Кассовый чек - это... Понятие, определение, реквизиты, назначение и оформление
Кассовый чек является важным торговым документом, подтверждающим факт покупки товаров или услуг наличными деньгами, по банковской карте, через мобильные приложения и другими способами. Он выдается покупателю на руки после оплаты покупки в магазине, на заправке, в кафе, ресторане, салоне красоты или другом заведении. На кассовом чеке указывается наименование, количество и стоимость купленных товаров, общая сумма покупки, дата и время совершения покупки, реквизиты торговой точки. Кассовый чек нужен для контроля торговли, учета выручки, расчета налогов, защиты прав потребителей. Правильное оформление и выдача кассовых чеков является обязательным в соответствии с законодательством РФ.
Обязательные реквизиты
Для того, чтобы кассовый чек считался действительным, на нем должен быть указан обязательный набор реквизитов. Кассовый чек это документ строгой отчетности, поэтому присутствие всех обязательных реквизитов критически важно для его соответствия нормативным требованиям.
В числе обязательных реквизитов кассового чека должны быть указаны: наименование документа, порядковый номер чека, дата и время совершения покупки, наименование продавца, перечень приобретенных товаров и их количество, цена каждой позиции, общая сумма к оплате, ставка и сумма НДС (если применимо).
Кассовый чек коррекции
В случае обнаружения ошибки в первичном кассовом чеке, продавцу необходимо выдать покупателю исправленный кассовый чек с пометкой "коррекция". В чеке коррекции указывается правильная информация взамен ошибочных данных.
Наиболее распространенные причины для выдачи чека коррекции - неверная цена товара, ошибка в наименовании или количестве товара, неправильный расчет суммы.
Номер кассового чека
На каждом кассовом чеке обязательно должен быть указан порядковый номер чека. Этот номер формируется автоматически кассовым аппаратом в порядке возрастания и служит для однозначной идентификации каждого чека.
По номеру чека можно быстро найти нужный чек в базе данных кассовых операций, что важно для проверки чеков и анализа продаж.
Проверка кассовых чеков
Проверкой кассовых чеков на соответствие требованиям законодательства занимаются контролирующие органы - налоговые инспекции, Роспотребнадзор. При проверке обращают внимание на правильность оформления реквизитов, расчетов сумм, наличие обязательных фискальных признаков.
За нарушения в оформлении и учете кассовых операций предприятие может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафов.
Приходный кассовый чек
Кроме розничных кассовых чеков существуют приходные кассовые чеки. Они оформляются при любом поступлении денежных средств в кассу организации - от продажи товаров по безналу, возврата долга, сдачи выручки инкассаторами.
В приходном чеке указываются сумма, источник поступления, дата и время. Такие чеки нужны для учета движения денежных средств.
Бланк кассового чека
Для удобства работы кассиров используются специальные бланки кассовых чеков с уже напечатанными реквизитами организации, наименованием документа. В бланк вносятся данные о покупке вручную или автоматически кассовым аппаратом.
Бланки чеков печатаются типографским способом на специальной защищенной от подделок бумаге. Это экономит время на оформление чеков и снижает вероятность ошибок.
Способы выдачи чека
Кассовый чек может быть выдан покупателю разными способами. Чаще всего это происходит в распечатанном на бумаге виде непосредственно после оплаты покупки. Однако возможна выдача чека в электронной форме - отправкой на электронную почту покупателя или в смс-сообщении.
При онлайн-покупках чек может быть доступен в личном кабинете покупателя на сайте магазина. В некоторых магазинах реализована возможность отказа от бумажного чека - данные о покупке сохраняются в электронном виде и при необходимости покупатель может запросить электронную копию.
Срок хранения чеков
Срок, в течение которого необходимо сохранять кассовые чеки, зависит от цели хранения. Для возврата или обмена товара чек обычно нужно сохранять в течение 14 дней со дня покупки. Если чек нужен для подтверждения расходов при уплате налогов - до конца календарного года.
Продавцу розничные чеки необходимо хранить не менее 30 дней. Приходные кассовые чеки хранятся не менее 5 лет.
Где хранить кассовые чеки
Для хранения кассовых чеков удобно использовать специальные папки-органайзеры, коробки, конверты, в которые чеки вкладываются в хронологическом порядке. Можно прикреплять чеки скрепкой к бланку расходов за день.
Оптимальное место хранения - сухое, защищенное от повреждений и доступа посторонних. Например, запирающийся сейф, шкаф, ящик стола. Не рекомендуется хранить чеки вложенными в кошелек - они мнутся и теряют читаемость.
Приходный кассовый ордер
Помимо приходных кассовых чеков, для оформления поступления денежных средств в кассу используется документ "Приходный кассовый ордер".
В нем указываются те же данные, что и в приходном чеке - сумма, источник, дата и время. Но если чек заполняет кассир, то ордер - бухгалтер. Ордер подтверждает факт поступления средств в кассу организации.
Отличия чека от товарного чека
Не следует путать кассовый чек с товарным чеком. Товарный чек выписывается при отпуске товаров со склада и не подтверждает факт оплаты. А кассовый чек оформляется только после проведения денежного расчета с покупателем.
Товарный чек содержит наименование, количество, цену отпущенных со склада товаров. Кассовый чек фиксирует факт продажи этих товаров конкретному покупателю.
Порядок оформления приходного кассового ордера
Порядок заполнения приходного кассового ордера следующий:
- Указывается название документа "Приходный кассовый ордер".
- Проставляется порядковый номер ордера.
- Указывается дата и время поступления денежных средств.
- Заполняются реквизиты организации.
- Указывается сумма поступивших средств числом и прописью.
- Указывается источник поступления средств (от кого, на основании каких документов).
- Ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.
Приходный кассовый ордер составляется в 2-х экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй остается в кассе.
Правила хранения приходных кассовых ордеров
Хранение приходно кассового чека должно осуществляться в специально отведенном месте, исключающем потерю документов и доступ к ним посторонних лиц.
Рекомендуется хранить приходные ордера отдельно от других документов, в хронологическом порядке, в папках или файловых коробках. Доступ к месту хранения ордеров должны иметь только ответственные сотрудники.
Срок хранения приходных кассовых ордеров - не менее 5 лет. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном в организации порядке.
Таким образом, правильное оформление и надлежащее хранение приходных кассовых ордеров позволяет обеспечить сохранность информации о движении денежных средств и необходимость соблюдения финансовой дисциплины в организации.
Порядок заполнения приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер заполняется в установленном порядке. В реквизитах ордера указываются:
- Наименование документа;
- Порядковый номер;
- Дата и время поступления средств;
- Реквизиты организации;
- Сумма поступления прописью и числом;
- Источник поступления;
- Подписи кассира и главного бухгалтера.
Соблюдение установленного порядка заполнения обязательно для придания юридической силы документу.
Особенности оформления приходных кассовых ордеров
Приходные кассовые ордера заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и разборчиво. Не допускаются помарки, подчистки и неоговоренные исправления.
Сумма поступления указывается дважды - числом и прописью. При расхождении преимущество имеет сумма, указанная прописью.
Ордер составляется в 2-х экземплярах: 1-й для бухгалтерии, 2-й остается в кассе в корешке кладовой книге.
Хранение приходных кассовых ордеров
Хранение приходных кассовых ордеров организуется в специально отведенных для этого помещениях, исключающих порчу и утерю документов.
Ордера хранятся по месту их составления в хронологическом порядке и раздельно от других документов. Срок хранения - не менее 5 лет.
Отличия приходного ордера от расходного ордера
Необходимо отличать приходный кассовый ордер от расходного кассового ордера. Приходный ордер оформляет поступление денег в кассу, расходный - выдачу денег из кассы.
В приходном ордере указывается источник поступления средств, в расходном - получатель и назначение расхода. Остальные реквизиты совпадают.
Выдача дубликатов приходных кассовых ордеров
В случае утери приходного кассового ордера организация может выдать дубликат этого ордера. Дубликат должен полностью соответствовать оригиналу и содержать отметку "Дубликат".
Выдача дубликата производится на основании служебной записки и приказа руководителя. При этом оригинал утраченного ордера аннулируется и считается недействительным.
Формы кассовых чеков
Кассовые чеки могут оформляться в разных формах. Наиболее распространены следующие:
- Чеки, распечатанные на бумаге кассовым аппаратом - самый традиционный формат.
- Электронные чеки - данные о покупке сохраняются в электронном виде без печати на бумаге.
- Смс-чеки - информация о покупке отправляется покупателю в виде смс-сообщения.
- Чеки в мобильных приложениях - отображаются в приложении магазина на смартфоне.
Форма чека зависит от типа применяемого кассового оборудования и способа расчета. Но в любом случае в чеке должна содержаться вся необходимая информация.
Виды кассовых чеков
По назначению кассовые чеки делятся на:
- Розничные чеки - подтверждают розничную продажу товаров или услуг.
- Приходные чеки - подтверждают поступление денег в кассу.
- Расходные чеки - подтверждают выдачу денег из кассы.
- Чеки возврата - оформляют возврат денег при возврате товара.
Также бывают чеки коррекции - для исправления ошибок в первичных чеках.
Реквизиты кассового чека
Любой кассовый чек имеет определенный набор обязательных реквизитов:
- Наименование документа
- Наименование и ИНН продавца
- Номер, дата и время
- Наименование товаров/услуг
- Цена, количество, сумма
- Итоговая сумма к оплате
- Фискальный признак
Эти данные обеспечивают юридическую значимость чека и возможность его проверки.
Хранение кассовых чеков
Для хранения розничных кассовых чеков чаще всего используются специальные коробки, папки, книги, которые позволяют систематизировать чеки по датам.
Чеки рекомендуется хранить в сухом, защищенном от света месте в течение 5 лет. По истечении срока чеки уничтожаются.
Проверка кассовых чеков
Государственные органы регулярно проводят проверки кассовых чеков в организациях. Проверяется наличие обязательных реквизитов, соблюдение правил регистрации чеков, соответствие отчетности данным в чеках.
Проверка нужна для контроля деятельности организаций, предотвращения нарушений и мошенничества.