Заполнение транспортной накладной: образец. Правила заполнения транспортной накладной

Транспортная накладная (ТН) - важный документ, регулирующий перевозку грузов автотранспортом. Неправильное заполнение ТН может привести к штрафам и непризнанию расходов. Разберемся, как грамотно заполнять ТН, чтобы избежать ошибок.

Назначение и область применения транспортной накладной

Транспортная накладная (ТН) применяется для оформления перевозки грузов автомобильным транспортом. Основные функции ТН:

• Подтверждение заключения договора транспортной перевозки
• Указание условий перевозки груза
• Подтверждение факта передачи груза от грузоотправителя перевозчику

ТН оформляется в следующих случаях:

1. При перевозке груза автотранспортом продавца
2. При перевозке сторонней транспортной компанией
3. При перевозке экспедитором, если в договоре прописано его право на заключение договора перевозки

Не нужна ТН, если покупатель забирает товар своим транспортом.

Новая форма транспортной накладной 2022

С 1 марта 2022 года вступила в силу новая форма ТН, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200. Основные изменения:

• Уменьшилось количество разделов с 17 до 12
• Поменялись нумерация и содержание разделов
• Появились обязательные и необязательные к заполнению разделы

Обязательно заполняются все разделы, кроме помеченных "при необходимости". Если данных для заполнения нет - ставятся прочерки.

Кто оформляет транспортную накладную

Грузоотправителем, оформляющим ТН, может быть:

• Продавец
• Покупатель
• Экспедитор, если в договоре прописано его право на заключение договора перевозки

Если экспедитор выступает грузоотправителем, заполняется дополнительный раздел 1а.

В договоре стороны могут распределить обязанности по заполнению ТН. Например, поручить заполнение перевозчику.

Сколько экземпляров и на какую машину нужна ТН

ТН оформляется в 3-4 экземплярах:

• 1 экз. - грузоотправителю
• 1 экз. - грузополучателю
• 1 экз. - перевозчику
• 1 экз. - грузоотправителю (если используется как первичный документ)

ТН должна быть привязана к конкретному транспортному средству. На каждый автомобиль - отдельная ТН.

Исключение - если партию груза разделили по нескольким машинам. Тогда нужна ТН на каждый автомобиль.

Правила заполнения транспортной накладной

При заполнении ТН нужно придерживаться общих правил:

• Заполнять разборчиво, без помарок и исправлений
• Указывать точные и проверенные данные
• Подписывать только уполномоченным лицом
• Заверять исправления всеми сторонами ТН

Рассмотрим порядок заполнения ТН каждой стороной.

Грузоотправитель заполняет:

• Шапку ТН
• Разделы 1-5, 8, 11, 12
• При необходимости раздел 6 о перевозчике

Перевозчик заполняет:

• Раздел 6 о себе
• Раздел 7 о транспортном средстве
• Разделы 8, 10, 12

Грузополучатель заполняет:

• Раздел 10 о получении груза
• При необходимости раздел 11

Особенности заполнения раздела 12:

• Заполняется для использования ТН как первичного документа
• Указывается стоимость перевозки, реквизиты договора
• Заверяется подписями всех сторон

Как исправить ошибки в транспортной накладной

Чтобы исправить ошибку в ТН, нужно:

1. Зачеркнуть неверные данные одной линией
2. Рядом указать правильные данные
3. Заверить исправления подписями всех сторон

Если ошибка выявлена после отправки:

• Составить акт об ошибке
• Внести данные в раздел 11 ТН
• При необходимости заключить допсоглашение

При ошибке до отправки груза нужно составить новую ТН.

Электронная транспортная накладная

С 2022 года разрешено оформлять ТН в электронном виде. Для этого нужны квалифицированные ЭЦП у всех сторон сделки.

С 1 января 2023 года вводится обязательный электронный документооборот через ГИС электронных перевозочных документов. Все участники перевозки должны зарегистрироваться в системе через оператора ЭДО.

Образец заполнения транспортной накладной

Рассмотрим образец ТН с рекомендациями по заполнению:

• Указываем все данные в соответствии с рекомендациями
• Заполняем обязательные разделы полностью
• Добавляем дополнительную информацию в необязательные разделы
• Сверяем и заверяем данные подписями всех сторон

При соблюдении всех правил ошибок можно избежать.

Ответственность и риски при заполнении ТН

Неправильное заполнение ТН чревато следующими последствиями:

• Непризнание расходов по перевозке
• Доначисление налогов и штрафы
• Отказ в вычете НДС
• Претензии контролирующих органов

Чтобы избежать ошибок, нужно:

• Проверять данные в ТН
• Строго следовать правилам заполнения
• Использовать образцы и рекомендации
• Фиксировать и устранять ошибки

Внимательное заполнение ТН позволит не допустить нарушений.

Дополнительные рекомендации по заполнению отдельных разделов ТН

Рассмотрим более подробно рекомендации по заполнению наиболее важных разделов ТН.

Раздел 1. Грузоотправитель

В разделе 1 указываются полные и точные данные об отправителе груза:

• Для организации - наименование, ИНН, юридический адрес
• Для ИП - ФИО, ИНН, адрес регистрации
• Контактные данные - телефон, e-mail

Эти данные используются для идентификации стороны договора перевозки.

Раздел 2. Грузополучатель

В разделе 2 указывают аналогичные данные о получателе груза:

• Наименование, ИНН, юридический адрес
• Дополнительно - адрес доставки груза
• Контактные данные

Эти данные нужны для отправки и доставки груза получателю.

Раздел 3. Груз

В разделе 3 обязательно указывают:

• Наименование и описание груза
• Количество мест и массу груза
• Способ упаковки

Эти данные нужны для идентификации и сохранности груза.

Раздел 5. Условия перевозки

В разделе 5 указывают особые условия:

• Температурный режим
• Наличие пломб
• Требования безопасности
• Сведения о маршруте

Эти данные обязательны для выполнения перевозчиком.

Раздел 12. Стоимость перевозки

В разделе 12 указывают:

• Стоимость услуги без НДС
• Ставку НДС
• Сумму НДС
• Общую сумму к оплате

Эти данные подтверждают расходы на перевозку для бухучета.

Типовые ошибки при заполнении ТН

Рассмотрим типовые ошибки, встречающиеся при заполнении ТН:

• Нет подписей сторон или подписал неуполномоченный сотрудник
• Неправильные или неполные реквизиты отправителя/получателя
• Не указан адрес погрузки/разгрузки
• Не заполнены обязательные разделы 3, 5, 12
• Несоответствие данных в разных разделах

Такие ошибки могут привести к отказу в учете ТН и наложению штрафов.

Электронный документооборот ТН

Переход на электронный документооборот ТН имеет преимущества:

• Экономия времени на оформление и обмен бумагами
• Снижение риска ошибок и потери документов
• Ускорение обмена данными между контрагентами
• Удобство хранения и поиска электронных ТН

Обязательная регистрация в ГИС электронных перевозочных документов позволит перейти на безбумажный документооборот ТН с 1 января 2023 года.

Актуальные изменения правил заполнения ТН

Следует отметить актуальные изменения в правилах заполнения ТН:

• Сокращение обязательных к заполнению разделов
• Возможность не указывать объявленную стоимость груза
• Новые требования к оформлению исправлений
• Введение электронного документооборота ТН

Эти изменения надо учитывать при текущем заполнении ТН.