Письмо-согласование: образец, правила заполнения, основные пункты
Письмо-согласование - это официальный документ, который направляется одной организацией другой с целью получить одобрение каких-либо действий или документов. Такое письмо позволяет убедиться, что все стороны согласны с предлагаемыми условиями сотрудничества.
Рассмотрим подробнее, как правильно составить письмо-согласование.
1. Реквизиты
Любое официальное письмо должно содержать обязательные реквизиты - данные об организациях и лицах, участвующих в переписке. Это такие сведения, как наименование, адрес, телефон, e-mail, ФИО и должность подписывающего лица. Эта информация размещается в верхнем колонтитуле слева.
2. Тема письма
Далее указывается тема письма-согласования. Она должна четко отражать суть обращения. Например: "Согласование проекта договора о сотрудничестве" или "Согласование границ земельного участка". Тема пишется над текстом письма и выделяется полужирным шрифтом.
3. Обращение
"Уважаемый Иван Иванович!" - обычно письмо начинается со слов приветствия и обращения к конкретному лицу от имени организации. Это показывает заинтересованность в сотрудничестве.
4. Вступление
Начало письма содержит информацию о том, по какому вопросу идет обращение, а также упоминание предыдущих договоренностей по этой теме, если таковые были.
Например: "В соответствии с решением совещания от 05.03.2021 направляем Вам на согласование проект договора о сотрудничестве между нашими организациями".
5. Основная часть
Здесь подробно излагается суть предложения, выносимого на согласование: что именно и на каких условиях предлагается согласовать.
Например: "Просим Вас согласовать границы земельного участка с кадастровым номером 50:21:0130206:1929 площадью 15 га, расположенного по адресу: Московская обл., Одинцовский р-н, с. Юдино, ул. Садовая, д.5, согласно прилагаемому плану границ участка".
В этом разделе обязательно должны быть указаны все существенные детали согласования.
6. Приложения
К письму-согласованию обычно прилагаются документы, которые необходимо согласовать: проект договора, план, смета, спецификация и т.д. Перечень приложений указывают в самом тексте письма.
7. Дата и подпись
В конце указывают дату составления письма-согласования и реквизиты подписывающего лица: должность, ФИО, подпись. Также может стоять печать организации.
Таким образом, при составлении письма-согласования нужно следовать общим правилам оформления официальных писем и включать все необходимые реквизиты и данные. Это позволит получить быстрое и положительное решение по вопросу согласования.
8. Язык письма-согласования
Письмо-согласование должно быть написано официально-деловым стилем. Это означает использование норм литературного языка, отсутствие разговорных и сниженных выражений. Текст должен быть максимально понятным, логичным и конкретным.
Примеры нежелательных оборотов: "урод", "классный", "крутой", "обалдеть" и т.п. Лучше использовать нейтральную лексику: "положительный", "высокий", "удивительный" и т.д.
9. Тон письма-согласования
Тон письма должен быть вежливым и уважительным. Лучше избегать категоричных формулировок и оставлять партнеру право выбора. Например, вместо "требуем предоставить" лучше написать "просим предоставить"; вместо "настаиваем на включении" - "предлагаем рассмотреть возможность включения".
10. Структура и образец письма
Письмо-согласование имеет четкую структуру, соблюдение которой повышает шансы на положительный исход. Рассмотрим пример такого образца письма.
Вверху указываются реквизиты обеих сторон. Далее пишется тема письма. Например: "Согласование проекта введения единой формы отчетности".
Далее следует обращение: "Уважаемый Иван Петрович!" и вступление: "В соответствии с решением совещания от 05.03.2021 направляем Вам на согласование...". Затем подробно излагается суть предложения и перечисляются приложения.
В конце указывается дата и реквизиты подписанта. Таким образец письма позволяет соблюсти все правила составления письма-согласования.
11. Особенности сопроводительного письма к актам согласования
Когда речь идет о согласовании актов выполненных работ или оказанных услуг, кроме основного письма-согласования составляется сопроводительное письмо. В нем указывается, что акты согласования прилагаются и перечисляются.
Например: "Вместе с настоящим письмом направляем на согласование акты выполненных работ...". Такое сопроводительное письмо позволяет четко обозначить наличие и содержание приложений.
12. Оформление образца письма-согласования
При составлении образца письма-согласования следует обратить внимание на правильное оформление документа.
Письмо печатается на стандартных листах А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пунктов. Межстрочный интервал - 1-1,5. Поля документа: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.
Текст письма выравнивается по ширине листа. Абзацы начинаются с красной строки. Отступ абзаца - 1,25 см.
Письмо печатается на бланке организации, если таковой имеется. В противном случае указываются реквизиты компании в верхнем или нижнем колонтитуле.
Страницы письма нумеруются посередине внизу листа. При наличии приложений их количество указывается в тексте, а сами документы прикладываются и пронумеровываются.
Такой порядок оформления образца письма позволяет сделать его максимально понятным и аккуратным.
13. Рекомендуемые фразы для письма-согласования
Чтобы придать письму-согласованию официальный и вежливый тон, рекомендуется использовать следующие фразы:
- Просим Вас согласовать...
- Направляем на Ваше согласование...
- Предлагаем рассмотреть возможность...
- Будем благодарны за согласование...
- Просим проинформировать нас о результатах согласования...
Такие формулировки помогут выстроить вежливый диалог и избежать недопонимания при согласовании документов.
14. Временные рамки согласования
В письме-согласовании можно указать желаемые сроки получения ответа от адресата. Например: "Просим Вас рассмотреть возможность согласования в течение 10 рабочих дней".
Это позволит установить четкие временные рамки процесса согласования документов.
15. Порядок согласования несколькими инстанциями
Иногда требуется получить согласование сразу от нескольких организаций или подразделений. В таком случае составляется отдельное письмо для каждого согласующего органа с указанием предыдущих согласований.
Например: "Данный договор уже согласован юридическим отделом компании (письмо от 05.03.2021 No10). Просим Вас также дать согласование данного проекта договора".
Такая последовательность позволяет избежать накладок при многоступенчатом согласовании.
16. Отказ в согласовании
Бывают случаи, когда адресат по ряду причин не может согласовать представленные документы. В таком случае он должен направить мотивированный отказ.
Отказ в согласовании оформляется письмом, в котором указывается:
- ссылка на исходное обращение;
- причины отказа в согласовании;
- ссылки на нормативные акты, если есть основания в них;
- предложения по доработке документов.
Например: "Ваше письмо от 05.03.2021 No25 о согласовании проекта договора рассмотрено. К сожалению, не можем согласовать представленный проект в связи с несоответствием п.3.2 действующему законодательству. Предлагаем привести указанный пункт договора в соответствие с нормами закона No123-ФЗ. После доработки готовы повторно рассмотреть проект договора".
Такой мотивированный отказ позволит оперативно решить возникшие разногласия.
17. Срок хранения писем о согласовании
Письма о согласовании являются официальной документацией, поэтому к ним предъявляются требования по хранению. Срок хранения писем-согласований - 5 лет.
По истечении указанного срока документы подлежат экспертизе ценности для определения необходимости дальнейшего хранения или уничтожения. Например, если письмо-согласование касалось значимого долгосрочного проекта, его могут оставить на постоянное хранение.
18. Выдача заверенных копий писем о согласовании
Сторонам может потребоваться получить заверенную копию письма о согласовании. Для этого оригинал документа копируется, после чего на копии проставляются:
- подпись уполномоченного лица;
- расшифровка подписи;
- печать организации;
- отметка "Копия верна";
- дата заверения.
Такая заверенная копия имеет юридическую силу и может использоваться в качестве официального подтверждения согласования.