Как пользоваться электронной подписью правильно и безопасно?

Электронная подпись становится неотъемлемой частью современного документооборота. Однако не все знают, как правильно ей пользоваться, чтобы обезопасить себя и свои данные. В этой статье мы подробно разберем, что такое электронная подпись, для чего она нужна, как ее получить, установить и использовать максимально безопасно. Читайте и узнайте все об ЭП!

Что такое электронная подпись и как она устроена

Электронная подпись (ЭП) — это аналог собственноручной подписи в цифровом пространстве. Она используется для идентификации автора документа, подтверждения его целостности и неизменности. Грубо говоря, ЭП — это набор зашифрованных данных, которые добавляются к электронному документу.

Формирование ЭП происходит с помощью асимметричной криптографии и специальных ключей. Пользователь получает от удостоверяющего центра закрытый ключ, который хранит в тайне, и открытый ключ, который можно передавать другим пользователям. Закрытым ключом пользователь подписывает документ, а открытым ключом получатель проверяет подпись. Так обеспечивается конфиденциальность и подтверждается авторство ЭП.

Существуют три основных вида электронной подписи:

• Простая ЭП (логин-пароль)
• Неквалифицированная ЭП
• Квалифицированная ЭП

Они отличаются криптостойкостью и юридической значимостью. Наиболее надежный вид - квалифицированная ЭП, она приравнивается к собственноручной подписи.

Главное отличие ЭП от "живой" подписи в том, что она является цифровой и позволяет подписывать электронные документы. Но по юридической силе квалифицированная ЭП полностью равна собственноручной.

Основные преимущества использования электронной подписи:

• Экономия времени и средств при обмене документами
• Гарантия авторства и неизменности электронных документов
• Возможность удаленно подписывать и отправлять документы
• Сокращение бумажного документооборота

Получение средств электронной подписи

Чтобы начать пользоваться электронной подписью, нужно пройти несложную процедуру получения ключей ЭП и сертификата в специализированной организации — удостоверяющем центре (УЦ). УЦ выдает средства ЭП как юридическим, так и физическим лицам.

Основные этапы получения ЭП:

1. Подача заявки и заключение договора с УЦ
2. Проверка данных и личность заявителя
3. Формирование ключевой пары и сертификата ЭП
4. Выдача средств ЭП пользователю

Ключи и сертификат могут быть записаны на флеш-накопитель (токен) или переданы в виде файлов для установки на компьютер пользователя.

Средняя стоимость квалифицированной ЭП для физлиц в 2023 году составляет около 2500 рублей в год. Для юрлиц цена зависит от количества сертификатов и дополнительных опций.

Чтобы убедиться, что полученная ЭП подлинная, а УЦ действительно аккредитован, нужно проверить сертификат ЭП и данные УЦ на сайте Минкомсвязи.

Подготовка рабочего места для использования ЭП

После получения средств электронной подписи нужно подготовить рабочее место для безопасного хранения и использования ЭП. Для этого потребуется:

• Установить СКЗИ КриптоПро CSP
• Загрузить драйверы для ключевых носителей
• Настроить браузеры для работы с ЭП
• Установить сертификаты ЭП в хранилище компьютера

КриптоПро CSP — это программа, которая выполняет все криптографические операции при работе с электронной подписью. Без нее использовать ЭП на компьютере будет невозможно. Установить КриптоПро можно бесплатно.

Также потребуются драйвера для ключевых носителей (токенов), чтобы компьютер мог их "увидеть". Драйвера можно скачать на сайте производителя токена.

Обязательно нужно настроить используемые браузеры для корректной работы с сайтами, принимающими электронную подпись. Это делается с помощью плагинов КриптоПро.

Полученные сертификаты ЭП также необходимо установить в хранилище компьютера в раздел "Личное". После этого можно приступать к использованию электронной подписи.

В целях безопасности рекомендуется хранить закрытый ключ на отдельном от компьютера носителе, например, на флешке. Также важно использовать надежные пароли.

Как подписывать документы электронной подписью

Чтобы начать пользоваться электронной подписью для визирования документов, потребуются специальные программы. Существуют различные способы подписания в зависимости от формата файла.

Для документов Microsoft Office удобнее всего использовать плагин КриптоПро Office Signature. Он интегрируется в Word и Excel и позволяет подписывать файлы прямо в них. Достаточно открыть документ, нажать кнопку "Подписать ЭП" и выбрать сертификат.

Аналогичный плагин КриптоПро PDF предназначен для подписи PDF-файлов в Adobe Acrobat. Подписание запускается из меню "Подписание".

Универсальным решением для подписания любых типов файлов является программа КриптоАРМ. В ней можно выбрать нужный документ, прикрепить к нему ЭП и сохранить подписанную копию.

Также существуют онлайн-сервисы для подписания, например, Контур.Крипто. Там можно загрузить файл и подписать его удаленно через браузер. У такого способа есть ограничение по размеру файла.

При создании ЭП можно сделать ее открепленной от документа - тогда подпись сохраняется отдельным файлом с расширением .sig. Это удобно при подписании больших файлов.

После подписания важно проверить целостность документа. Для этого открываем его средствами КриптоПро и нажимаем кнопку "Проверить подпись".

Использование ЭП для взаимодействия с госорганами

Одно из основных применений электронной подписи - взаимодействие с государственными органами и порталами. С помощью квалифицированной ЭП можно подавать документы в ФНС, ПФР, ФСС, Росреестр, суды и многое другое. ЭП позволяет пользоваться электронной подписью на таких порталах как Госуслуги, ЕГАИС, Росаккредитация.

Например, в налоговую инспекцию можно подавать отчетность в электронном виде, подписывая документы квалифицированной ЭП. Это избавляет от необходимости лично посещать налоговую. Аналогичным образом с помощью ЭП можно взаимодействовать и с другими госорганами, экономя время.

Применение ЭП в коммерческой деятельности

Электронная подпись активно применяется в коммерции для оптимизации бизнес-процессов. С помощью ЭП можно подписывать договоры, акты, счета-фактуры и другие документы с контрагентами. ЭП позволяет пользоваться электронной подписью внутри компании для взаимодействия между отделами и сотрудниками.

Квалифицированная ЭП незаменима для участия организации в госзакупках и торгах. Практически на всех электронных торговых площадках требуется ЭП для подачи заявок и заключения контрактов в электронном виде. ЭП позволяет значительно упростить всю эту деятельность.

Юридическая значимость электронно подписанных документов

Согласно законодательству, документ, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог с собственноручной подписью и печатью. Это касается договоров, актов, счетов-фактур и прочих документов.

То есть контрагенты могут обмениваться юридически значимыми документами, подписывая их квалифицированной ЭП. При возникновении споров такие документы будут приниматься в качестве надлежащих доказательств. ЭП придает электронным документам полноценную юридическую силу.

Риски при использовании электронной подписи

Несмотря на все преимущества, электронная подпись несет и определенные риски. Главная угроза - кража или компрометация закрытого ключа ЭП злоумышленниками. В этом случае они смогут подписывать документы от имени реального владельца.

Чтобы избежать этого, нужно максимально обезопасить хранение и использование ключей ЭП. Используйте сложные пароли, двухфакторную аутентификацию, антивирусы и другие меры защиты.

Также существуют правовые риски при использовании неквалифицированной ЭП. Такая подпись не обладает полноценной юридической силой, и соответствующие документы могут быть оспорены. Поэтому предпочтительнее использовать именно квалифицированную ЭП.

Использование ЭП в медицинских организациях

Электронная подпись активно применяется в сфере здравоохранения. С помощью квалифицированной ЭП врачи могут подписывать электронные медицинские карты пациентов, рецепты, листки нетрудоспособности и другие документы. Это упрощает документооборот и позволяет хранить данные в цифровом виде.

Также ЭП необходима медицинским организациям для подачи отчетности в ФОМС и другие контролирующие органы. Статистические данные и отчеты можно отправлять в электронном виде, что экономит время сотрудников.

Применение ЭП в сфере ЖКХ

Жилищно-коммунальные организации также активно внедряют электронный документооборот на базе ЭП. Это позволяет упростить взаимодействие с собственниками жилья, подрядными организациями и контролирующими структурами.

Например, с помощью ЭП можно подписывать акты выполненных работ, договоры поставки ресурсов, акты техприсоединения и многое другое. Это избавляет от бумажной волокиты и повышает скорость documentflow.

Применение ЭП для регистрации автотранспорта

Владельцам автотранспортных средств электронная подпись необходима для взаимодействия с Госавтоинспекцией в электронном виде. С помощью квалифицированной ЭП можно зарегистрировать или снять с учета автомобиль дистанционно на портале Госуслуг.

Также с помощью ЭП осуществляется оформление электронного ПТС, постановка автомобиля на учет в ГИБДД при покупке, удаленное получение штрафов и другие операции. ЭП избавляет от посещения ГАИ и экономит время автовладельцев.

Использование ЭП на таможне

Участники внешнеэкономической деятельности активно применяют электронную подпись для таможенного декларирования товаров в электронном виде. С помощью квалифицированной ЭП можно подавать декларации на товары в систему АИС "Налог-3".

Это многократно ускоряет прохождение таможенных процедур и сокращает издержки участников ВЭД. Обмен документами с таможней переходит в цифровой формат на базе электронной подписи.

Внедрение ЭП в строительной отрасли

Электронная подпись активно применяется в строительной сфере. С помощью ЭП строительные компании и заказчики могут удаленно подписывать акты приемки работ, договоры подряда, проектную документацию и другие документы.

ЭП позволяет осуществлять полноценный юридически значимый документооборот между всеми участниками строительного процесса в электронном виде. Это существенно ускоряет работу и повышает ее прозрачность.

Применение ЭП в банковской сфере

Банки активно внедряют электронный документооборот на базе квалифицированной ЭП. Это позволяет клиентам подписывать кредитные договоры, договоры банковского вклада, заявления на получение карты и другие документы дистанционно.

Также банки используют ЭП для юридически значимого удаленного взаимодействия с контрагентами и госорганами. Электронная подпись оптимизирует многие банковские процессы и сокращает издержки.

Применение ЭП в сфере образования

Образовательные организации также переходят на электронный документооборот на базе ЭП. С помощью квалифицированной ЭП директор школы или ректор вуза может подписывать приказы, дипломы, справки и другие документы в электронном виде.

ЭП применяется для взаимодействия образовательных учреждений с контролирующими органами. Статотчеты и другие данные можно подавать дистанционно, подписав ЭП.

Использование ЭП главой муниципального образования

Главы муниципальных образований и городских округов активно используют электронную подпись в своей деятельности. С помощью ЭП глава может подписывать электронные распоряжения, принимать бюджеты, утверждать муниципальные программы.

ЭП позволяет главе оперативно и юридически корректно совершать необходимые действия по управлению территорией в электронном виде. Документооборот становится более прозрачным и эффективным.

Применение ЭП в розничной торговле

Для розничных магазинов электронная подпись незаменима для подачи данных по контрольно-кассовой технике в налоговые органы. С помощью квалифицированной ЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подключить ее к ОФД и отправлять фискальные отчеты.

Также с помощью ЭП в розничной торговле можно оптимизировать закупочную и бухгалтерскую деятельность за счет перевода документооборота в электронный формат.

Применение ЭП в промышленном производстве

Промышленные предприятия также активно внедряют электронный документооборот на базе квалифицированной ЭП. Это позволяет ускорить взаимодействие между цехами, отделами, подразделениями, упростить логистику.

С помощью ЭП можно юридически корректно подписывать различные производственные и отчетные документы, наряды, акты и переводить документооборот на цифровые рельсы.

Особенности применения ЭП в госсекторе

Государственные органы и учреждения активно внедряют электронный документооборот на базе ЭП. Это позволяет ускорить обработку документов и сделать работу прозрачнее. Однако в госсекторе есть и свои нюансы использования ЭП.

Регламентация применения ЭП

В госорганах часто вводится детальное регулирование процессов электронного документооборота с помощью служебных инструкций и регламентов. Это позволяет четко закрепить порядок работы с ЭП за конкретными должностными лицами.

Использование ЭП руководителем

Руководитель госоргана наделяется правом подписи ключевых управленческих документов с помощью квалифицированной ЭП. Это избавляет от рутинных бумажных согласований.

Усиленный контроль

В госсекторе, как правило, присутствует многоступенчатый контроль использования ЭП с фиксацией всех операций в специальных журналах и выборочными проверками подписанных документов.

Использование СЭД

Для автоматизации документооборота с ЭП госорганы внедряют системы электронного документооборота. Это позволяет маршрутизировать документы и контролировать исполнение.

Повышенные требования к защите информации

Поскольку госорганы работают с конфиденциальными данными, к защите ключей ЭП предъявляются повышенные требования. Обычно используются аппаратные криптоносители и СКЗИ российского производства.

Перспективы развития технологий ЭП

Электронная подпись активно развивается вместе с технологиями. В перспективе ожидается дальнейшее расширение сфер применения ЭП, повышение удобства использования, а также рост доли удаленного подписания документов.

Одним из важных трендов является использование ЭП в системах мобильного документооборота на смартфонах и планшетах. Это позволит подписывать документы в любом месте в максимально удобном режиме.

Также ожидается дальнейшее развитие технологий удостоверяющих центров, повышающих уровень защиты ключей ЭП и удобство их применения. ЭП станет еще более массовым и незаменимым инструментом как для бизнеса, так и рядовых граждан.

Теперь вы знаете, что электронная подпись (ЭП) — это аналог собственноручной подписи в цифровом пространстве. Она используется для идентификации автора документа, подтверждения его целостности и неизменности. Грубо говоря, ЭП — это набор зашифрованных данных, которые добавляются к электронному документу. Формирование ЭП происходит с помощью асимметричной криптографии и специальных ключей. Пользователь получает от удостоверяющего центра закрытый ключ, который хранит в тайне, и открытый ключ, который можно передавать другим пользователям. Закрытым ключом пользователь подписывает документ, а открытым ключом получатель проверяет подпись. Так обеспечивается конфиденциальность и подтверждается авторство ЭП.