Разработка руководства по качеству: порядок разработки, особенности, условия и требования
Менеджмент качества, разработка руководства по качеству – на сегодняшний день это важнейшие задачи в системе управления качеством производимой продукции или оказываемых услуг. Целесообразно разобрать данный вопрос более детально, рассмотреть все его аспекты в отдельности.
Выбор подхода к разработке документа
Так или иначе разработке руководства по качеству организации предшествует выбор определенного подхода. Другими словами, нужно выяснить, какие моменты стоит описывать в документе, а какие – нет. Сотрудники любой компании должны пользоваться этим «справочником» в своей профессиональной деятельности, поэтому при его создании нужно учитывать данный фактор. Как же организовать разработку руководства по управлению качеством, чтобы оно было эффективным и действенным?
Для того чтобы обеспечить эффективность любого документа, необходимо понимать, что он должен сочетать в себе понятность и полный охват. Он должен быть удобным в применении. Именно поэтому в процессе разработки руководства по качеству важно учесть, что оно, как правило, включает в себя все базовые сведения о системе менеджмента качества структуры. В случае необходимости актуальными становятся и ссылки на дополнительную документацию. Простота изложения и понятность позволяют применять руководство как специалистам, осуществляющим трудовую деятельность в сфере качества, так и другим сотрудникам компании. Удобство же использования, которое так важно учитывать в разработке руководства по качеству, гарантирует, что работники будут чаще обращаться именно к этому документу, а не искать решения через коллег или самостоятельным образом.
Полнота как основное требование к разработке руководства
В число рекомендаций по разработке руководства по качеству лаборатории, производственного предприятия или иной компании входит полнота изложенного материала. Казалось бы, данное требование является одним из самых сложных. Но пугаться не стоит. К большому счастью, в нашем случае уже пройден тернистый путь, ведь в настоящее время существуют стандарты руководства по качеству ИСО. Они являются четким регламентом того, из каких элементов должна состоять система менеджмента качества предприятия. Кроме того, стандарты позволяют не задаваться вопросами, как создается эта система и как она должна работать.
При разработке руководства по управлению качеством необходимо знать, что ключевым разделом документа служит характеристика целей структуры в сфере качества. Другими словами, речь идет об идеях, которые компания планирует реализовать за конкретный период времени. Достижение названных разработчиком целей обусловлено грамотным исполнением требований в сфере качества. Так, при разработке руководства по качеству предприятия стоит выделить, каким образом в данной структуре реализуется каждое из указанных требований по отдельности. Обычно названия требований – это и есть заголовки разделов рассматриваемого документа. Следует дополнить, что в процессе подготовки руководства не нужно давать волю собственной фантазии в отношении нумерации разделов. При разработке руководства по качеству нет смысла отступать от той нумерации, которая утверждена в стандарте. Только тогда окончательный документ будет понятным и узнаваемым как среди сотрудников компании, так и для внешних аудиторов.
Важно иметь в виду, что за выполнение требований стандарта на предприятии, как правило, отвечают определенные люди. Соответственно, эти должностные лица обязательно должны быть указаны при разработке руководства по качеству, а именно после описания отдельных требований. Ответственными могут выступать как собственники процессов, так и конкретные должностные лица, руководящие деятельностью, описанной в документации.
Понятность как требование к разработке руководства
При разработке руководства по качеству лаборатории, производственного предприятия или иной структуры важно учитывать ряд требований. Помимо полноты изложения, весомую роль играет понятность материала. Руководство так или иначе должно создавать представление о процессах, протекающих в компании, и их взаимодействии. Это делается ради соответствия требованиям стандарта.
Так, если существует конкретный процесс, при реализации которого осуществляется определенное требование стандарта, необходимо указывать в документе не только сам процесс, но и его собственника. Если требование выполняется в отношении деятельности, не охарактеризованной в виде процесса, следует указать задокументированную процедуру с приведением инструкций по реализации данной деятельности с соответствующими комментариями, носящими причинный характер.
При формировании руководства по качеству по новым требованиям следует учитывать, что для исполнения этих требований, как правило, нужна дополнительная документация. Это, например, регламенты процессов, которые уточняют состав ответственных и этапы самих процессов. Важно знать, что ссылки на данные документы обязательным образом фиксируются в руководстве. В результате осуществления названных операций любой работник должен с первого прочтения понимать, что от него ожидают в плане реализации требований стандарта качества и соответствующих целей в данной области. Сотрудник должен иметь в виду, какие существуют способы достижения указанных целей хотя бы на его рабочем месте. Выполнение указанных рекомендаций по разработке руководства по качеству позволит добиться вовлечения в процесс управления качественными параметрами выпускаемой продукции или оказываемых услуг всех сотрудников организации.
Удобство использования руководства
Еще одним немаловажным требованием к разработке руководства по качеству лаборатории, предприятия производства или иной структуры является удобство его использования. Невозможно поспорить с тем, что даже на максимально мощном авто нельзя уехать далеко, да и вообще нельзя уехать, если его руль установить в багажнике. А перегрузка панели приборов всевозможными датчиками второстепенного характера так или иначе приведет к тому, что водитель начнет отвлекаться от основного в его случае процесса для чтения интересных показателей.
Пример руководства по качеству ИСО
Целесообразным будет рассмотреть руководство и его стандартные разделы на конкретном примере. Для этого мы возьмем испытательную лабораторию. Первым разделом документа является введение. В нем приводится:
- наименование структуры в полном и сокращенном варианте;
- регламентация деятельности лаборатории, где необходимо указать наименования бумаг и их регистрационные номера;
- месторасположение ЮЛ, где нужно указать как почтовый, так и юридический адрес;
- контактные данные (электронная почта, номер телефона);
- организационная структура компании, которую, как правило, можно найти в приложениях к основному документу.
Кстати, лучше всего организационную структуру отображать схематично.
Область применения
После введения в процессе разработки руководства по качеству испытательной лаборатории важно указать область применения. Данная тема выносится в отдельный раздел, обычно первый по счету. Например:
- В данном документе представлена политика в сфере управления качеством, а также ключевые принципы и способы, которые обеспечивают функционирование системы качества в исследовательской лаборатории.
- Руководство разрабатывается тем или иным сотрудником, подписывается директором исследовательского центра, а также утверждается руководством организации и закрепляется посредством печати ЮЛ.
- Для того чтобы обеспечить постоянное поддержание высокого уровня и эффективности системы качества, своевременное осуществление корректирующих операций, руководство пересматривается и дополняется, если сменяется или реорганизуется юридическое лицо, а также в случае изменения сферы аккредитации структуры или совершенствования системы качества.
- Настоящий документ сформирован в соответствии с требованиями определенных законов и нормативных актов страны.
- Область использования системы менеджмента качества распространяется на все пункты реализации лабораторной деятельности.
Нормативные ссылки
Второй раздел рассматриваемого документа, как правило, содержит нормативные ссылки. Важно отметить, что все законы, нормативные акты, справочники и другие источники, которые используются при подготовке руководства качества, должны быть четко и подробно расписаны и обозначены. Далее целесообразно перейти к знакомству с третьим разделом руководства, в котором описываются все термины и определения, используемые в работе.
Термины и определения
Этот раздел достаточно большой, поэтому рассмотрим его на конкретном примере нашей лаборатории. В настоящем документе применяются следующие термины и их определения:
- Аккредитация – это подтверждение соответствия ЮЛ или ИП определенным критериям.
- Выписка из реестра (другими словами, аттестат аккредитации) – это документ, который формируется автоматически с помощью средств государственной системы информации в сфере аккредитации. Он является удостоверением, подтверждением факта аккредитации в конкретной области деятельности.
- Качество – это совокупность свойств, присущих объекту. Как правило, данные характеристики относятся к способности этого объекта удовлетворять потребности, которые установлены изначально.
- КХА, или количественный химический анализ – это количественное определение, сформированное экспериментальным путем и относящееся к содержанию одного или нескольких составляющих состава пробы физическими или химическими способами.
- Методика анализа – это комплекс конкретно охарактеризованных операций, реализация которых приводит к получению результатов КХИ с установленными показателями точности.
- Аудит, или внутренняя проверка – это документированный, независимый, систематический процесс получения результатов проверки и объективного оценивания данных итогов для того, чтобы установить степень исполнения ранее согласованных критериев аудита.
- Программа аудита – это комплекс установленных критериев аудита одной или ряда проверок, которые запланированы на определенный временной период и направлены главным образом на достижение поставленных целей.
- Критерии аудита – это комплекс, состоящий из требований, процедур и политики, которые используют как ссылки. Важно отметить, что аудиторские критерии применяют для того, чтобы сопоставить с ними свидетельства аудита.
- Аудитор – это лицо, которое демонстрирует свои личные характеристики и обладает компетентностью для осуществления аудита.
- Аудиторская группа – один или несколько аудиторов, которые занимаются проведением аудита.
Перечень терминов и определений можно продолжать, однако основной целью данной статьи является разъяснение смысла и характера материала, публикуемого в каждом из разделов руководства, поэтому целесообразно перейти к следующему пункту.
Требования к менеджменту качества в лаборатории
Данный пункт является заключительным в рассматриваемом документе. Тем не менее он самый содержательный. Для начала здесь необходимо указать наименование лаборатории, как и в первом разделе, после чего дать сведения о руководстве структуры, а именно нужно описать должность руководителя исследовательского центра или менеджера по качеству и кому они подчиняются. После этого целесообразно охарактеризовать организационную структуру и руководящий персонал с должностями и соответствующими профессиональными обязанностями. Помимо этого, важно вспомнить о путях замещения, то есть заместителях директоров разных отделов лаборатории. Далее следует рассказать об:
- Ответственном за систему менеджмента качества сотруднике. Необходимо указать не только его должность, но и данные соответствующего приказа о приеме на работу.
- Внедрении СМК и основах ее функционирования.
- Ответственности и полномочиях сотрудников исследовательского центра в сфере качества, в том числе распределении обязанностей, прав и ответственности между работниками исследовательского центра.
- Регламентации деятельности структуры.
- Правах исследовательского центра.
- Правилах обеспечения конфиденциальности сведений, даже тех, которые поступают от третьих лиц.
- Ответственности руководства за деятельность, которая организуется в лаборатории.
- Комплекте нормативной и технической документации, который в любом случае выступает как собственность заказчика. Так, после проведения лабораторных работ данная документация остается в исследовательском центре или же возвращается заказчику по предварительному согласованию.
- Результатах проведенных работ и оформленных бумаг, которые выступают в качестве собственности заказчика лишь после того, как проведенные работы оплачены.
Что же еще?
Помимо представленных выше пунктов, в разделе «Требования» относительно лабораторного центра необходимо указать следующее:
- Заключение субподрядов на реализацию измерений. Необходимо дополнить, что цель этой процедуры – обеспечение качественных результатов испытаний в случае привлечения к их осуществлению субподрядных структур. Так или иначе исследовательская лаборатория является полностью ответственной за работу, которая выполняется организацией-субподрядчиком.
- Управление работами, связанными с испытаниями, которые не соответствуют утвержденным требованиям.
После описания всех разделов руководства на примере исследовательского центра и подробного разбора всех требований, предъявляемых сегодня к документу, целесообразно сделать некоторые выводы.
Основным моментом является необходимость документального отражения всего комплекса процессов, осуществляемых в сфере обеспечения и улучшения качества выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Также немаловажно в составе задокументированных процессов иметь бумагу, регламентирующую вопросы управления документами в целом.