Оприходовать это - как принять товар на склад

Сегодня тема оприходования материальных ценностей крайне актуальна для любой организации. Ведь правильное оприходование - залог успешного учета товаров на складе. Давайте разберемся, как грамотно принять товары на баланс компании, избежать ошибок и не попасть под пристальное внимание налоговых органов.

Принятие товара на склад предприятия

Оприходование - это процесс принятия и учета материальных ценностей, поступивших на склад организации. Эта операция необходима для отражения прихода товаров в бухгалтерском и налоговом учете.

Для оформления оприходования требуются следующие документы:

• Акт о приемке товаров
• Товарная накладная
• Счет-фактура

Способ оприходования зависит от источника поступления товаров: от поставщика, со склада организации, из собственного производства.

Различают первичное и последующее оприходование. Первичное - при поступлении новых товаров, последующее - при выявлении излишков по результатам инвентаризации.

Оприходование должно осуществляться согласно требованиям нормативных документов: Гражданского кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Федерального закона «О бухгалтерском учете» и др.

Порядок оприходования товаров в зависимости от источника поступления

Рассмотрим особенности оприходования в зависимости от того, откуда поступили товары.

Оприходование товаров, поступивших от поставщика

Получение товаров от поставщика - наиболее распространенный случай. Процедура оприходования включает следующие этапы:

1. Проверка соответствия полученного товара сопроводительным документам по наименованию, количеству, качеству.
2. Составление акта приемки товаров.
3. Проверка наличия сертификатов, если они требуются для данного товара.
4. Сверка данных в сопроводительных документах (накладной, счете-фактуре).
5. Принятие товара на склад по товарной накладной.
6. Внесение записи в книгу покупок.

После выполнения этих операций товар считается оприходованным и готовым к продаже или использованию в деятельности организации.

Оприходование товаров, изготовленных самой организацией

Если товары произведены внутри самой организации, процедура оприходования упрощается:

• Товары передаются со склада производства на склад готовой продукции по внутренней накладной.
• На основании накладной товары оприходуются на склад по фактической себестоимости.

При этом отсутствует необходимость проверять внешние сопроводительные документы.

Оприходование излишков, выявленных при инвентаризации

Инвентаризация помогает выявить товары, которые по каким-либо причинам не были ранее оприходованы. Например:

• Выявлен бой или лом материальных ценностей.
• Обнаружены неучтенные материалы.
• Расхождение фактического наличия и данных учета.

Такие излишки оформляют актом оприходования в момент обнаружения и приходуют по рыночной стоимости на дату оприходования.

Особенности оприходования импортных товаров

При оприходовании импортных товаров также требуются дополнительные документы:

• Грузовая таможенная декларация.
• Коносамент.
• Платежное поручение об уплате таможенных платежей.

Стоимость импортного товара будет включать таможенные пошлины, которые также необходимо отразить при оприходовании.

Таким образом, процедура оприходования имеет свои особенности для разных источников поступления товаров.

Документальное оформление оприходования товаров

Рассмотрим, какие документы нужны для оприходования и как их правильно заполнить.

Перечень обязательных документов для оприходования

Любое оприходование товаров должно подтверждаться следующим комплектом документов:

• Акт о приемке товаров.
• Товарная накладная.
• Счет-фактура (если оприходование связано с закупкой).

При необходимости также составляются внутренняя накладная, акт о списании, таможенная декларация.

Порядок заполнения акта о приемке товаров

Акт о приемке ― первичный учетный документ, подтверждающий факт получения и принятия товаров.

При заполнении акта указывают:

• Реквизиты документа (дата, номер).
• Стороны сделки.
• Перечень полученных товаров.
• Количество, цена, сумма.
• Соответствие качества товаров указанному в документах.
• Подписи уполномоченных лиц.

Особенности составления накладной на внутреннее перемещение товаров

Накладная применяется для оформления перемещений товара между структурными подразделениями организации.

При ее заполнении указывают:

• Стороны перемещения товара.
• Наименование, количество передаваемых товаров.
• Цену и стоимость товаров.
• Подписи лиц, сдавшего и принявшего товары.

Требования к оформлению товарной накладной

Товарная накладная выписывается для оформления отгрузки товаров со склада.

При заполнении товарной накладной указывают:

• Реквизиты и род деятельности организаций.
• Наименование, количество, цену и стоимость отгружаемых товаров.
• Вид транспорта и дату отгрузки.
• Подписи грузоотправителя и грузополучателя.

Формирование акта о списании товаров

Акт о списании применяют при выбытии товаров вследствие реализации, передачи безвозмездно, выявления недостач и т.п.

В акте о списании указывают:

• Основания для списания товаров.
• Наименование, количество, стоимость списываемых товаров.
• Должности и подписи членов комиссии по списанию.

Таким образом, каждый документ имеет свое назначение и порядок заполнения.

Бухгалтерский и налоговый учет оприходованных товаров

Рассмотрим особенности учета оприходованных ценностей в бухгалтерском и налоговом учете.

Отражение оприходования в бухгалтерском учете

В бухучете оприходование товаров отражается следующими проводками:

• Дебет счета 41 "Товары" Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками" - на стоимость товаров.
• Дебет счета 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кредит счета 60 - на сумму НДС.

Таким образом, увеличивается стоимость товаров на балансе и возникает кредиторская задолженность перед поставщиком.

Особенности НДС при оприходовании товаров

Если товары приобретаются для деятельности, облагаемой НДС, то:

• НДС принимается к вычету.
• Сумма НДС отражается в книге покупок.
• Счет-фактура регистрируется в книге полученных счетов-фактур.

Для освобожденных от НДС операций НДС включается в стоимость товаров.

Учет оприходованных ценностей для целей налогообложения

В налоговом учете при оприходовании товаров происходит:

• Увеличение стоимости приобретенных товаров.
• Уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по приобретению товаров.

Стоимость товаров для налогового учета формируется по правилам главы 25 НК РФ.

Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности

В бухотчетности информация об оприходованных товарах отражается:

• В бухгалтерском балансе по строке 1210 "Запасы".

• В отчете о финансовых результатах в составе себестоимости проданных товаров, прочих расходов.

Налоговые риски, связанные с оприходованием

Существуют следующие налоговые риски при оприходовании товаров:

• Завышение стоимости оприходованных товаров.
• Неотражение в учете части оприходованных товаров.
• Нарушение сроков оприходования.
• Недостоверное оформление первичных документов.

Это может привести к доначислению налогов, штрафам, приостановлению операций по счетам.

Рекомендации по минимизации налоговых рисков

Чтобы минимизировать налоговые риски при оприходовании товаров, рекомендуется:

• Своевременно оприходовать полученные материальные ценности.
• Проверять контрагентов на добросовестность.
• Тщательно проверять первичные документы.
• Отражать оприходование в учете в полном объеме.
• Регулярно проводить инвентаризацию товарных запасов.

Такой подход позволит максимально снизить налоговые риски.

Примеры бухгалтерских проводок по оприходованию

Рассмотрим примеры типовых проводок по оприходованию товаров:

• Приобретены товары у поставщика:
  Дебет 41 Кредит 60 - на сумму товаров без НДС Дебет 19 Кредит 60 - на сумму НДС
• Оприходованы излишки товаров: Дебет 41 Кредит 91 - на стоимость товаров
• Списана недостача товаров: Дебет 94 Кредит 41 - на стоимость недостающих товаров

Таким образом, бухгалтерские проводки позволяют верно отразить любую операцию по оприходованию товаров.

Особенности оприходования отдельных видов имущества

Рассмотрим некоторые особенности оприходования для отдельных видов имущества.

Оприходование нематериальных активов

Нематериальные активы, как правило, оприходовать это приобретение исключительных прав. Для оприходования нематериальных активов нужны:

• Договор об отчуждении исключительного права.
• Акт приема-передачи нематериальных активов.
• Документ об оплате.

Первоначальная стоимость нематериальных активов определяется как сумма расходов на их приобретение.

Оприходование основных средств

Для оприходования основных средств, приобретенных у поставщика, нужны:

• Договор поставки.
• Счет, товарная накладная.
• Акт о приеме-передаче объекта основных средств.

Созданные собственными силами основные средства оприходовать это передачей на баланс по акту о приеме-передаче по фактическим затратам на создание.

Оприходование материалов

Материалы оприходовать это принятие к учету по фактической себестоимости с оформлением:

• Договора.
• Товарной накладной.
• Акта о приемке материалов.

Фактическая себестоимость складывается из стоимости поставки и транспортно-заготовительных расходов.

Оприходование товаров

Товары оприходовать в зависимости от источника поступления:

• От поставщика - по цене приобретения.
• Собственного производства - по фактической себестоимости.
• Выявленные при инвентаризации - по рыночной стоимости.

Оформляется актом о приемке, накладной или актом оприходования излишков.

Таким образом, порядок оприходования зависит от вида имущества.

Автоматизация процесса оприходования товаров

Для автоматизации процесса оприходования товаров можно использовать специальные программы:

• "1С: Управление торговлей"
• GoodsKeeper
• Мое дело
• iiko
• R-Keeper и др.

Функционал таких систем позволяет:

• Формировать и печатать необходимые документы.
• Контролировать оплату и отгрузку товаров.
• Учитывать товары и отслеживать остатки.
• Автоматически формировать проводки.

Это сокращает рутинные операции, повышает скорость документооборота и исключает ошибки при оприходовании товаров.