Ведомственный архив: назначение, структура, способы подготовки документов и сроки хранения

Ведомственный архив выполняет важную задачу, в нем хранятся документы по сроку, установленному законом. В любой момент сотрудники учреждения могут поднять нужную бумагу для работы с ней. Делопроизводители наводят порядок в этом структурном подразделении, правильно комплектуют и сортируют ведомости и сертификаты, создают надлежащие условия, чтобы учреждениям предоставлять информативное обеспечение. Когда же наступит время, ведомственный архив передадут в вышестоящий орган. Ненужные документы спишут для уничтожения по заключению экспертной комиссии.

Основные государственные хранилища бумаг

Одна организация способна складировать только свои бумаги. В течение одного года образуются подшивки дел, большое количество разных расчетных листов, справок, несмотря на компьютеризацию производств, бумажные носители еще не отменены. Ведомственный архив позволяет очистить территорию бухгалтерии, отдела кадров от ненужной на определенный момент документации.

В любой момент работнику или контролирующему органу может понадобиться информация. Справочные данные подтвердят рабочий стаж, выписка докажет юридический факт гражданскому или арбитражному суду, если вдруг возникнет спор между субъектами. Сотруднику предстоит обратиться в ведомственный архив, если бумаги по сроку хранения не перевезены в другое здание. После сортировки, когда выяснится, что документ еще может пригодиться, комплектуют и направляют для дальнейшей сохранности.

По статусу склады для важных бумаг разделены:

• все сертификаты по видам деятельности компаний сохраняются в министерском центральном отраслевом архиве;
• документацию, принадлежащую центральному аппарату и его подведомственным организациям, доверяют его же хранилищу;
• подотчетные сведения, однотипные по профессиональной деятельности, отражающие финансовые потоки и товарооборот, направляют архивариусу объединенного архива;
• укомплектованную документацию по нескольким отраслям складируют в объединенном межведомственном архиве.

Каждая папка делопроизводителя отражает время ее открытия и завершения использования бумаг. Сотрудники этого отдела контролируют документооборот. В их ведении находится порядок комплектования ведомственного архива конфиденциальной документации, состояние и содержание производственных дел.

Подготовительный этап

Для архивного хранения необходима правильная подготовка счетов и требований - завершающий этап в делопроизводстве учреждения. Специалистам предстоит скрупулезно поработать, чтобы создать порядок комплектования ведомственного архива конфиденциальной документации.

Предстоит пройти через процессы:

1. Оценки текстов экспертами со стороны научного и практического применения.
2. Оформления папок.
3. Описания источников, чтобы выяснить, сколько их хранить в постоянной или долговременной перспективе.
4. Оборудования помещений для хорошего содержания сертификатов;
5. Передачи после подготовки документов для хранения в ведомственный архив.

Под документальной комплектацией следует понимать комплекс мероприятий, не противоречащих законодательным положениям.

Характерные особенности процесса

В момент классификации ведется сбор бумаг для передачи из структурного подразделения в подведомственную организацию. Для этого определяют профиль учреждения по стандартным положениям, или какие документы он складирует и хранит:

• собранные по текущему делопроизводству, которые закончили свое использование в период деятельности предприятия, но они нужны для постоянного содержания;
• бумаги, используемые в работе сотрудниками, срок нахождения в организации ограничен 10 годами;
• кадровые сертификаты, отражающие данные о персонале;
• информацию о личном составе прежних действующих на предприятии лиц, организаций после ликвидации, которые были подчинены этому министерству;
• индивидуальные данные по деятелям в различных областях – науке, искусстве, и их фонды, собранные за время деятельности в данной компании.

Особенности комплектования ведомственного архива позволяют сохранять ценные документы в печатных изданиях, научные разработки, справочники и нормативы.

Архивные задачи и функции

Документальная классификация состоит из действий:

• документального приема;
• ежегодного проведения экспертиз;
• оформления для дальнейшего хранения.

В основные функции ведомственного архива включена сохранность документов, которую обеспечивают:

• созданными условиями;
• улучшением режима по температуре и влажности в помещениях;
• проведением мероприятий по санитарным требованиям;
• организацией учета;
• проверкой по наличию документов;
• дезинфекцией дел;
• реставрацией;
• подготовкой к государственному хранению.

Порядок использования данных состоит из процедуры информирования руководства и сотрудников о содержании архива, выдачи по запросу необходимых сведений.

Архивариусы ведомственного архива задачи выполняют следующего характера:

1. Оказывают помощь по номенклатурным делам.
2. Участвуют в экспертных работах.
3. Проверяют, насколько правильно оформлены документы.
4. Контролируют действия в подведомственных компаниях.

В понятие "ведомственный архив" как составляющую часть архивных фондов не следует включать в основную систему, это источник для заполнения вышестоящей государственной структуры.

Разделение архивов на группы

Хранилища, расположенные на территории государства, имеют классификацию по критериям, это архивы:

• конкретного предприятия;
• центральные городские;
• отраслевые;
• объединенные ведомственные и межведомственные.

Если рассматривать федеральные силовые ведомственные архивы, примеры указывают на следующие структуры:

1. ЦАМО хранит документацию Министерства обороны;
2. ЦА ФСБ - здесь складирует секретные бумаги Федеральная служба безопасности страны;
3. ЦАВВ - в данном ведомстве собраны документы Министерства внутренних дел.

Архив можно найти в резиденции президента или в любом субъекте РФ в виде органа ЗАГС.

Как правильно организовать работу?

Делопроизводство на предприятии когда-то начинается с нуля. Если его не создали, значит, предстоит восстанавливать этапы, проводить организационные работы. Начинающему архивариусу нужно обратиться к нормативам и методическим справочникам, которые должны стать настольными книгами сотрудника. Прежде всего, необходимо отдельное помещение, оборудованное по нормативным требованиям.

Хранение документов в ведомственном архиве, организации, небольшой по объему, происходит в кабинете у делопроизводителя, в специальном шкафу. Его сотрудник запирает на ключ и опечатывает. Специалист проводит ревизию по документальному составу и составляет план организационных действий, открывает журналы учета. Предстоит классификация бумаг для обработки и сортировки на уничтожение по срокам хранения документов в ведомственных архивах.

Архивариус проводит сортировку документов по признакам:

• постоянному хранению;
• личному составу;
• 10-летнему содержанию;
• 3-летних бумаг, которые требуют подшивки в папки с твердой обложкой.

Для передачи информации на бумажных носителях в государственное хранилище необходим профессиональный анализ.

Законодательный регламент

Несложно перечислить нормативные документы для ведомственного архива, с которыми предстоит работать архивариусу, их немного. В 2004 году был утвержден Федеральный закон № 125 о ведении архивных дел в РФ. Правовой акт обязывает руководителей производственных и бюджетных организаций вести учет документации, образованной за время деятельности. Для этого неистребованные ведомости, справки и платежки должны быть оприходованы и переданы в специальное подразделение для их содержания по срокам. Централизованное хранение бумаг после окончания их использования создается на основании нормативно-методических справочников:

• ГОСТ Р 51141-98 раскрывает положения по делопроизводству и архивному делу с терминами и определениями;
• основных правил по работе с архивами государственными и в организациях;
• регламента по государственному учету с документами в архивном фонде РФ.

Справочные нормативы предоставляют информацию о ведении архивных дел в правовом формате с учетом опыта ведущих архивариусов. В справочниках предоставляются данные о применении современных технологий при организации, дальнейшем ведении и хранении документов.

Начальная стадия

Источники комплектования ведомственных архивов - это производственные отделы:

• экономический;
• кадры;
• бухгалтерия;
• производственно-технический.

Начинается работа архивариуса со знакомства с принятым положением относительно создания данного подразделения.

Если его нет, нужно разработать, приняв направления:

• основных положений;
• по документальному составу;
• задачам и функциям;
• организационным правам и рабочим режимам.

Документальный учет ведут по принципам, основанным на полноте информации и достоверности фактов.

Графическая форма

Архивариус самостоятельно определяет форму учета поступающих бумаг. Для этого руководитель утверждает схему и порядок фиксации. Возможно, это будет своеобразный чертеж, график проведения проверок по отделам, приема и списания скопившихся, ставших ненужными для использования выписок, ведомостей. Учетные журналы используют только в служебном подразделении, их не выдают работникам. Документация из отдела поступает на основании актов, где отражается подробная опись. Причиной для поступления в архив подшивки может быть ревизия или документальная проверка сотрудника.

Экспертная комиссия

Не всегда для уничтожения бумаг достаточно полномочий архивных сотрудников. Собирают группу профессионалов, им предстоит провести исследование, изучение документов для оценки. Специалисты нормативно-методическую информацию берут из положений, утвержденных ведущими архивариусами страны из государственных архивных служб. Они проводят экспертный анализ собранных сертификатов, используя такие признаки, как историзм, системность, целостность. Бумагу изучают исходя из источников ее появления, чтобы выяснить производственные явления и отношения. Рассматривают тексты, опираясь на связь с остальным документооборотом. Экспертные задачи:

• выявить и отобрать свидетельства с научным отожествлением;
• определить степень ценности ведомости;
• передать в государственную структуру с заключением.

На основании нормативов определяют сроки для содержания бумаг:

• долговременные;
• кратковременные;
• временные.

Эксперт способен установить состояние бумаг и начать восстановление утерянных частей по необходимости. Специалисту предстоит поднять базу, чтобы восполнить из других источников недостающие материалы. Проводит подобные работы экспертная комиссия, назначенная и утвержденная руководством компании. В нее включают образованных специалистов, разбирающихся в данной сфере, а также представителей региональной архивной службы. Перед сформированной группой стоит основная задача в определении ценности представленных на анализ документов:

• организационно-распорядительных – постановлений, приказов, решений, протоколов;
• плановых;
• отчетных.

Комиссии предстоит определить документальный состав, который должен быть оставлен в организациях или передан для дальнейшего хранения в главный офис.

Кроме архивных справочников эксперты используют:

• тематический перечень;
• информацию из производственной переписки;
• выписки по документальному составу и содержанию.

Первое поступление ведомостей сопровождает историческая характеристика фондообразователя и фонда. Дела описывают в справочном аппарате с оформлением:

• титульного листа;
• оглавления;
• предисловия;
• сокращений;
• переводных таблиц;
• шифров;
• указателей.

В каталоге указывают информацию по документальному содержанию, предметному и тематическому. Размещают документы на пронумерованных стеллажах, полках и шкафах. Цифровое обозначение применяют арабское, знаки должны быть четкие. Этого требует порядок топографирования, при котором соблюдается:

• график выдачи по требованию дел;
• регулярные проверки по учету, наличию и состоянию;
• выделение ценной документации, чтобы создать страховой фонд;
• физико-химическая сохранность.

При каких условиях сохраняют информацию на бумажных носителях?

Хранение документов должно находиться в оптимальных условиях:

• помещения отремонтированы;
• в комнатах установлено оборудование для тушения пожаров и сигнализация;
• бумаги размещены на полках, в сейфах или коробках.

Бумаги хранятся при соблюдении режимов:

• температурно-влажностного;
• светового;
• охранного;
• санитарно-гигиенического.

Фиксируют каждую папку в учетных документах по установленному образцу, где записывают подробную информацию, начиная с поступления и заканчивая выбытием из архива. По запросу граждан или организаций архивариус поднимает необходимое дело, чтобы предоставить заявителю архивную:

• справку;
• выписку;
• копию.

Предоставленную информацию заверяют подписью и печатью, если данные отсутствуют, это тоже письменно подтверждают. По обращениям ведут отдельный учетный журнал для полноты сведений и усовершенствования архивной деятельности. Что позволяет:

• точно организовать документальное использование;
• развить полноценную систему;
• эффективно использовать документы по группам и категориям;
• проводить маркетинговое исследование информации.

Запросы распределяют по темам, социально-правовому характеру и личным делам, чтобы определить наибольшую востребованность данных. На этом основании создаются отдельные справочники с применением преемственности делопроизводства и архивных служб. Надлежащий порядок позволяет использовать многолетние сведения в различных областях жизнедеятельности человека. Возможно, предстоит доказать невиновность при обвинении в экономическом преступлении или подтвердить причастность к научному открытию. К архивам обращаются все граждане, эти ведомства не знают различий по статусу.