Как правильно написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Докладные записки о невыполнении должностных обязанностей - важный инструмент поддержания трудовой дисциплины в организации. Однако не все руководители умеют грамотно их составлять и использовать. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать такую докладную, чтобы она была эффективной.

1. Что такое докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей - это официальный документ, в котором сотрудник организации информирует руководство о фактах неисполнения или ненадлежащего исполнения подчиненным работником своих трудовых обязанностей.

Такие записки обычно пишут непосредственные руководители сотрудников - начальники отделов, мастера, бригадиры. Они адресуют докладные вышестоящему руководству - директору, генеральному директору, управляющему.

Цель докладной записки - проинформировать руководство о нарушениях для принятия мер дисциплинарного воздействия - выговора, лишения премии, понижения в должности, увольнения.

Правовые основания для таких докладных - ст. 192 ТК РФ о дисциплинарных взысканиях и ст. 193 ТК РФ об их применении.

2. Как подготовиться к написанию докладной записки

Прежде чем приступать к написанию докладной записки о невыполнении должностных обязанностей, необходимо:

• Внимательно изучить должностную инструкцию сотрудника, чтобы четко понимать круг его обязанностей.
• Собрать и проанализировать факты нарушений, зафиксировав даты, место, суть.
• Подготовить необходимые доказательства - документы, материалы проверок, объяснительные.
• Определить возможные объективные причины невыполнения обязанностей.
• Оценить последствия нарушений для деятельности организации.
• Обдумать и обосновать меры воздействия, которые предлагается применить.
• При необходимости проконсультироваться с юристом организации.

3. Рекомендации по написанию текста докладной записки

При составлении текста докладной записки рекомендуется:

1. Максимально конкретно, со ссылками на доказательства изложить факты нарушений.
2. Избегать домыслов, предположений, личных оценочных суждений.
3. Объективно описать негативные последствия нарушений.
4. Соблюдать стиль официально-делового письма без эмоций.
5. Использовать юридически верные формулировки.
6. Четко сформулировать и обосновать предложения по применению взысканий.
7. Привести текст докладной в соответствие требованиям документооборота организации.

Примерный текст докладной записки может выглядеть так:

Генеральному директору ООО "Ромашка"
Петрову П.П. от начальника отдела продаж Сидорова В.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о невыполнении должностных обязанностей менеджером по продажам Ивановым И.И.

В период с 1 по 20 декабря 2022 года менеджер по продажам Иванов И.И. не выполнил следующие обязанности, предусмотренные его должностной инструкцией:

• Не провел переговоры с 3 ключевыми клиентами о продлении договоров на следующий год.
• Не предоставил еженедельные отчеты о работе с клиентами 2 недели подряд.
• Проигнорировал указание начальника отдела о срочном согласовании цены по новому тендеру.

В результате компания понесла репутационные потери и упустила выгодные контракты на сумму более 500 000 рублей.

На основании изложенного прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова И.И. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Начальник отдела продаж Сидоров В.В.

21.12.2022

4. Порядок подачи и рассмотрения докладной записки

После написания докладную записку необходимо грамотно оформить, подать руководству и обеспечить ее рассмотрение:

• Передать лично руководителю или через канцелярию, зарегистрировав.
• Убедиться, что докладная попала к тому руководителю, который уполномочен ее рассматривать.
• Дождаться резолюции руководителя в установленные сроки (до 30 дней).
• Следить за получением объяснений от сотрудника по изложенным фактам.
• Контролировать исполнение решения руководства (выговора, увольнения и т.д.).

Докладную записку следует хранить в личном деле сотрудника.

5. Типичные ошибки при составлении докладных записок

Чтобы докладная записка была эффективна, необходимо избегать следующих ошибок:

1. Неконкретность и расплывчатость формулировок.
2. Отсутствие ссылок на доказательства фактов.
3. Преувеличение или преуменьшение фактов.
4. Использование оценочных суждений и эмоций.
5. Предвзятость и необъективность при описании ситуации.
6. Некорректные предложения по наказанию.
7. Ошибки в оформлении реквизитов.
8. Несоблюдение сроков составления и подачи.
9. Неправильный выбор адресата докладной записки.
10. Недостаточность доказательной базы.

Грамотно составленная докладная записка о невыполнении должностных обязанностей позволяет оперативно решить проблему нарушения трудовой дисциплины в коллективе. Следуя рекомендациям, руководитель всегда сможет эффективно использовать этот инструмент в кадровой работе.