Журнал кассира-операциониста: как заполнить правильно
Журнал кассира-операциониста - важный первичный документ, от правильного заполнения которого зависит избежание штрафов. Давайте разберемся, как грамотно его оформить.
1. Что такое журнал кассира-операциониста и зачем он нужен
Журнал кассира-операциониста как заполнить - это первичный учетный документ, в котором фиксируются все операции по приходу и расходу наличных денег, проведенные через каждый экземпляр ККТ.
Ведение журнала регулируется Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, а также Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники".
Журнал кассира-операциониста нужен для учета движения наличных денежных средств, контроля показаний ККТ, а также для расчета налогооблагаемой базы.
Основными целями ведения журнала являются:
- Контроль движения наличных денег;
- Сверка показаний ККТ и фактических остатков в кассе;
- Расчет налоговой базы для уплаты налогов.
Таким образом, журнал кассира-операциониста как заполнить является важным финансовым документом, от которого зависит достоверность бухгалтерского и налогового учета в организации.
2. Когда нужно заводить новый журнал
Новый журнал кассира-операциониста заводится в следующих случаях:
- При заполнении всех строк предыдущего журнала;
- При смене используемой ККТ;
- При утере или порче действующего журнала.
Перед началом использования журнал кассира-операциониста как заполнить должен пройти обязательную регистрацию в налоговой инспекции. Для этого требуется представить следующий пакет документов:
- Заявление на регистрацию журнала;
- Сам журнал в прошитом и пронумерованном виде;
- Копию приказа о назначении ответственного лица за ведение журнала.
Только после регистрации журнал можно начинать использовать для учета операций.
3. Требования к оформлению журнала
Чтобы журнал кассира-операциониста как заполнить был принят налоговой инспекцией, необходимо соблюсти следующие обязательные требования к его оформлению:
- Каждый лист журнала должен быть пронумерован;
- Журнал подлежит обязательной прошивке;
- На титульном листе указываются реквизиты организации и ККТ;
- Последняя страница заверяется подписями ответственных лиц и печатью;
- На последней странице указывается количество прошитых и пронумерованных листов.
Любые исправления в журнале должны быть оговорены и заверены подписями и печатями во избежание санкций со стороны проверяющих органов.
4. Кто и когда заполняет журнал кассира-операциониста
Заполнение журнала кассира-операциониста возлагается на кассира, работающего на конкретном экземпляре ККТ. Эта обязанность должна быть прописана в его должностной инструкции.
Журнал заполняется кассиром ежедневно по итогам каждой кассовой смены.
В начале каждой записи указываются дата, номер кассовой смены, а также ФИО кассира. По окончании смены журнал передается администратору или старшему кассиру.
5. Пошаговая инструкция заполнения журнала
Рассмотрим пошагово, как заполнять журнал кассира-операциониста:
- Вписать дату, номер смены, ФИО кассира;
- Перенести показания ККТ из Z-отчета в соответствующие графы журнала;
- Рассчитать сумму наличных поступлений как сумму платежей из Z-отчета;
- Указать объем безналичных платежей по данным из Z-отчета;
- Отразить возвраты наличных из кассы по актам;
- Посчитать итоговую выручку как разницу между наличными, безналичными и возвратами;
- Сверить показатели журнала и Z-отчета.
Для примера заполнения давайте рассмотрим числовые данные:
| Наличные поступления | 15000 |
| Безналичные платежи | 5000 |
| Возвраты | 2000 |
Тогда итоговая выручка составит: 15000 + 5000 - 2000 = 18000 рублей.
Таким образом можно пошагово заполнить журнал кассира-операциониста и избежать ошибок в учете.
6. Особенности журнала при онлайн-кассах
С введением в действие Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. "О применении контрольно-кассовой техники" появились онлайн-кассы - новый формат ККТ, передающих данные о расчетах в налоговые органы в режиме реального времени.
В связи с этим журнал кассира-операциониста вести необязательно, так как контроль осуществляется напрямую через онлайн-кассу. Однако организация может продолжать вести журнал по собственным правилам для внутреннего контроля.
При работе с онлайн-ККТ вместо Z-отчета используется отчет о закрытии смены, данные из которого переносятся в журнал кассира-операциониста.
7. Ответственность за нарушения в журнале
Кассир и организация в целом несут ответственность за нарушения в заполнении и хранении журнала кассира-операциониста.
Основные виды нарушений:
- Несоответствие данных журнала фактическим показаниям ККТ;
- Неверное заполнение реквизитов;
- Исправления без оговорки и заверения;
- Утеря или отсутствие журнала.
За такие нарушения кассиру грозит штраф.
Кроме того, журнал подлежит восстановлению за счет нарушителя.
Таким образом, ответственный подход каждого кассира к ведению журнала - залог финансовой дисциплины и избежания санкций.
8. Рекомендации по ведению журнала
Чтобы минимизировать риск ошибок при заполнении журнала кассира-операциониста, рекомендуется придерживаться следующих советов:
- Использовать журналы установленного образца, получив их в специализированных магазинах;
- Тщательно знакомиться с инструкцией по заполнению конкретной формы журнала;
- Проверять журналы на наличие брака и дефектов перед началом использования;
- Хранить неиспользуемые журналы в недоступном для посторонних месте.
Соблюдение этих несложных правил позволит свести количество ошибок при работе с журналом к минимуму.
9. Автоматизация учета с помощью программ
Для автоматизации процесса учета операций в журнале кассира-операциониста можно использовать специальные программы.
Основные возможности таких программ:
- Формирование журнала в электронном виде;
- Автоматический перенос данных из фискальных отчетов;
- Автоматические расчеты сумм и проверка соответствия;
- Формирование отчетов на основе данных журнала.
Использование программ для ведения журнала кассира-операциониста позволяет минимизировать ручной труд, ускорить процесс составления и снизить вероятность ошибок.
10. Журнал кассира-операциониста в 1С
Многие компании, использующие 1С для автоматизации учета, ведут журнал кассира-операциониста в этой программе.
Основные преимущества ведения журнала в 1С:
- Автоматический ввод данных из фискальных отчетов;
- Контроль соответствия сумм;
- Формирование печатной формы журнала;
- Удобство хранения данных в электронном виде.
1С позволяет быстро и с минимумом ошибок формировать журнал кассира-операциониста для предоставления в контролирующие органы.
11. Выгоды аутсорсинга журнала
Если вести журнал кассира-операциониста своими силами затруднительно, можно передать эту задачу аутсорсинговой компании.
Преимущества аутсорсинга журнала:
- Оптимизация расходов на штатное ведение журнала;
- Минимизация ошибок за счет опыта специалистов;
- Возможность сосредоточиться на основной деятельности.
Грамотный аутсорсинг освободит от рутины по ведению журнала и исключит риски штрафов из-за ошибок.