Алгоритм принятия решений: методы, разработка задач и реализация планов

Любому человеку ежедневно приходится принимать немало решений. А у менеджера прибавляется еще масса профессиональных задач, которые он должен решать ежедневно. Причем от качества найденного варианта зависит очень много. Поэтому необходимо уметь принимать решения эффективно и грамотно. Расскажем о том, что такое 10 шагов алгоритма принятия рационального управленческого решения и как они помогут найти верный выход из любой ситуации.

Понятие решения

Каждый из нас постоянно ищет ответы на множество вопросов. Решения могут быть глобальными и малозначительными, судьбоносными и рутинными. Но в любом случае решение – это выбор из имеющихся альтернатив наиболее подходящего варианта. При принятии решения человек берет на себя предполагаемые риски и ответственность за последствия. Поэтому принимать любые решения – это достаточно трудное дело. Особенность бытовых решений обычно заключается в том, что лицо, принимающее их и исполняющее, чаще всего совпадает.

Управленческое решение

Работа менеджера заключается в том, что он должен строить планы, отвечать на многочисленные вопросы, решать производственные задачи различного масштаба. Однако управленческое решение имеет целых ряд специфических признаков. В отличие от обыденных, управленческие решения имеют специфические цели. Они связаны с функционированием организации и влияют на деятельность многих людей, поэтому и степень ответственности в этом случае выше, чем в частной жизни одного человека.

Еще одним отличием, которое влияет на алгоритм принятия решений, являются последствия. От выбранного варианта может зависеть судьба организации, развитие и стабильность бизнеса. Масштаб таких решений может быть различным: от жизней нескольких человек до целых регионов. Поэтому и значимость продуманного подхода к процессу поиска решения серьезно возрастает.

И еще одним фактором управленческого решения является профессионализм лица, его принимающего. Менеджер – это специально подготовленный человек, которому по долгу службы постоянно приходится искать подходящие варианты развития организации и устранения текущих проблем.

Виды решений

Существует несколько оснований для классификации решений:

• По сроку реализации выделяют краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные решения.
• По степени влияния на деятельность организации - стратегические, тактические и оперативные.
• В зависимости от метода или алгоритма принятия решений - эвристические и последовательные.
• По ведущей функции - организационные, координирующие, мобилизирующие, регулирующие и контролирующие. По частоте принятия - единичные и повторяющиеся.
• По числу участников - индивидуальные, групповые и корпоративные.
• По степени формализованности процесса - алгоритмизированные, структурированные и контурные.

Этапы принятия решения

Несмотря на большое многообразие производственных и профессиональных задач, в целом все составные элементы этого процесса включают в себя следующие этапы:

- Подготовительный. На этой стадии выявляются условия принятия решения, обозначается проблема, собирается информация.

- Оценка альтернатив. На данной стадии вырабатываются критерии оценки вариантов, проводится анализ возможностей и выстраивается некая система возможных решений.

- Принятие решения. На этом этапе производится множество действий по оценке и выбору варианта.

- Реализация. На этой стадии необходимо назначить исполнителей, выработать план действий.

- Контроль. Недостаточно выбрать правильный вариант и реализовать его. Также необходимо наладить систему контроля его исполнения, выработать критерии оценки эффективности, составить отчетную документацию.

Это самый общий алгоритм принятия рационального решения, в каждом конкретном случае он наполняется собственным содержанием. Также на него влияют условия, в которых ведется поиск вариантов. Процесс принятия решений зависит и от наиболее приемлемых в данной ситуации методов их поиска.

Условия принятия решения

Самым желательным условием, в котором менеджеру приходится искать решение производственных задач, является ситуация определенности. В этом случае известны основные ожидаемые последствия и результаты. Однако чаще всего ситуация складывается иначе. Трудность нахождения верного варианта решения проблемы состоит в том, что этот процесс нередко протекает в сложных условиях. Чаще всего ситуация характеризуется неопределенностью или даже риском. В таких случаях алгоритм принятия управленческих решений характеризуется высокой вариативностью, так как необходимо учесть возможные варианты развития событий.

Неопределенность предполагает, что известна лишь часть входящих данных, а риск обычно связан с потенциальными потерями ресурсов и непредсказуемостью последствий. Различные условия приводят к тому, что менеджеры применяют разные методы поиска решений.

Методы принятия решения

Каждый менеджер использует свой наработанный инструментарий в поиске решения производственных задач. Традиционно методы поиска нужного варианта делят на импульсивные, рациональные, интуитивные, эвристические. Однако в менеджменте предпочтительными считаются техники принятия решений, основанные на рациональном подходе. При этом у каждого руководителя для поиска решения обычно нарабатывается с опытом собственный, авторский алгоритм.

Дерево принятия решений – один из популярнейших логических методов поиска варианта развития ситуации. Это одномерная схема, где на каждый вопрос находится возможный ответ и прослеживаются возможные последствия. Такой метод построен на причинно-следственных связях, он исключает влияние на решения эмоций и импульсивности. Данный метод применяется в машинном обучении, в логике, в статистике. Его важнейшее ограничение состоит в том, что не все последствия можно предсказать. Также все методы делятся на типы в зависимости от числа участников процесса поиска решения.

Групповые методы принятия решения

Самым известным методом поиска решения в группе является мозговой штурм. Он особенно хорош, когда необходимо найти креативное, нестандартное решение. Более традиционными методами решения управленческих задач в группе являются совещания и дискуссии. Здесь происходит обмен мнениями и поиск компромисса. Недостатком этого метода является большие временные затраты.

Существует японский вариант этого метода – совещание по-японски. В этом случае группа не собирается для обсуждения, а высказывает свое мнение и формулирует свое видение решения.

Есть еще такой алгоритм принятия командных решений, как экспертная группа. В этом случае собирается коллектив специалистов из разных областей, и предлагают свои варианты решения. В данном методе главное - задать жесткий регламент и последовательность высказывания мнений, процедуры выбора альтернативы.

Индивидуальные методы принятия решения

Нередко ситуация требует оперативных решений, и в этом случае обычно используются индивидуальные методы поиска варианта.Руководитель может использовать приемы ранжирования, случайного импульса. Однако в такой ситуации алгоритм принятия управленческих решений только в итоговой фазе является индивидуальным. На этапе подготовки решения, формирования пакета альтернатив в нем могут участвовать специалисты организации, эксперты. А уже итоговый выбор осуществляется менеджером, исходя из доводов, приведенных специалистами, и личной убежденности. Нередко руководители используют традиционный метод Платона, т.е. метод плюсов и минусов.

10-шаговый алгоритм

В теории менеджмента можно обнаружить немало технологий поиска решения производственных задач. В самом полном виде они могут быть представлены в виде 10 шагов алгоритма принятия рационального управленческого решения. Эта развернутая программа предполагает последовательные действия по решению проблемы.

Этап 1. Диагностика проблемы

Для того чтобы решить любую задачу, нужно четко сформулировать проблему, которая нуждается в решении. Именно в вербализации проблемы специалисты видят возможности ее решения. Традиционно такая формулировка проводится в негативном ключе: делается акцент на том, что не устраивает организацию в данной ситуации.

Этап 2. Подготовка к принятию решения

Следующий шаг алгоритма принятия решений – исследовательский. Для того чтобы найти правильный вариант развития ситуации, необходимо собрать максимум информации. Это могут быть данные статистики, экспертные мнения и оценки, результаты отчетов. На этапе подготовки к поиску решения необходимо оценить внешние и внутренние факторы, влияющие на ситуацию. В случае индивидуального решения руководитель может также обратиться к собственному опыту поведения в сходных обстоятельствах. При групповых методах обычно каждый специалист предлагает собственное видение контекста, в котором будет приниматься решение.

Этап 3. Разработка условий и критериев принятия решения

Любой вариант должен учитывать разные факторы и последствия. Поэтому алгоритм принятия решений обязательно включает этап, на котором происходит оценка возможных рисков при том или ином развитии событий. Условия в первую очередь могут отличаться по объему имеющейся информации: определенные и неопределенные. В первом случае решение принимать легче, так как это задача со всеми известными, но чаще менеджерам приходится сталкиваться со второй группой условий. В этом случае нужно уметь прогнозировать последствия, исходя из неизвестных результатов. Также условия могут быть связаны с наличием и отсутствием риска. Чем выше риски, тем сложнее принимать решения, тем выше ответственность руководителя. Кроме того, условиями для принятия решений являются корпоративные ценности и нормы. Они играют ограничивающую роль на выбираемый план действий.

Этап 4. Формулировка желаемого решения и постановка цели

Следующий важнейший этап алгоритма принятия решений – это определение цели. Прежде чем начинать действовать, нужно понять, чего хочется добиться. Сначала нужно представить себе цель, которую можно достичь при максимально благоприятном развитии событий. Это своеобразный идеал. А дальше это желательное состояние необходимо скорректировать с учетом имеющихся условий. Постановка цели – важнейший этап любой деятельности. В менеджменте считается, что цель должна быть достижимой, актуальной для исполнителей и организации, ограниченной во времени, измеримой и конкретной.

Этап 5. Оценка вариантов

Обычно у любого решения есть несколько вариантов. Различные модели алгоритмов принятия решений предполагают разные способы сравнения альтернатив. Это может быть количественное сравнение или компаративный анализ. Либо можно воспользоваться методом экспертных оценок. Каждый из возможных вариантов должен быть подвергнут ревизии. Обычно для сопоставления вариантов составляется стандарт, который позволяет не упустить самого важного и не отвлекаться на мелочи. Этот стандарт строится на базе критериев, выработанных на этапе 3.

Этап 6. Принятие решения

Найденное решение должно запустить новый цикл производственного процесса. Алгоритм принятия решения обязательно включает этап окончательного выбора необходимого варианта действий. О принятом решении необходимо уведомить руководство и исполнителей. Обычно в организации для этого есть отлаженные процедуры информирования и делопроизводства.

Этап 7. Постановка задач

Продуманная и глубокая разработка алгоритма принятия решения включает в себя и стадию формулировки задач. Любая цель – это стратегия, а для того чтобы ее достичь, нужна тактика. В качестве программы достижения цели выступают пошаговые задачи. Исполнителям нужно предлагать решать конкретные задачи, на которые необходимо разбить цель. Таким образом, каждый сотрудник получает свой фрагмент цели в виде конкретной деятельности, которую ему нужно осуществить.

Постановка задач предполагает ответ на три главных вопроса: почему, что и как. Сотрудник должен понимать, почему это ему нужно сделать, что именно от него требуется, и должен знать, как это нужно сделать наилучшим образом. Задача должна отвечать тем же критериям, что и цель. Она должна быть конкретной, реалистичной, достижимой, ограниченной по времени исполнения.

Этап 8. Реализация

После того как решение принято, следует переходить к самой важной части производственного процесса – к его осуществлению. На этом этапе должна осуществляться информационная и менеджерская поддержка принятия решений. Алгоритмы реализации решений чрезвычайно разнообразны, так как они обусловлены особенностями производственной деятельности организации, ее сферой. На этом этапе исполнитель должен четко выполнять поставленные перед ним задачи, соблюдая стандарты и сроки.

Этап 9. Контроль исполнения решения

Параллельно реализации менеджер должен осуществлять контроль этого процесса. Его задача - оценивать, насколько исполнение соответствует замыслу и целям, насколько верно соблюдаются сроки, как расходуются ресурсы. Менеджер на этапе реализации и контроля должен быть готовым к корректировке задач, если по каким-то причинам они перестают соответствовать генеральной цели.

Этап 10. Оценка эффективности и отчетность

После того как решение будет исполнено, менеджеру необходимо оценить верность его исполнения и качество самого решения. Насколько оно позволило устранить имеющуюся проблему, с которой и начинался процесс принятия решения? Для оценки руководитель применяет критерии, задаваемые на этапе 3. После того как произведен окончательный анализ решения и эффективности его реализации, обычно менеджер составляет отчет, в котором фиксирует положительные и отрицательные результаты процесса принятия и исполнения решения.