Образец характеристики: как составить идеальное описание работника

Характеристика сотрудника - важный кадровый документ, который может потребоваться в различных ситуациях: при устройстве на новую работу, поступлении в учебное заведение, оформлении кредита, страховки и других случаях. От того, насколько грамотно будет составлена характеристика, во многом зависит дальнейшая судьба человека. Поэтому к ее написанию нужно подходить со всей ответственностью.

В этой статье разберем, как правильно написать характеристику с места работы, чтобы она максимально объективно отражала все стороны работника. Рассмотрим структуру документа, обязательные разделы, приведем примеры положительной и отрицательной характеристик. Ответим на самые частые вопросы по оформлению.

Также узнаете, какие персональные данные можно и нельзя указывать в характеристике, чтобы не нарушить закон о защите персональных данных.

Как правильно составить структуру характеристики сотрудника

Характеристика работника - важный кадровый документ, который служит подтверждением его квалификации и деловых качеств. Чтобы образец характеристики был максимально информативным, нужно правильно составить его структуру.

• В верхней части документа указываются общие сведения о работнике: ФИО, должность, стаж работы.
• В основной части приводится информация о выполняемой работе: функциональные обязанности, достигнутые результаты, проявленные профессиональные и личные качества.

Ниже может быть дополнительный блок с выводами или рекомендациями. Пример характеристики является, по сути, резюме сотрудника за определенный период, поэтому его структура должна полно и логично его представлять.

Рекомендации по написанию содержания характеристики

Характеристика должна содержать объективную оценку профессиональных качеств работника. При этом важно учитывать не только формальные показатели (образование, стаж работы и т.п.), но и реальный вклад сотрудника в деятельность компании.

• Укажите основные обязанности, которые выполнял работник, и насколько успешно с ними справлялся.
• Опишите, какие задачи ставились перед сотрудником и были ли они выполнены в срок и с должным качеством.
• Отметьте способность работника брать на себя ответственность, проявлять инициативу.

При описании личностных качеств стоит сосредоточиться на тех, которые непосредственно влияли на выполнение должностных обязанностей.

Характеристика не должна содержать избыточную личную информацию о работнике, не относящуюся к выполнению им трудовых функций.

Примеры положительной и отрицательной характеристик на сотрудника

Пример положительной характеристики на сотрудника Иванова Ивана Ивановича, работавшего в должности менеджера по продажам с 01.01.2018 по 31.12.2022:

Иванов Иван Иванович работал в должности менеджера по продажам с 01.01.2018 по 31.12.2022. За время работы в компании Иванов И.И. проявил себя как грамотный, ответственный и инициативный сотрудник. Основными обязанностями Иванова И.И. являлись: поиск новых клиентов, проведение переговоров, заключение и сопровождение договоров на поставку продукции.

За период работы Ивановым И.И. были выполнены и перевыполнены все установленные планы продаж. Так, в 2018 году при плане в 500 тыс. рублей им было реализовано продукции на сумму 550 тыс. рублей. В последующие годы объем продаж, осуществленный Ивановым И.И., также превышал установленные планы.

Помимо выполнения текущих обязанностей, Иванов И.И. проявлял инициативу в поиске новых каналов продвижения продукции, активно внедрял современные технологии для повышения эффективности работы отдела продаж. Благодаря предложенным им мероприятиям по оптимизации работы, отделу удалось сократить издержки и повысить объем реализации.

За время работы в компании Иванов И.И. зарекомендовал себя, как ответственный, дисциплинированный и пунктуальный сотрудник. Он пользуется уважением в коллективе, умеет находить индивидуальный подход к каждому клиенту. Считаю, что Иванов И.И. обладает всеми необходимыми деловыми и личностными качествами для успешной работы в должности менеджера по продажам. Данная характеристика выдана по месту требования без права тиражирования и передачи третьим лицам.

Пример отрицательной характеристики на сотрудника Сидорова Ивана Петровича, работавшего в должности бухгалтера с 05.03.2019 по 24.08.2022:

Сидоров Иван Петрович работал в должности бухгалтера в период с 05.03.2019 по 24.08.2022. За время работы проявил недостаточный профессионализм и ответственность при исполнении своих должностных обязанностей. Неоднократно допускал ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, что приводило к необходимости переделывать работу. Так, в июне 2022 года из-за ошибки Сидорова И.П. в налоговой декларации компанией был уплачен штраф в размере 15 000 рублей.

Сидоров И.П. зачастую игнорировал срочные поручения, откладывал их выполнение на последний момент, что срывало установленные сроки сдачи отчетности. Неоднократно нарушал трудовую дисциплину: опаздывал на работу, уходил с рабочего места раньше положенного времени. Также проявлял некорректное отношение к коллегам, что приводило к конфликтам в коллективе.

Учитывая вышеизложенное, считаю, что Сидоров И.П. не справляется с обязанностями бухгалтера. Рекомендую рассмотреть вопрос о переводе Сидорова И.П. на должность, предполагающую меньшую ответственность и самостоятельность в работе. Данная характеристика выдана для предоставления по месту требования.

Что можно и нельзя указывать в характеристике сотрудника

При составлении характеристики на сотрудника важно придерживаться требований законодательства и не указывать лишнюю информацию о работнике.

В характеристике рекомендуется указывать:

• ФИО, должность, структурное подразделение работника
• Срок работы в организации
• Краткое описание должностных обязанностей
• Оценку квалификации, профессионализма и личностных качеств, влияющих на выполнение трудовой функции
• Информацию об успехах, достижениях, поощрениях работника
• Обобщенную оценку возможности продолжения работы в занимаемой должности

В то же время характеристика не должна содержать:

• Информацию о политических, религиозных и иных убеждениях работника
• Сведения о его частной жизни, семейном положении
• Данные о состоянии здоровья, диагнозах
• Неподтвержденную информацию из неофициальных источников

Также не рекомендуется давать в характеристике оценку личностных качеств, не связанных напрямую с выполнением трудовой функции. Например, внешний вид, хобби, манера общения в неформальной обстановке.

Избыточные персональные данные в характеристике могут стать основанием для ее оспаривания работником как нарушающей его права. Поэтому при составлении характеристики следует включать только информацию, релевантную деловым качествам сотрудника.

Кто и как заверяет характеристику работника

Характеристика на сотрудника - официальный документ, поэтому она должна быть надлежащим образом оформлена и заверена:

• Характеристику подписывает непосредственный руководитель работника или уполномоченный представитель организации (генеральный директор, заместитель, начальник отдела кадров).
• Подпись обязательно расшифровывается: указывается должность, ФИО и расшифровка подписи.
• Характеристика заверяется печатью организации. Если печати нет, документ подписывается в присутствии нотариуса.

Если характеристика запрашивается для предоставления в госорганы или третьим лицам, рекомендуется:

• Указать в характеристике, что она выдается для предоставления по месту требования.
• Сделать отметку "без права тиражирования и передачи третьим лицам".
• Заверить характеристику на специальном бланке с угловым штампом или печатью "Для предоставления по месту требования".

Если характеристика готовится для внутреннего пользования, достаточно стандартного бланка организации. Но все равно требуются подпись уполномоченного лица и печать организации.

Характеристику рекомендуется перед выдачей зарегистрировать в журнале учета кадровых документов. Это позволит в дальнейшем при необходимости подтвердить факт и дату ее выдачи.

Таким образом, правильное оформление и заверение придают характеристике статус официального документа и повышают доверие к информации в ней.

Ответы на частые вопросы при составлении характеристики

При составлении характеристики на сотрудника часто возникают вопросы относительно порядка ее оформления и содержания. Рассмотрим ответы на типичные вопросы.

Вопрос: Обязан ли работодатель составлять характеристику по просьбе самого работника?

Ответ: Да, работодатель обязан по письменному запросу работника предоставить ему характеристику в течение 3 рабочих дней. Это предусмотрено Трудовым кодексом РФ (статья 84.1).

Вопрос: Можно ли отказаться составлять характеристику на уволенного сотрудника?

Ответ: Нет, работодатель не может отказаться предоставить характеристику бывшему сотруднику, если получен соответствующий письменный запрос. Характеристика выдается в те же сроки, что и действующим работникам.

Вопрос: Нужно ли согласовывать текст характеристики с самим работником?

Ответ: Нет, законодательством не предусмотрено обязательное согласование текста характеристики. Работодатель имеет право самостоятельно определять ее содержание.

Вопрос: Как быть, если работник не согласен с содержанием характеристики?

Ответ: В таком случае работник может обратиться к работодателю с мотивированным письменным заявлением об изменении характеристики. Если работодатель отказывается, работник вправе обжаловать характеристику в суде.

Вопрос: Могу ли я указать в характеристике сведения о семейном положении работника, количестве детей?

Ответ: Нет, подобная информация относится к персональным данным работника и может быть включена в характеристику только с его письменного согласия. Рекомендуется ограничиться данными, характеризующими трудовую деятельность.

Вопрос: Как быть, если мне нужны дополнительные данные о работнике для характеристики?

Ответ: В таком случае следует изучить личное дело и документы работника, пообщаться с его непосредственным руководителем, коллегами. Но при этом нельзя включать в характеристику неподтвержденную информацию.

Вопрос: Могу ли я отказаться предоставлять характеристику, если работник уволен по негативным основаниям?

Ответ: Нет, работодатель не вправе отказать в предоставлении характеристики даже уволенному за нарушения работнику. Но в характеристике можно указать причины увольнения.

Таким образом, при составлении характеристики важно учитывать нормы трудового законодательства, чтобы избежать нарушения прав работника.