Электронные архивы - это... Понятие, виды и способы хранения информации

В мире происходит множество событий. Информация принимается и передается. Но очень важно, чтобы сведения были сохранены. Записи на бумаги - это первый способ запоминания информации. С давних времен существовали архивы. Именно благодаря им так много известно фактов из истории прошлых лет. В современном мире информацию принято оставлять для пользования в компьютере или на электронном носителе. Такое хранение происходит посредством специальных документов. Называют это электронными архивами. Далее рассмотрим принцип их организации, правила использования и разновидности.

Понятие

Итак, архивом называют структурную организацию, которая хранит, комплектует и ведет учет некой документации. Это может быть информация, касающаяся отдельного физического лица или учреждения.

Электронные архивы - это система хранения информации, которая позволяет автоматизировать и улучшать рабочие процессы предприятия. Это бухгалтерский учет, техническая, кадровая и любая другая документация. Упрощается поиск необходимой бумаги и освобождается большое количество места. Рассмотрим, для чего нужен архив.

Необходимость в архиве

Для каких целей необходимо создавать электронный архив документов организации:

• Для хранения важных сведений. Правильно настроенная система надежно защищает информацию. Также исключается возможность потери при перевозке, при передачи или пожаре.
• Значительно ускоряется процесс поиска нужного документа с режимом автопоиска. Сокращается время на поиск любой информации.
• Гарантирует контроль доступа, сохранность документа, а также не допускает его несанкционированное изменение. Права на использование могут быть ограничены, что позволяет контролировать любые действия.
• Вся документация систематизирована.
• Для предприятия разрабатываются стандарты, классификация документов, а также упорядочивание. Возможность создания единой базы для организации любого уровня. Выгодное решение для компании большого размера.
• Практично. Просто управлять любым документом. Легко обеспечить доступ.

Действия системы электронного архива

Основные действия электронного архива:

1. Сохранение документации.
2. Регистрация.
3. Предоставление необходимых данных.
4. Возможность использовать информацию, а также редактировать по своему усмотрению.
5. Управление информацией по необходимости.
6. Возможность командной работы с документами.

Добавим еще несколько значимых функций архива:

• Введение необходимого документа и его сохранение.
• Легкий поиск и просмотр.
• Возможность распечатки.
• Легкий и быстрый способ нахождения нужного документа.
• Невозможность удаления.
• Допускается ограничение доступа к документам.
• Возможно резервное копирование и сохранение.
• Функция просмотра истории создания, поступления вносимых изменений в документе.
• Объединение с существующими системами.

Этапы создания

Необходимо рассмотреть, как создается электронный архив. Этапы его формирования таковы:

• Проанализировать деятельность предприятия. Систему настроить так, чтобы она охватывала все рабочие процессы.
• Разработать правила пользования системой. Установить приоритетные программы.
• Обеспечить возможность пополнения. Оптимизировать уже существующую информацию.
• Документы нужно отсканировать или перевести в электронный вид.
• Далее следует вводить новые данные, регистрировать и устанавливать связь с другими объектами.

Формирование архива

Для того чтобы занести сведения в электронный архив, необходимо:

• Выделить отделы, информация которых требует передачи и сохранения в архиве.
• Определить состав дел.
• Выполнить все этапы передачи информации на хранение.

Первый этап сохранение информации в электронном архиве включает следующие шаги:

• Конвертация в нужный формат.
• Прикрепление дополнительных файлов: сертификатов, электронных подписей, приложений.
• Указание индекса дела, количества страниц, заголовков, дат.
• Создание описи.

Информация, как и на бумаге, должна быть проверена. Экспертиза на электронном носителе проводится с учетом:

• Подлинности.
• Наличия цифровой подписи.

Обрабатываться информация и воспроизводиться должна без специального программного обеспечения. Функция хранения должна быть настроена не менее 10 лет.

Подсистемы архива

Следует отметить, из чего состоит электронная система. Аппаратная часть включает:

• Сервер системы.
• Рабочие станции.
• Сетевое оборудование.

Работу подсистем невозможно четко разграничивать.

Характерные функции подсистем:

• Ввод сканированных документов, обработка, перевод документации в электронный вид.
• Введение документов, созданных в электронном виде первоначально.
• Долгосрочное хранение документации.
• Приложения по управлению аппаратными средствами.
• Обработка сканированных документов.

Как облегчить хранение и обмен информацией на предприятии

Организация электронного архива позволяет компании оптимизировать деятельность компании. В него должна входить не только бухгалтерская и экономическая документация, а также программы, открывающие:

• Звуковые файлы.
• Видео.
• Фотографии.
• Голосовую почту.

Существует нормативно-методическая база, которая регламентирует работу с архивом на законодательном уровне:

• Институтом документоведения и архивного дела изданы «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций».
• Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Разновидности

Различают следующие виды электронных архивов:

• Архивное делопроизводство необходимо для предприятий.
• Финансово-экономическая документация - для учета и платежей.
• Проектная документация.
• Нормативные документы - стандарты, авторские права, нормативная база.
• Техническая документация.
• Юридические документы, договора.
• Кадровая документация. Трудовые договора, личные дела, приказы, распоряжения внутри компании.
• Конструкторская документация. Чертежи.

Электронные архивы - это возможность обеспечить хранение информации. Как оптимизировать этот процесс, поговорим далее.

Хранение информации в архиве

Для того чтобы гарантировать сохранность информации, необходимо позаботиться об этом на этапе разработки систем. Для хранения электронного архива необходимо:

• Создать лучшие условия для содержания носителей информации.
• Наладить схему размещения информации в архиве.
• Регулярно контролировать наличие объектов и условий их хранения.
• Проверять состояние носителей информации.
• Создавать резервные копии.
• Разработать систему для перевода и перезаписи информации на более современные носители.
• Контролировать появление вирусных программ, чтобы исключить несанкционированный доступ.

Выполнение этих условий позволит защитить и сохранить вашу информацию.

Программы архива

Электронные архивы - это программы для хранения документов, которые следует оптимизировать для работы конкретного предприятия. Какие-то функции добавить, какие-то удалить. Формы таблиц, образцы формуляров можно добавлять и корректировать.

Электронный архив - программа, которая необходима для работы с ГОСТами, СНиПами, стандартами, установленными правилами и требованиями.

Позволяет легко найти необходимый документ прошлых лет.

Программа включает:

• Электронный документооборот.
• Хранение документов, действующих в настоящее время.
• Создание ссылок на сетевые папки.
• Сохранение отсканированных документов и изображений.
• Возможность регистрации документа.
• Экспорт в Excel.
• Настройка даты при создании и размещении документов.
• Легкий и простой поиск необходимого документа по выбранному параметру.
• Установление связей между документами.
• Составление истории выдачи документов сотрудникам.
• Работа с документами по локальной сети.
• Применение разных цветов при разделении документов по статусам или категориям.
• Возможность разграничить права доступа к определенным документам.

Архив почты

Рассмотрим положительные стороны архива электронной почты:

• Поступающие сообщения упорядочены.
• Легко найти необходимое письмо.
• Гарантия сохранности поступившей информации.
• Оптимизация процессов делопроизводства.
• Резервное копирование позволяет надежно хранить информацию в случае ее случайного удаления.
• Сохраняются сообщения уже уволенных сотрудников. Можно использовать при разъяснении внутренних конфликтов.

Известно, что информация из архива электронной почты может быть использована в суде.

Если отправить письмо на электронный адрес сайта, то оно автоматически будет скопировано на адрес владельца сайта. Таким образом можно просмотреть архив электронных адресов поступивших сообщений или отправленных.

Несколько советов по архивированию электронного сообщения:

• Письма следует хранить на сервере электронной почты.
• Если функции архивирования нет, письмо можно сохранить в виде документа и потом его заархивировать.
• Желательно создавать отдельную папку для архива.
• Перемещайте необходимо перемещать информацию, которую хотите сохранить.
• Можно настроить автоматическое архивирование для определенного вида информации.
• Архивирование поможет сохранить дату, событие.
• Следует пользоваться функцией быстрого поиска необходимого письма в архиве.

Архивирование в электронной почте дает возможность своевременно опустошать почтовый ящик для поступление новой информации или более важной. Доступ к папкам имеется только с того компьютера, на котором они были заархивированы.

Государственный архив

Государственный электронный архив хранит единую базу данных научно-справочного аппарата и ссылки на их электронные образы.

Электронные архивы дали возможность создать читальный зал с терминальными машинами. Раньше информацию нужно было искать неделями и месяцами, а сейчас всего несколько минут или секунд.

Благодаря компьютерным технологиям основной архив переведен в электронную форму. Опись документа легко переведет к реальному документу.

Информационно-поисковая система государственного архива представлена в следующем виде:

• Регистрационные карточки архивных дел.
• Изображение электронных описей.
• Электронное резервное копирование архивных фондов.

Электронный архив области выполняет следующие задачи:

• Обеспечивает доступ к оцифрованным документам и их сохранность.
• Создает электронные копии бумажных документов.
• Обеспечивает оптимизированный автоматический поиск необходимой информации.
• Имеет удаленный доступ к документам хранилищ.

Способы хранения информации

Рассмотрим, как хранят цифровую информацию в настоящее время:

• Записывают на оптические диски. Минус состоит в том, что ограничен объем информации. Некоторые устройства не читают. Есть возможность механического повреждения и потери информации.
• Запись на флешку, карту памяти. Также есть ограничения в объеме информации. Очень универсальны в подключении к компьютерам. Защищены от механического повреждения.

• Запись на жесткий магнитный диск. Удобно и практично, но устройства могут перегреваться. Вмещают очень большой объем информации.
• Создание автоматических резервных копий. Архивирование и сохранение информации на жесткий диск.

Есть ли юридическая сила в электронном документе

Хочется остановиться на юридическом значении электронных документов. Нюансы таковы. Необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). только при ее наличии документ имеет юридическую силу.

Чтобы оформить ЭЦП, необходимо обратиться в удостоверяющий центр с лицензией на выдачу таких документов. Там можно получить сертификат ключа.

Порядок хранения электронных документов:

• Следует обеспечить защиту от несанкционированного доступа и исправлений.
• Доступ должны иметь все заинтересованные лица.
• Необходимо сохранять возможность подтвердить подлинность электронного документа на протяжении срока сохранения.
• Должна быть обеспечена возможность предоставления копии документа на бумаге.

Электронный архив документов в каждом государстве имеет свои стандарты и методы ведения такого рода документооборота.