Как получить электронную подпись в налоговой инспекции: порядок действий

Электронная подпись становится незаменимым инструментом для ведения бизнеса и взаимодействия с госорганами. Как ее получить быстро и безопасно? В этой статье мы подробно разберем процедуру оформления электронной подписи в налоговых органах. Узнаете, какие документы потребуются, сколько времени займет процесс и как начать пользоваться новой электронной подписью.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись (ЭП) - это аналог собственноручной подписи в электронном виде, предназначенный для защиты электронного документооборота.

Существует несколько видов электронной подписи:

• простая ЭП;
• усиленная квалифицированная ЭП (КЭП);
• усиленная неквалифицированная ЭП.

КЭП является наиболее защищенным видом электронной подписи. Она позволяет подтвердить целостность и достоверность электронных документов, а также идентифицировать владельца подписи.

Основные преимущества использования электронной подписи:

• возможность быстрого и удобного электронного документооборота;
• экономия времени и средств за счет отказа от бумажного документооборота;
• повышенная безопасность и защита конфиденциальной информации.

Электронная подпись применяется во многих сферах, в том числе:

• при взаимодействии с госорганами и сдаче отчетности;
• для регистрации контрольно-кассовой техники;
• в системах учета алкогольной продукции ЕГАИС;
• при работе на электронных торговых площадках.

Требования к электронной подписи с 2022 года

С 1 января 2022 года вступили в силу новые требования к электронной подписи для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Теперь руководители организаций и ИП могут получать КЭП только двумя способами:

1. Бесплатно в ФНС или у ее доверенных лиц;
2. В аккредитованных удостоверяющих центрах на платной основе.

Для рядовых сотрудников компаний электронная подпись по-прежнему оформляется в коммерческих удостоверяющих центрах.

Однако с 1 сентября 2023 года для них вводится дополнительное требование о наличии машиночитаемой доверенности (МЧД), выданной руководителем организации.

Как оформить электронную подпись в ФНС

Рассмотрим подробный порядок получения электронной подписи в налоговой инспекции.

Первым делом, руководителю юрлица или ИП необходимо подать онлайн-заявление на выдачу сертификата ЭП. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС.

При подаче заявления потребуются:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ОГРН или ОГРНИП организации.

После одобрения заявления в ФНС, нужно прийти в отделение налоговой инспекции лично с носителем электронной подписи.

В качестве носителя ЭП могут использоваться специальные защищенные USB-токены. Например, распространены модели Рутокен ЭЦП, e-Token, JaCarta ГОСТ.

Сотрудник ФНС проверит личность заявителя и запишет на токен сертификат электронной подписи. Процедура занимает около 15 минут.

Основания для отказа в выдаче электронной подписи:

• токен не соответствует требованиям по сертификации;
• документы оформлены неверно;
• заявитель уже получил действующий сертификат ЭП.

Особенности получения ЭП у доверенных лиц ФНС

Помимо ФНС, электронную подпись для юрлиц можно оформить у доверенных лиц налоговой службы. Это частные организации, наделенные полномочиями ФНС выдавать ЭП от ее имени.

Преимущества обращения к доверенным лицам:

• более удобное расположение и график работы;
• меньшее количество посетителей и очередей;
• возможность записи на конкретное время.

Порядок получения электронной подписи у доверенного лица ФНС такой же, как и в налоговом органе. Потребуются те же документы и носитель.

В результате будет выдан тот же сертификат ЭП, что и в ФНС. Электронная подпись полностью эквивалентна по силе и возможностям использования.

Как продлить срок действия электронной подписи ФНС

Сертификат электронной подписи ФНС выдается на 15 месяцев. Затем необходимо продлить срок его действия.

Чтобы удаленно продлить ЭП через личный кабинет на сайте ФНС, нужно соблюсти два условия:

1. Использовать действующий ключ ЭП для входа в личный кабинет;
2. Подпись была получена в ФНС в том же регионе, где находится личный кабинет.

Если эти условия не выполнены, продление электронной подписи необходимо будет произвести личным визитом в отделение ФНС.

При необходимости можно перевыпустить электронную подпись, если истек срок действия предыдущего сертификата. Процедура перевыпуска аналогична продлению срока действия ЭП.

Как настроить и использовать электронную подпись ФНС

После получения электронной подписи в ФНС нужно выполнить ряд настроек для начала ее использования.

Во-первых, на компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение для работы с ЭП.

Затем следует проверить работоспособность электронной подписи. Это можно сделать, осуществив вход в личный кабинет на сайте ФНС с помощью новой ЭП.

После этого электронную подпись ФНС можно использовать для:

• сдачи отчетности через специальный сервис на сайте ФНС;
• регистрации онлайн-касс в налоговых органах;
• интеграции ЭП в системы электронного документооборота.

Также можно проверить подлинность полученной электронной подписи на сайте Госуслуг.

Таким образом, электронная подпись открывает широкие возможности для оптимизации документооборота организации и удобного взаимодействия с госорганами.

Особенности получения электронной подписи для ЕГАИС

Если планируется использовать электронную подпись для работы с системой ЕГАИС, есть ряд особенностей ее получения.

Во-первых, при подаче заявления на выпуск ЭП нужно сообщить об этом сотруднику ФНС.

Во-вторых, потребуется заранее получить RSA-ключ для доступа к ЕГАИС в личном кабинете на сайте ФСРАР. Этот ключ будет внесен в сертификат электронной подписи.

В-третьих, при отправке данных в ЕГАИС следует использовать именно электронную подпись с RSA-ключом, полученным для этой системы.

Особенности использования электронной подписи на macOS

Если используется компьютер под управлением операционной системы macOS, есть нюансы в настройке электронной подписи.

Во-первых, потребуется установить специальное ПО для работы с ЭП на macOS, например КриптоПро.

Во-вторых, возможны сложности с совместимостью некоторых моделей USB-токенов. Лучше выбирать сертифицированные для macOS устройства.

В-третьих, процедура настройки ЭП может отличаться от стандартных инструкций и потребовать дополнительных действий.

Риски при использовании электронной подписи

Несмотря на преимущества, использование электронной подписи сопряжено с определенными рисками.

К основным угрозам относятся:

• кража или несанкционированное копирование ключа ЭП;
• утеря носителя с ключом электронной подписи;
• заражение вредоносным ПО, перехватывающим операции с ЭП.

Чтобы минимизировать риски, важно обеспечить надежное хранение ключа ЭП и использовать антивирусное ПО.

Получение электронной подписи для ИП

Для индивидуальных предпринимателей процедура получения электронной подписи в целом аналогична.

Оформить КЭП ИП можно бесплатно в ФНС или у доверенных лиц. Потребуются паспорт, СНИЛС, свидетельство о регистрации ИП.

Особенность в том, что ИП получает не сертификат организации, а квалифицированный сертификат физического лица.

Электронная подпись для ИП позволяет сдавать отчетность, регистрировать ККТ, работать на торговых площадках.

Выводы

Информация, представленная в статье, поможет вам получить электронную подпись в налоговой инспекции: требования с 2022 года, необходимые документы, процедура получения в ФНС или у доверенных лиц, сроки оформления. Также вы узнали, как настроить и начать использовать новую электронную подпись: интеграция с системами, безопасное хранение ключа, что обязательно вам пригодится на практике.