ОКУД - что это и как его использовать: простое объяснение
ОКУД - аббревиатура, которую часто видят в документах, но не все понимают ее значение. Эта статья объяснит, что такое ОКУД, зачем он нужен и как правильно использовать для упрощения документооборота.
Что значит аббревиатура ОКУД
ОКУД расшифровывается как Общероссийский классификатор управленческой документации. Этот классификатор был разработан в 1993 году для упорядочивания документооборота в России.
Главная цель введения ОКУД - сделать унифицированные формы документов для компаний и госорганов, что упрощает их взаимодействие. Также ОКУД оптимизирует и контролирует работу с документами.
Структура кода ОКУД
Код ОКУД состоит из 8 цифр:
- Первые 2 цифры - класс документа
- Следующие 2 - подкласс документа
- 3 цифры - порядковый номер конкретной формы
- Последняя цифра - контрольное число
Благодаря ОКУД достигается унификация управленческих документов в масштабах всей страны. Это облегчает как документооборот внутри отдельно взятой компании, так и взаимодействие между организациями.
Преимущества использования ОКУД
- Упрощение обмена данными между компаниями и госорганами за счет стандартизации
- Оптимизация документооборота организаций
- Контроль использования унифицированных форм документов
ОКУД охватывает 9 классов управленческой документации, наиболее часто применяются:
- Первичная учетная
- Бюджетная финансовая, учетная и отчетная
- Учетная и отчетная бухгалтерская
Где найти свой ОКУД
Код ОКУД уже указан в унифицированных бланках и формах документов, поэтому обычно нет необходимости его искать.
Невозможно узнать ОКУД по ИНН организации, так как ОКУД присваивается документам, а не компаниям.
Если нужно подобрать ОКУД для какого-либо документа, можно воспользоваться официальным справочником на сайте Росстандарта.
Пример расшифровки ОКУД
Разберем код 02 11 111 7 для "Положения об организации":
| 02 | - организационно-распорядительные документы |
| 11 | - документы по созданию организации |
| 111 | - порядковый номер конкретной формы |
| 7 | - контрольное число |
Чтобы извлечь максимум пользы из ОКУД, важно правильно применять этот классификатор на практике.
Указывать код ОКУД в документах
В первую очередь, необходимо указывать код ОКУД в соответствующих документах организации - бланках, формах, актах и прочем. Это облегчит их идентификацию и обработку. Код ОКУД обычно располагают в правом верхнем углу документа.
Следить за изменением классификатора
Поскольку ОКУД регулярно обновляется, важно отслеживать эти изменения на официальном сайте Росстандарта и своевременно приводить документы компании в актуальное состояние.
Использовать ОКУД для упрощения взаимодействия
Применение унифицированных форм документов с кодами ОКУД значительно упрощает обмен информацией с другими организациями и госорганами. Это особенно актуально при электронном документообороте.
Типичные ошибки при работе с ОКУД
Чтобы избежать ошибок при использовании ОКУД, полезно знать о типичных оплошностях, которые встречаются на практике.
Некорректный код ОКУД в документе
Иногда указывают устаревший код, не соответствующий актуальной версии классификатора, что запутывает обработку документа.
Бывают случаи, когда ОКУД повторяется в одном документе несколько раз, хотя по правилам его следует указывать единожды.
ОКУД является частью единой системы классификации и кодирования (ЕСКК), принятой в России для обработки статистических данных.
Другие классификаторы ЕСКК
Помимо ОКУД, в эту систему входят и другие общероссийские классификаторы:
- ОКОФ - основные фонды
- ОКУН - услуги населению
- ОКЕИ - единицы измерения
- ОКВЭД - виды экономической деятельности
Взаимосвязь ОКУД с другими классификаторами
Хотя ОКУД и другие элементы ЕСКК применяются для статистики, между ними есть отличия:
- ОКУД используется для управленческих документов
- Другие классификаторы описывают отдельные характеристики объектов учета
Актуальность классификаторов ЕСКК
Все классификаторы ЕСКК периодически обновляются в соответствии с изменениями в экономике и законодательстве РФ. Поэтому важно отслеживать последние версии для корректной работы.
Пример использования ОКУД при оформлении приказа
Рассмотрим конкретный кейс применения ОКУД в организации. Предположим, необходимо издать приказ о предоставлении отпуска сотруднику.
В унифицированном бланке приказа уже должен быть указан соответствующий код ОКУД:
- Класс документа: 02 (организационно-распорядительные)
- Подкласс: 15 (по личному составу)
- Номер конкретной формы: 110
Таким образом, для приказа о предоставлении отпуска полный код ОКУД будет выглядеть как 0210110.
Контроль правильности ОКУД в документах
Чтобы проверить корректность применения ОКУД в оформляемых документах, можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые автоматически валидируют код и выявляют ошибки.
Также полезно назначить ответственного сотрудника за контроль ОКУД в организации во избежание оплошностей.