Что такое первичная документация в бухгалтерии? Определение, виды, особенности и требования к заполнению
Бухгалтерия любого предприятия имеет дело с первичной отчетностью. Перечень первичной документации в бухгалтерии включает в себя несколько обязательных бумаг. Каждая из них имеет отношение к стадиям бизнес-процесса. В случае, если сотрудники организации не занимаются ведением первичной документации в "1С: Бухгалтерии", компанию ждут ощутимые санкции.
Что это такое?
Учет первичной документации в бухгалтерии является первоочередной задачей. Вся деятельность, осуществляемая в данном направлении, регламентируется ФЗ "О бухгалтерском учете". Так, в первом пункте девятой главы сказано, что к первичной документации можно относить любую верно оформленную и заверенную руководством бумагу, отражающую различные эпизоды хозяйственной деятельности компании. К слову, этими эпизодами называются:
- получение денег за товары или услуги, предоставленные предприятием;
- перечисление средств за полученные ТМЦ.
Таким образом, помимо обязательного списка первичной документации в бухгалтерии, имеется и дополнительный. Его, как правило, составляют по желанию руководства фирмы. И вносят в него бланки, имеющие сведения о взаимозачетах, не имеющих финансового основания.
Особенности работы с первичной документацией в бухгалтерии
Первое, на что следует обратить внимание, это то, что все бланки "первички" должны быть связаны с переходом денежных средств. Поэтому не стоит включать в этот список доверенность на получение документов.
Хранение данного вида бумаг осуществляется в течение минимум пяти лет с даты подписания. При налоговых проверках инспектор требует первичную документацию за период от одного до трех лет. Таким образом, бумаги с более долгим сроком можно отправлять на хранение в архив. Через пять лет их можно полностью утилизировать. Осуществляется уничтожение "первички" согласно внутреннему уставу компании и законодательству страны. Эта процедура является достаточно сложной и трудоемкой. Поэтому многие предприятия хранят "первичку" до тех пор, пока в бухгалтерии есть место. Срок хранения бумаг в архиве в России никак не ограничивается.
Список
Чтобы понять, что такое первичная документация в бухгалтерии, необходимо знать, какие виды документов в нее входят. Следует напомнить, что речь идет о бумагах, имеющих отношение к перемещению денежных средств. Вот список того, что входит в первичную документацию в бухгалтерии:
- Договор.
- Счет на оплату.
- Кассовые и товарные чеки.
- Бланки строгой отчетности.
- Акты.
- Накладные.
Более подробная информация о каждом из этих первичных документов представлена в следующих параграфах.
Договор
Данный пункт вызывает массу споров среди сотрудников бухгалтерского отдела. Дело в том, что первичная документация в бухгалтерии должна храниться в любом случае, а вот договоры иногда оседают у юристов или даже в отделе кадров. Но есть и другая сторона медали. Ведь именно договор является основанием для совершения сделки, связанной с движениями денежных потоков.
Счет
Данный бланк относится к первичной документации в бухгалтерии. Что такое счет, знает каждый участник бизнес-процесса. Фактически этот документ является основанием для перевода денежных средств за полученные товары или услуги. Если одна из сторон принимает счет, это означает что она негласно соглашается на проведение сделки. Также в нем может содержаться информация относительно достигнутого ранее соглашения. В счете прописываются не только эти данные, но и порядок возврата денежных средств в случае возникновения данной потребности.
Товарная накладная
Данная бумага является одним из самых ярких представителей первичной документации в бухгалтерии. Дело в том, что именно в ней указывается полный перечень товаров, отгруженных покупателю. В данном случае речь идет как о готовой продукции, так и о сырье. Составляется товарная накладная в неограниченном количестве экземпляров. Этот момент не имеет четкого регламентирования и на деле основывается лишь на том, сколько сторон нуждаются в данного рода документе. То есть сколько участников сделки, столько и должно быть предоставлено экземпляров. Стоит помнить, что действительными являются только те бланки, на которых стоит подпись ответственного лица. Печать или штамп в данной ситуации не обязательны.
Акт приема-передачи
Обработкой первичной документации в бухгалтерии занимаются рядовые сотрудники данного отдела. Чаще всего им в качестве подтверждающего документа приходят акты выполненных работ (услуг). Данная бумага, как понятно из ее названия, составляется после оказания услуг или же выполнения работ. Действительным считается акт приема-передачи, подписанный в двустороннем порядке. Бывают случаи, когда один из контрагентов отказывается визировать документ. В этой ситуации бланк может быть заверен только одной стороной, но при условии, что при его подписании присутствуют наблюдатели. Помимо основной информации, акт приема-передачи может включать в себя данные уточняющего или разъясняющего характера. Как правило, они вносятся в специально сформированную таблицу. Что касается визирования печатью, то оно всегда приветствуется, но если оттиска нет, это не делает бумагу недействительной. Стоит отметить, что при ведении первичной документации в бухгалтерии акт, отражающий движение ОС предприятия, также следует относить к перечню первичных документов.
Расчетная ведомость
Данная разновидность первичной документации отражает движение денежных средств между предприятием и его наемными рабочими. Помимо основной суммы оплаты труда, в нее включаются все бонусы и компенсации. Заверителем ведомости в данной ситуации выступает главный бухгалтер вместе с руководителем предприятия. Чтобы документ был действительным и мог вступить в силу, необходимо его визировать печатью. В случае, если это не сделано, бланк можно считать недействительным. Стоит отметить, что в двух представленных выше документах эта печать не является обязательной.
Кассовые документы
В этот список входят следующие бланки:
- приходный ордер,
- расходный ордер,
- кассовая книга.
Данная первичная документация содержит максимально полную информацию относительно движения денежных средств. Кассовые ордера подразделяются на несколько типов. Так, чаще всего в работе бухгалтерии используются КО-1, КО-2 и КО-4. В них отражаются все факты хозяйственной жизни организации. Таким образом, при налоговой проверке к ним инспекторы придирчивы более всего. Помимо этих типов, существуют бланки КО-3 и КО-5. Третий является журналом регистрации кассовых ордеров, а пятый учитывает перемещения наличности на предприятии. Как правило, инспекторы данным видам первичной документации уделяют гораздо меньше внимания. Что касается их хранения и оформления, то данные процессы осуществляются в соответствии с общим порядком.
Разделение в зависимости от этапа заключения сделки
Любая сделка подразделяется на три этапа. И каждому из них соответствует конкретная документация.
Сначала стороны всегда договариваются об условиях проведения сделки. В этот момент они заключают договор и выставляют счета на оплату. После этого одна из сторон осуществляет взнос по требованию. И в подтверждение этого плательщик обязан предоставить подтверждающие бумаги. Если средства были отправлены с расчетного счета, то должна быть предъявлена выписка. В случае, если платеж совершается с использованием наличных денежных средств, подтверждение осуществляется путем предоставления кассовых чеков, бланков строгой отчетности или же квитанций. Заключительным этапом любой сделки является предоставление оплаченных товаров или же услуг. Этот момент должен быть подтвержден актом выполненных работ (услуг) или же товарной накладной, если речь идет о разного рода изделиях.
Требования к заполнению
Для правильного ведения документооборота недостаточно просто знать, что такое первичная документация в бухгалтерии. Важно учитывать основные требования к ее заполнению. Прежде всего, у каждого бланка должно быть свое название. Также составитель документа обязан указать дату формирования данной отчетности и наименование предприятия. Под предприятием имеется в виду поставщик, подрядчик или покупатель. Банковские реквизиты, инициалы должностных лиц и наименование операции также выводятся в отдельные графы первичной документации в бухгалтерии. Что такое наименование операции, знают все, вот только стоит помнить, что это значение обязательно должно выражаться в количественной форме. Завершающим моментом составления данного рода бумаг является постановка подписи и печати ответственных лиц.
Внесение правок
В работе с большим количеством документов сотрудники зачастую совершают ошибки. Исправлять их необходимо согласно правилам, установленным законодательством. Существует два типа правок:
- Для строгой отчетности. В случае если в бланк нужно внести небольшую правку, то ответственное лицо обязано тонкой линией перечеркнуть некорректную строчку и правильную запись указать сверху нее. Для подтверждения достоверности внесенной правки на бумаге необходимо написать "Исправленному верить" и заверить бланк подписью и печатью должностного лица. Если же документ нельзя исправить точечно, то ответственное лицо обязано перечеркнуть из угла в угол неправильно составленный бланк тонкой линией красного цвета. Также должна быть прописана отметка "Аннулировано". После создания верного экземпляра ошибочный запрещается уничтожать.
- Для нестрогой документации. В данном случае испорченный бланк подвергается уничтожению и создается бумага с корректно указанной информацией.
Стоит знать, что перечеркивания необходимо делать только очень тонкой линией. Если сотрудник перечеркивает текст таким образом, что тот становится нечитабельным, это является очень грубой ошибкой.