Кадровый учет и кадровая документация на малом предприятии

Как правило, на малом предприятии создавать специально кадровую службу нерационально. Так как объем работы с персоналом в маленьких компаниях обычно небольшой, ведение кадровой документации поручается одному из сотрудников, чаще всего секретарю или бухгалтеру. И это логично, создавать специальную ставку в таком случае просто экономически невыгодно.

Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению очередности отпусков. Тем не менее, кадровая политика не теряет своего ключевого значения в создании профессионального и сплоченного коллектива.

Несмотря на отсутствие специализированного отдела кадров на малом предприятии, пренебрегать организацией кадрового делопроизводства нельзя. Кадровая документация, пусть и в уменьшенном объеме, должна вестись в соответствии с установленными правилами и существующим законодательством, и необходимость этого недооценивать не стоит.

Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Даже минимальный список документов, обязательных для ведения в малом предприятии, довольно велик. Это следующие основные документы:

• распоряжения и приказы о приеме на работу;

• штатное расписание;

• трудовые договора;

• личные карточки;

• приказы о предоставлении отпусков;

• график отпусков;

• приказы о переводе на другую работу, совмещении должностей;

• приказы об увольнении;

• табели учета рабочего времени;

• правила внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;

• положение, регламентирующее защиту личных данных;

• трудовые книжки и книга их регистрации;

• документация по охране труда.

Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.

Документирование трудовых отношений обеспечивает пенсионные, социальные и другие гарантии, предоставляемые работникам российским законодательством. Кадровая документация служит основанием для начисления зарплаты, пособий, премий, для определения страхового и трудового стажа, начисления пенсий, поэтому важен ответственный и безошибочный подход к оформлению этих первоисточников. Небрежное отношение к ведению документов может неблагоприятно отразиться на благополучии и предприятия, и его работников.

К сожалению, отсутствие профессиональных кадровиков на малых предприятиях нередко ведет к низкому качеству кадрового делопроизводства и, как следствие, нарушению трудового законодательства.

Помочь в устранении подобных нарушений до того, как они будут выявлены трудовой или налоговой инспекцией, либо представителями фонда социального страхования, может аудиторская проверка. Аудит кадровой документации обеспечивает комплекс действий по проверке правильности оформления документов и корректности ведения учета. Аудиторами будет дана экспертная оценка рисков в случае выявленных нарушений и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства с целью их устранения.

Оптимизировав кадровую документацию можно не только избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов, но и повысить управляемость персоналом, обеспечить прозрачность трудовых отношений и защиту прав своих работников.