:

1. Критерий своевременности оказания помощи. Рассматривается, насколько вовремя помогли каждому пациенту.
2. Критерий объема оказанной помощи. Сверяется, насколько полной была помощь по отношению к требованиям пациента.
3. Критерий преемственности. Это значит, что медицинские работники должны направить пациента в нужное отделение или к нужному специалисту, который в итоге и окажет помощь.
4. Критерий соблюдения технологий. Медицинские работники должны использовать технологии при оказании помощи и делать это правильно.
5. Критерий безопасности. Медработники должны правильно выбирать процедуры для каждого пациента. А также правильно хранить и использовать лекарственные средства.
6. Критерий эффективности. Насколько помогли медицинские работники конкретному пациенту.

Результаты всех проверок обязательно регистрируются в журналах контроля качества, который должен вести каждый ответственный за проведение контроля.

Права и обязанности субъектов

Согласно Положению о внутреннем контроле бюджетного учреждения, контроль может осуществлять как назначенный человек, так и комиссия. Рассмотрим, что может делать, а чего не может делать последняя.

Председатель комиссии перед тем, как проводить контроль, должен составить план работы и провести инструктаж с членами комиссии. А также он обязан организовать изучение нормативной базы и законодательства нашей страны и ознакомить членов комиссии с результатами предыдущих проверок.

Обязанности председателя заключаются в следующем:

1. Подготовить проведение контроля в учреждении по ранее составленному плану.
2. Определить методы и способы проведения контроля.
3. Руководить членами комиссии во время контроля, распределить между ними задания.
4. Сохранять любые документы, которые задействованы в контрольной проверке.
5. Соблюдать конфиденциальность и профессиональную этику.

Что касается прав, то они заключаются в следующем:

1. Осматривать любые помещения и здания, которые занимает проверяемый объект. При этом должны быть учтены ограничения, установленные законом.
2. Положение о системе внутреннего контроля предписывает председателю раздавать указания должностным лицам, которые касаются предоставления необходимых для проверки документов.
3. Получать от лиц, работающих в учреждении, письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе контрольной проверки. А также копии документов, которые касаются хозяйственных и финансовых операций внутри организации.
4. Привлекать служащих учреждения к проверке или служебным расследованиям. Это можно делать только после согласования с руководителем организации.
5. Предлагать устранить недостатки и нарушения, выявленные во время проверки.

Члены комиссии тоже имеют свои права и обязанности. Последние заключаются в следующем:

1. Положение о внутреннем контроле учреждения обязывает членов комиссии быть принципиальными, соблюдать конфиденциальность и профессиональную этику.
2. Проводить проверку в соответствии с составленным планом.
3. Докладывать председателю комиссии об увиденных нарушениях и недостатках.
4. Сохранять документацию и другие материалы, которые использовались во время проверки.

Права же заключаются в следующем:

1. Осматривать любые помещения и здания, принадлежащие проверяемому учреждению, кроме тех, что регулируются законом о государственной тайне.
2. Подавать ходатайство на имя председателя, чтобы им предоставили какие-либо документы для проверки.

Руководство организации и лица, подвергающиеся проверке, должны содействовать во время проведения контрольной проверки, предоставлять любые документы по первому требованию председателя, если они понадобятся. А также отвечать на все вопросы в письменной или устной форме, когда таковые возникнут.

Ответственность за нарушения

Согласно Положению о внутреннем финансовом муниципальном контроле, объекты контроля несут ответственность за документирование, разработку, мониторинг, внедрение и развитие внутреннего контроля в организации.

Если были выявлены недостатки и виновные в них, то последние несут ответственность согласно Трудовому кодексу нашей страны.

Обращения граждан

В положении о внутреннем контроле качества медицинской организации отражен и порядок рассмотрения обращений от граждан.

Обращения могут быть как в письменной, так и в устной форме. Граждане имеют право жаловаться, писать заявления, вносить предложения по организационным вопросам медицинского учреждения, а также касательно качества оказания помощи.

В организации обязаны учитывать каждое обращение, рассматривать их, принимать меры по обращению, подготавливать ответы и отправлять их заявителям. Сюда же относится проведение анализа того или иного обращения и разработка способов устранения причин, которые вызвали жалобу или заявление.

Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других дел. Ответственным за это направление выбирается человек из персонала. Его назначает руководитель организации приказом.

Каждое дело включает в себя обращение, письменный приказ или поручение по рассмотрению, материалы по делу и копию ответа, который был отправлен заявителю.

В образце положения о внутреннем контроле не указан срок рассмотрения обращений, каждое учреждение устанавливает свой период реагирования.

Для того чтобы учитывать обращения, в организации заводят учетный журнал. Туда попадают обращения, которые составлены в письменной форме или отправлены по электронной почте. Отвечает за правильное заполнение учетного журнала и его ведение руководитель организации.

1. В учетном журнале должны быть зафиксированы следующие данные: имя, фамилия, отчество заявителя.
2. Порядковый номер обращения.
3. Место жительства заявителя.
4. Дата поступления обращения.
5. Название организации, которая направила обращение.
6. Номер и дата регистрации обращения.
7. Основание обращения.
8. Информация о работнике, который рассматривает заявление.
9. Итог рассмотрения.
10. Номер и дата регистрации ответа на обращение.

Важно знать, что анонимные обращения не подлежат рассмотрению. Решение о том, кто будет рассматривать то или иное обращение, принимает руководитель организации. Он издает поручение или приказ в течение трех дней с момента регистрации обращения.

Запрещено направлять жалобы граждан тому работнику, которого эта жалоба непосредственно касается.

Сотрудник, которому поручено провести проверку по факту обращения, должен подойти к этому вопросу объективно. Обращение должно быть рассмотрено со всех сторон и в установленное время. Сотрудник может пригласить заявителя для беседы, запросить у последнего дополнительную информацию, а также получать письменные объяснения работников организации.

Когда рассматриваются гражданские обращения, должны соблюдаться права третьих лиц, которые установлены законом нашей страны. Если обращение подается в отношении третьих лиц, и последние против его рассмотрения, то руководитель решает не рассматривать обращение и уведомляет об этом заявителя.

В случае когда письменное обращение содержит вопрос или претензию, которая не распространяется на компетенцию этой организации, бумагу отправляют в соответствующий орган с сопроводительным письмом.

Бывает так, что заявитель уже обращался в организации и его заявление было рассмотрено. Если ситуация повторяется и основания для повторного рассмотрения нет, то руководитель имеет право не рассматривать обращение и уведомить об этом заявителя.

Ответить на обращение организация должна в течение тридцати дней с момента регистрации. Отвечать нужно в письменной форме на бланке исходящего письма. Чтобы не возникало трудностей, предусмотрен образец в Положении о внутреннем контроле предприятия.

Если после рассмотрения обращения были найдены доказательства того, что нарушения имеют место, то виновникам грозит наказание в соответствии с должностными инструкциями и Трудовым кодексом.

Устные обращения рассматриваются в организации на личном приеме. Такой прием должен проводиться не реже, чем раз в семь дней. Часы, дни и место личного приема устанавливает сам руководитель организации.

Когда личное обращение не нужно проверять дополнительно, ответ на него может быть дан тут же во время приема.

Если заявитель несогласен с результатами рассмотрения, то он может обратиться в суд или вышестоящую организацию.

Анкетирование граждан

В медицинских учреждениях часто проводится опрос пациентов. Делается это для того, чтобы выявить недостатки или нарушения в работе организации и повысить качество предоставляемых услуг.

Проводится такая процедура раз в квартал путем заполнения анонимных анкет. Итоги проведения анкетирования находятся в свободном доступе.

По результатам опроса руководитель организации принимает решение о необходимости каких-то изменений в сфере оказания услуг или технического оснащения.

Заключение

Как видите, набор моментов, которые отражаются в положении, в каждой организации разный. То, что необходимо для работы финансовой организации, не имеет значения для медицинского учреждения и наоборот. В любом случае положение призвано улучшить качество предоставляемых услуг и упор делается именно на это. Особенно это важно в медицинских организациях, ведь чем выше квалификация работников и техническое оснащение, тем больше вероятности в правильной постановке диагноза и назначения адекватного лечения. И правильно, что руководители медицинских учреждений отвечают на обращения граждан и идут навстречу в любых вопросах.

Что касается финансовых организаций, то здесь тоже необходимо Положение о внутреннем контроле. Раз деятельность в первую очередь связана с деньгами, то сотрудники организации просто не могут допускать ошибки, а значит, виновные должны быть наказаны. Особенно важно соблюдать все нормы положения банкам, ведь именно туда простые люди несут свои сбережения, зачастую последние.

Строительные компании тоже не могут не обращать внимания на низкое качество своих услуг. Они отстраивают здания, в которых находятся люди, а значит, в случае использования некачественных материалов или неверной технологии произойдет катастрофа — дом обрушится и не исключено, что будут человеческие жертвы.

Сравнивая три организации, мы понимаем, что этот внутренний документ просто не может отсутствовать. Слишком много на нем завязано и от него зависит. Благодаря ему проводятся контрольные проверки, которые помогают устранить недостатки и нарушения и это тоже хорошо. Главное, чтобы проверку проводили справедливые и честные люди, которые не будут ставить личные интересы выше требований, предписанных Положением о внутреннем контроле качества.