Акт отбор проб: особенности документа

Акт отбора проб - это важный документ, который оформляется в строго определенных случаях. Он подтверждает факт отбора образцов продукции, сырья, материалов для проведения испытаний, экспертиз, исследований. Правильное оформление акта отбора проб позволяет избежать многих проблем в будущем.

Давайте разберемся, в каких ситуациях необходим акт отбора проб, каким требованиям он должен соответствовать и почему этот документ так важен.

Когда требуется акт отбора проб

Акт отбора проб составляется в следующих случаях:

• При отборе образцов продукции для проведения испытаний на соответствие требованиям нормативных документов, технических регламентов.
• При отборе проб сырья, материалов, полуфабрикатов для производственного контроля качества.
• При отборе образцов пищевой продукции, воды, почвы для санитарно-эпидемиологических исследований.
• При отборе проб на предприятиях, подлежащих экологическому контролю, для определения состава выбросов, сточных вод.
• При отборе проб товаров для таможенного контроля.
• В ходе проведения ревизий, налоговых и иных проверок для отбора образцов документации, материалов.

То есть везде, где требуется задокументировать сам факт отбора проб, образцов для последующих исследований, испытаний, экспертиз.

Требования к оформлению акта отбора проб

Чтобы акт отбора проб имел юридическую силу, он должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование документа.
• Дату и место составления.
• Фамилии, имена, отчества, должности и подписи лиц, принимавших участие в отборе проб.
• Сведения о предприятии, где производился отбор проб: полное наименование, адрес, должности и ФИО представителей.
• Подробное описание характеристик отобранных проб: наименование, объем, внешний вид и другие особенности.
• Цель отбора проб.
• Сведения об условиях отбора, хранения и транспортировки проб.
• Ссылку на нормативные и методические документы, в соответствии с которыми проводился отбор.
• Другие существенные условия (например, использование специального оборудования).

Кроме того, к акту может прилагаться фото- или видеофиксация процесса отбора проб. Это позволит в дальнейшем подтвердить достоверность сведений.

Порядок оформления и утверждения акта

Акт отбора проб составляется в двух экземплярах: один - для организации, где проводился отбор; второй – для лиц, осуществлявших отбор.

Акт подписывается всеми участвовавшими в отборе проб лицами. Если представитель организации, на которой проводился отбор, отказывается подписать акт, об этом делается отметка в акте.

Утверждает акт руководитель организации, либо лицо, уполномоченное на это приказом. После утверждения акт приобретает юридическую силу.

Значение правильного оформления акта отбора проб

Грамотное составление акта отбора проб имеет большое значение. В частности, это позволяет:

• Зафиксировать и подтвердить факт отбора образцов в требуемом объеме.
• Идентифицировать и индивидуализировать каждую пробу.
• Исключить подмену проб при транспортировке и хранении.
• Гарантировать сохранность проб до проведения исследований.
• Обеспечить достоверность результатов последующих испытаний, экспертиз.
• Исключить возможные претензии и споры со стороны организации, где производился отбор образцов.
• Иметь доказательную базу при рассмотрении спорных вопросов в суде.

Таким образом, правильно оформленный акт отбора проб может стать решающим аргументом для подтверждения факта отбора образцов и результатов последующих экспертиз, анализов.

Общепринятых форм акта отбора проб не существует. Организации разрабатывают акты отбора проб в соответствии со своей спецификой и указывают их во внутренних регламентах и стандартах.

Примерная форма акта отбора проб

Приведем примерную форму акта отбора проб пищевых продуктов для проведения лабораторных испытаний.

Акт отбора проб No_____

"__" ________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

инспектор Роспотребнадзора - Иванов И.И., должность

представитель организации - Петров П.П., должность

составили настоящий акт в том, что в соответствии с Приказом Роспотребнадзора от ___ No ___

в присутствии представителя ООО "Пример" был произведен отбор проб:

для проведения лабораторных испытаний.

Пробы отобраны в соответствии с ГОСТ Р 5360-2005, упакованы, промаркированы и опечатаны.

Цель отбора: подтверждение соответствия продукции требованиям ТР ТС 033/2013.

Особые отметки: отклонений не обнаружено.

С актом ознакомлены:

Инспектор Иванов И.И. _________ (подпись)

Представитель ООО "Пример" Петров П.П. __________ (подпись)

Акт составлен в двух экземплярах.

Такая форма акта отбора проб позволяет зафиксировать все необходимые данные для идентификации проб и обеспечения достоверности результатов лабораторных испытаний. При необходимости в акт можно включить дополнительную информацию.

Акт отбора проб играет важную роль в обеспечении доказательной базы при проведении различных испытаний и экспертиз. Чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо грамотно его оформить с учетом всех требований. Внимательное отношение к составлению акта позволит избежать множества проблем при использовании результатов лабораторных исследований.

Реквизиты акта отбора проб

Рассмотрим более подробно основные реквизиты, которые должен содержать акт отбора проб.

Наименование документа пишется в верхней части и обычно выглядит как "Акт отбора проб". Это позволяет сразу определить вид документа.

Дата и место составления акта необходимы для четкой фиксации времени и условий проведения отбора проб. Рекомендуется указывать полный адрес места отбора.

В акте перечисляются фамилии, имена, отчества, должности и проставляются подписи всех лиц, кто непосредственно участвовал в изъятии образцов. Это нужно для идентификации личностей, осуществлявших отбор.

Обязательно указываются полные реквизиты организации, на которой проводился отбор проб: название, форма собственности, юридический и фактический адреса, ФИО и должности представителей организации.

Описание отбираемых проб

В акте дается максимально подробная характеристика каждой отобранной пробы: ее наименование, количество, тип (точечная, объединенная и т.д.), внешний вид, цвет, запах, текстура, другие отличительные признаки.

Каждая проба должна быть четко индивидуализирована, чтобы избежать подмены. Рекомендуется присваивать пробам порядковые номера или коды.

При отборе проб в больших объемах описание можно оформить в виде приложения к акту или ссылки на соответствующие документы (например, на сопроводительные документы на продукцию).

Указание цели отбора проб

В акте отбора проб обязательно должна быть указана цель, для которой производился отбор образцов. Например:

• проведение сертификационных испытаний;
• производственный контроль качества сырья;
• проверка соответствия техническому регламенту;
• проведение экспертизы и т.д.

Это нужно, чтобы при необходимости можно было проверить обоснованность и правомерность изъятия данных образцов.

Условия отбора, хранения и транспортировки

Акт должен содержать информацию о том, при каких условиях производился отбор проб, как они хранились и транспортировались для последующего проведения исследований.

Например, указываются способы отбора, применявшееся оборудование, использование индивидуальной упаковки, маркировки, пломбирования, условия хранения и доставки в лабораторию (температурный режим, вид транспорта) и т.д.

Это необходимо для контроля условий, которые могут повлиять на качество и свойства проб.

Ссылки на нормативные документы

В акте делается ссылка на нормативные и методические документы, в соответствии с которыми проводился отбор проб:

• ГОСТы;
• технические регламенты;
• методики, инструкции и т.д.

Это необходимо для подтверждения правомерности действий по изъятию образцов.

К акту могут прилагаться фотоматериалы, заполненный бланк и другие документы, подтверждающие факт отбора проб.

Таким образом, акт отбора проб будет содержать всю необходимую информацию и иметь высокую доказательную ценность.