Организационная система: определение, основные функции, методы управления, задачи и процессы развития

Когда упоминается организационная система, то под этим подразумевают определенную структуру, которая состоит из отдельных подразделений. Они между собой взаимосвязаны исходя из определенных соображений. А именно зависимо от поставленных перед подразделениями и фирмой целей и согласно выполняемым функциям. При этом предусматривается наличие руководящих работников (центров), которые могут принимать решения и являются ответственными за деятельность подразделений.

Общая информация

Вопросы, рассматривающие проектирование и формирование организационных систем управления, актуальны не только для недавно созданных предприятий, но и для тех коммерческих структур, которые уже действуют, но им предстоит функционировать в других условиях. Для этого необходимо изменять состав и структуру выполняемых обязанностей и решаемых задач. Первым делом в таком случае проводится анализ формального построения. Уделяется внимание составу структурных подразделений, численности задействованных в них сотрудников, насколько они соответствуют сложности и структуре выполняемых работ и тому подобные аспекты.

Во время проведения анализа необходимо последовательно изучить все важные элементы предприятия. К таковым относится информационное обеспечения и взаимодействие, ресурсно-технологическое снабжение, соответствие трудовых ресурсов существующим запросам, взаимозаменяемость. Когда изучается организационная система управления, то необходимо обеспечить наличие ответа на два вопроса:

1. В какой мере то, что уже есть сейчас, может поспособствовать или помешать реализации выбранной стратегии действий?
2. На какие уровни следует возлагать решение конкретных задач?

Поиск ответов

Существует довольно большое количество подходов, позволяющих разобраться с целями. Поскольку рассматривать их всех довольно проблематично, внимание получит только два:

1. Конкретные постановки личных задач и целей перед исполнителями.
2. Краткий организационный анализ.

Оба подхода направлены на то, чтобы выявить, каков личный вклад сотрудника в выполнении главной задачи предприятия. Важны также методы управления организационными системами. Если же кратко, то действовать приходится с помощью таких методик:

1. Метод самоанализа. Особенное внимание уделяется административному и управленческому персоналу. Преследуется цель повышения эффективности работы работников умственного труда. Основной упор делается на способствовании решению задач, реализации стратегии компании и достижения установленных целей. По сути, в данном случае предусмотрено движение от крупного к деталям. Реализовывается такая последовательность: задачи предприятия - его стратегия - цели - функциональная организация. Только затем уже должности - работники - их обязанности и мотивация.
2. Метод анализа снизу вверх. Он уже отталкивается от отдельного работника и его сформулированных задач и целей. Данный метод позволяет связывать труд отдельных сотрудников с деятельностью предприятия и реализовываемой стратегией процветания. Хотя очень часто встречаются нарекания, что теоретические положения продуманы хорошо, а вот реализация на практике оставляет желать лучшего.

Больше про самоанализ

Данный метод позволяет подготавливать эффективные рекомендации, которые направлены на улучшения всей организационной структуры и производительности компании благодаря уменьшению дублированной работы, сокращению расходов на управление, регулированию загруженности руководителей, отделению функций исполнителей. Каков же конечный результат осуществленной работы? Организационная система управления, построенная с использованием самоанализа, предусматривает ориентацию на такие принципы и представления:

1. Руководство получает заработную плату за осуществление реального управления. Поэтому большую часть времени оно занимается направлением, измерением, подготовкой и инструктированием. В этом помогает планирование, помощь в организационной работе, составление финансовых планов, анализ текущего положения и тому подобные действия.
2. Руководитель должен в своем подчинении иметь достаточно людей, чтобы ими было занято все его внимание. Но при этом должно хватать времени на всех.
3. Следует стремиться к тому, чтобы количество звеньев в организации было минимальным.
4. Исполнители должны заниматься ограниченным числом хорошо продуманных заданий, выполнение которых непосредственно приблизит достижение поставленных организацией целей.
5. Четкое понимание того, что хочет руководство, может искажаться из-за неэффективной передачи информации. Довольно распространенная причина – очень большое количество звеньев. В результате понижается способность внесения изменений, самостоятельного решения проблемы, поиска других путей.

Проведение самоанализа возможно в любой организации. Данный метод имеет шесть стадий: подготовка, сбор данных, обработка информации, анализ, отчет, дальнейший контроль. В результате оформляются письменные рекомендации, в которых рассматриваются вопросы совершенствования организационной структуры.

Метод анализа снизу вверх

Благодаря постановке персональных целей и задач закрепляется именно то, в чем и заключается вклад сотрудника в процесс достижения поставленных значений и параметров. Внимание уделяется:

1. Рассмотрению нужных условий для интеграции процесса работы каждого сотрудника с задачами, целями и стратегиями, которые и обеспечивают адекватность организационной структуре.
2. Создание предпосылок, чтобы каждый был заинтересован в достижении наилучшего результата.
3. Метод анализа снизу вверх также позволяет оценивать индивидуальный труд.

Следует отметить, что рассматриваемый подход можно использовать не только для анализа, но и в решении некоторых ключевых проблем, которые связаны с управлением организацией. К таковым относится:

1. Определение процесса достижения цели благодаря диалогу относительно ее постановки и пути выполнения.
2. Сосредоточение внимания сотрудников на ожиданиях результатов деятельности.
3. Формирование программы выполнения работы благодаря конкретизации сроков решения определенных задач.
4. Облегчение управления системой заработной платы, возможность создать разумную основу для выдачи вознаграждения за отменное исполнение своих обязанностей и достижения в труде.
5. Оценивание того, следует ли работника продвигать по службе и есть ли у него хорошие задатки.

Поэтому данным методом очень хорошо дополняется организационно-правовая система управления, которая стандартизирует подходы к максимальному количеству ситуаций.

О функциях

Основными и наиболее важными являются: организация, планирование, нормирование, координация, мотивация, контроль и регулирование. Это находит проявление в структуре, правилах, культуре, процессах. Управление организационной системой предусматривает использование совокупности методов и приемов, их рационального сочетания, установленной взаимосвязи для того, чтобы руководить элементами во времени и пространстве. Необходимо стремиться к тому, чтобы были созданы наиболее благоприятные условия. В данном случае функции управления организационными системами должны быть четко прописаны, оговорены, разграничена ответственность разных лиц.

И это не просто слова. Следует помнить, что функции являются особыми видами специализированной управленческой деятельности, которые выделились в процессе разделения труда. Каждая из них реализуется в комплексе управленческих задач. Также необходимо помнить, что функции являются повторяющимся видом деятельности. Они могут выполняться одним лицом, подразделением или их группой. Количество функций и состав зависит от ряда факторов: масштаба, уровня и структуры развития производства, размера организации, связей компании с другими подобными объектами, самостоятельности, уровня технической оснащенности.

Специфика выполняемых обязанностей

Функции управления должны обеспечивать руководство и обслуживание деятельности организации. Каждая из них должна иметь конкретное назначение, повторяемость, однородность содержания. Также функции обязаны носить объективный характер. Это определено необходимостью непосредственно самого процесса управления в условиях, когда обеспечивается совместный труд людей. К тому же функции – это основа для определения численности и структуры аппарата управления. Он должен объединять все относительно обособленные, хотя в целом неразрывно связанные структуры. Во многом на них влияют цели организационной системы управления.

Перечень функций

Чтобы еще лучше разобрать данную тему, давайте рассмотрим, с чем приходится сталкиваться на практике:

1. Организационная функция. Занимается практическим воплощением планов и программ. Реализуется благодаря созданию организации, формированию ее структуры, распределению работы между подразделениями и сотрудниками, а также посредством координации их деятельности.
2. Мотивационная функция. Она специализируется на определении потребностей людей, а также выборе наиболее действенного и подходящего в данном случае способа их удовлетворения. Все это делается для обеспечения максимальной заинтересованности работников в процессе достижения целей, который стоят перед организацией.
3. Контроль. Он необходим для того, чтобы своевременно выявлять ошибки, надвигающиеся опасности, отклонения от требуемых стандартов, и создает основу для постоянного совершенствования.

Дополнительные функции

В организации адекватными должны быть:

1. Функции нормирования. Их следует рассматривать как процесс выработки научно-обоснованных расчетных величин. С их помощью осуществляется оценка количественных и качественных параметров.
2. Функция планирования. Необходима для строгого регламентирования поведения объектов в процессе реализации поставленных перед сотрудниками целей и задач.
3. Функция координации. Обеспечивает организацию согласованной и слаженной работой при выполнении плановых заданий.
4. Функция регулирования. Непосредственно пересекается с контролем и координацией. Если под влиянием внешней/внутренней среды происходят отклонения от требуемых параметров, то необходимо отрегулировать ситуацию, чтобы она была в отведенных рамках.

О задачах

Организационная система создается для того, чтобы достигать определенной цели. Например, получение максимально возможных доходов. Или 100 миллионов рублей. Как бы там ни было, но на пути к цели приходится решать ряд задач, которые и позволят достигнуть ее. Следует отметить, что они отличаются по своему масштабу, последствиям, важности, влиянию на будущее и сложности воплощения.

Задачи управления организационными системами на самом высшем уровне являются наиболее важными и существенными в плане получения результатов. Ведь если что-то неправильно делает низовой работник, то это еще относительно можно пережить. Особенно если оперативно выявить и пресечь. Тогда как ошибки самого высшего руководства обладают куда более разрушительными последствиями. К тому же остановить их достаточно сложно, для этого необходимо заручиться поддержкой акционеров/учредителей.

Но актуален еще и процесс выявления. Ведь в наших условиях так уж устроено, что высшее руководство на постоянной основе не проверяется. А узнать про то, что ход событий идет не так, как следует, можно или осуществляя контроль, держа руку на пульсе событий, или заметив аномалию в отчетности, которую управленцы предоставляют собственникам. Чтобы поставленные задачи эффективно выполнялись, необходимо проследить, дабы была адекватная организационная структура системы управления, для которой не существовало бы неподотчетного лица.

О развитии

Организационные системы не стоят на месте как камни. Всегда осуществляется какое-то движение (не обязательно в лучшую сторону). Но если смотреть с высоты тысячелетий, то управление организационно-экономическими системами все же совершенствуется и развивается. Иногда на это влияет разработка новых методик и подходов. Может оказывать влияние и научно-технический прогресс. Например, что собой представляет управление без использования информационных технологий? Даже если человек трудится сам в статусе индивидуального предпринимателя, компьютер/смартфон помогает вести учет, отправлять данные в налоговую службу, органы статистики и ряд других структур.

Но можно ли сказать, что сейчас удалось достичь венца в развитии? Увы, нет. Даже несмотря на те технологии и методики, которые уже есть, радоваться еще слишком рано. Ведь сколько различных потрясающих открытий еще ждет человечество в будущем. Взять, к примеру, искусственный интеллект. Когда будет разработан образец данного решения с хорошими показателями результативности, то, что сможет сделать такой сотрудник, которому не нужно спать, отдыхать и получать заработную плату, просто поразит и заставит приспосабливаться под новые условия.